3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ Lê
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung là tương đối phù hợp với hoạt động của đơn vị.
• Giải quyết vấn đề số lượng công việc nhiều mà nhân sự có hạn:
Vì số nhân sự không thể tăng thêm, như vậy chỉ có thể đưa ra các biện pháp nhằm giảm thiểu lượng công việc mà một cán bộ kế toán phải làm. Điều này yêu cầu kế toán trưởng cần có sự phân công trách nhiệm hợp lý, quy định chặt chẽ từng bước xử lý nghiệp vụ để tạo ra hệ thống vận hành nhịp nhàng, tránh dứ đọng công việc tại một khâu, gây ra chậm trễ trong quá trình ghi chép và ảnh hưởng đến thực hiện công việc ở các khâu tiếp theo. Phương án trước mắt mà Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong vẫn đang tiến hành chính là bố trí cho các cán bộ kế toán làm thêm giờ.
Tuy nhiên, đây chưa phải là phương án tối ưu nhất, bởi vì như vậy chưa đảm bảo được chất lượng công việc cũng như đời sống cho các cán bộ. Các cán bộ kế toán phải nắm thật chắc các nghiệp vụ và liên tục nâng cao trình độ chuyên môn để sử dụng thành thạo phần mềm máy tính. Phương tiện hiện đại chính là công cụ hữu
hiệu nhất trợ giúp cho quá trình hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ.
Ke toán trưởng tham mưu cho Ban lãnh đạo đơn vị xây dựng quy trình nội bộ một cách bài bản; quy trình này cần tránh rườm rà, có thể phối hợp các phòng ban trong đơn vị. Xây dựng mối liên kế trong xử lý công việc giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác. Khi có sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác thì công việc của các cán bộ kế toán cũng được diễn ra trôi chảy và đỡ vất vả hơn.
Ví dụ như khi phòng đào tạo lên lịch cho các lớp học có thể đồng thời liệt kê ra các chỉ tiêu dự toán chi phí cho một lớp, bộ phận kế toán sẽ trợ giúp phòng đào tạo đưa ra các định mức để tính toán dựa vào những bảng dự toán của các lớp trước đó. Đồng thời, bộ phận kế toán kiểm tra tính chính xác, hợp lý của dự toán.
Kế toán thanh toán lương có thể phối hợp với Hội đồng lương trong việc tư vấn, Kế toán tài sản cố định có thể kết hợp với Tổ điện máy và Tổ lái xe trong việc theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, cơ sở vật chất tại đơn vị.
• Xây dựng bộ máy kế toán quản trị:
Bộ phận kế toán cũng có thể xem xét xây dựng kế toán quản trị cho đơn vị. Bởi vì nhiệm vụ quản lý NSNN là nhiệm vụ được đặt lên hàng đầu, đối với các ĐVHCSN, quản lý ngay trong nội bộ chính đơn vị mình góp phần không nhỏ cho quản lý NSNN.
Kế toán quản trị là lĩnh vực của ngành kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt thực trạng tài chính của đơn vị; qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá hoạt động của đơn vị.
Kế toán quản trị vẫn sử dụng hệ thống thông tin kế toán đầu vào như kế toán tài chính, kế toán lập Báo cáo kế toán quản trị giúp Ban lãnh đạo nắm bắt tình hình tài chính của đơn vị rõ ràng hơn để đưa ra những quyết định sáng suốt, hiệu quả.
Như vậy, tuyển dụng cán bộ kế toán cần có trình độ tốt, linh hoạt thực hiện đáp ứng nhu cầu quản trị của ban lãnh đạo, hiểu cặn kẽ về quy định của pháp luật, sử dụng thành thạo các bảng biểu cũng như chỉ tiêu tính toán.
Hệ thống kế toán quản trị chi phí càng khoa học thì việc tập hợp và phân tích số liệu càng nhanh, đủ, chính xác. Kế toán quản trị tạo thuận lợi trong việc phân loại chi phí và cụ thể chi tiết từng chi phí. Hệ thống tài khoản chi phí theo kế toán quản trị không bắt buộc phải giống kế toán tài chính. Việc thu thập và phân tích thông tin theo từng khoản mục, nội dung nhằm dễ dàng trong việc loại bỏ các thông tin không thích hợp cũng như đi sâu vào nội dung phân tích các thông tin thích hợp. Báo cáo số liệu kế toán quản trị chi phí theo đó cũng khoa học và kịp thời cho các nhà quản
lý.
Có thể xây dựng bộ máy kế toán quản trị theo mô hình kế toán quản trị kết hợp kế toán tài chính như sau:
Sơ đồ 3.1. Mô hình bộ máy kế toán được đề nghị tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong
Theo mô hình này kế toán tài chính và kế tán quản trị được tổ chức thành một hệ thống thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán.
Trong đó, kế toán thanh toán vừa làm công việc của kế toán tài chính vừa làm công việc của kế toán quản trị, cán bộ kế toán này vẫn thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến khoản chi thường xuyên và chi không thường xuyên, bên cạnh đó sẽ chịu trách nhiệm lập các báo cáo quản trị về dự toán các khoản mục chi cùng phân
tích chỉ số trên báo cáo này. Ke toán thanh toán nghiệp vụ chi không thường xuyên sẽ chịu trách nhiệm chính về kế toán quản trị. Bởi nghiệp vụ thanh toán của kế toán này liên quan tới hoạt động tổ chức lớp theo dự toán đã được phê duyệt, thực hiện quyết toán theo lớp, như vậy sẽ dễ dàng hơn trong lập báo cáo phân tích dự toán, so sánh chênh lệch giữa thực tế và dự toán, phân tích các số liệu.