Cơ chế tài chính tại đơn vị được thực hiện theo cơ chế tài chính áp dụng cho “ đơn vị sự nghiệp thuần túy thực hiện cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính”.
* về hoạt động thu:
Nguồn thu chủ yếu của đơn vị là do NSNN cấp, đơn vị không tự xây dựng dự án mục tiêu, mà thực hiện theo dự án, mục tiêu của thành phố.
Kinh phí sự nghiệp trong nguồn NSNN cấp được chia thành 3 loại chính là: + Kinh phí tự chủ;
+ Kinh phí không tự chủ; + Kinh phí cải cách tiền lương.
Căn cứ số biên chế được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được quyền chủ động trong việc sử dụng biên chế.
Đối với nguồn kinh phí không tự chủ: Ngoài kinh phí quản lý hành chính giao để thực hiện chế độ tự chủ theo quy định, hàng năm đơn vụ thực hiện chế độ tự chủ còn được ngân sách nhà nước bố trí kinh phí để thực hiện một số nhiệm vụ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền giao, gồm:
+ Chỉ mua sắm, sửa chữa tài sản cố định không thường xuyên theo đề án được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng các dự án theo hiệp định với các tổ chức quốc tế; Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia; Kinh phí thực hiện tinh giản biên chế (nếu có); Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước; Kinh phí nghiên cứu khoa học; Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác.
Đối với nguồn cải cách tiền lương, trường thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư 132/2017/TT-BTC, trong đó dựa trên cơ sở dự toán ngân sách nhà nước được giao, các đơn vị chủ động bố trí các nhiệm vụ chi gắn với sắp xếp lại tổ chức
bộ máy, tinh giản biên chế, phấn đấu tăng các nguồn thu theo quy định để đảm bảo dành nguồn tự cân đối thực hiện.
* về hoạt động chi
Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong áp dụng thanh toán theo tình hình thực tế, phát sinh công việc theo tiến độ, và sử dụng kinh phí phù hợp với nội dung chi. Đối với chi nghiệp vụ thường xuyên: đơn vị sử dụng nguồn kinh phí tự chủ. Đối với hoạt động chuyên môn chi không thường xuyên: sử dụng nguồn kinh phí không tự chủ. Đối với thực hiện chính sách cải cách tiền lương: điều chỉnh mức lương cơ sở đến mức 1,3 triệu đồng/tháng từ ngày 01/01/2018 đến ngày 30/06/2018 và mức 1,39 triệu đồng/tháng từ ngày 01/07/2018 đúng như quy định của thông tư 132/2017/TT-BTC.
Bộ phận kế toán lập dự toán chi tiết đến tổng hợp cho các hoạt động chi, ví dụ như sau:
- Khoản chi lấy từ kinh phí tự chủ: Dự toán lương dựa trên biên chế có mặt tại đơn vị, hệ số lương từng cá nhân, diễn biến tăng lương.. .từ đó xây dựng dự toán lương 1 năm.
- Khoản chi hoạt động nghiệp vụ lấy từ kinh phí không tự chủ:
+ Dự toán giảng dạy đào tạo, hợp tác quốc tế( đoàn Lào), hoạt động mua sắm xe ô tô, chi công tác phí, chi mua sắm vặt tư văn phòng,... xây dựng bảng dự toán chi tiết đến tổng hợp. Căn cứ rà soát hàng năm tình hình tài sản của đơn vị báo cáo lên cho phòng hành chính quản trị, nêu rõ đề xuất số lượng, bảng khảo giá ( ít nhất tại ba nơi) để tính toán số lượng tài sản cần thiết phải mua sắm mới hoặc sửa chữa. Chi công tác phí thực hiện theo quy định của Thông tư 40/ 2017/ TT-BTC về công tác phí. Dự toán công tác phí được duyệt thì được chi.
+ Đối với các lớp mới mở kéo dài, dự toán chi được tính:
Dự toán chi Thời gian Số học Từng nội Định mức chi cho lớp học viên dung chi tương ứng
Bảng 2.1. Dự toán kinh phí lớp...( lớp mở mới 2018 chuyển sang) Khai giảng ngày .../.../ 2018- Thời gian học 10 tháng- Số lượng 70 người/ lớp
2
Trang trí khánh tiết Khai,
bế giảng Lần 1
3
Điện chiếu sáng, quạt, điều
hòa= 1.838đ/kW KW 4 8 1,67
4 Nước sinh hoạt4m3/HV/thg=11,448đ/m3 m3 4 8 0,13
5 Nước uống học viên1.000đ/HV/buổi Buổi 4 16 70
6
Nước uống giảng viên
10.000đ/buổi Buổi 4 16 1
7
Tiền thuê hội trường (nếu
có) Buổi
II
Chiêu sinh, duyệt hồ sơ và Tài liệu giáo trình giảng dạy và học tập
1
Chiêu sinh và duyệt đầu
vào 30.000đ/HV HV 4 1 70
2
Tài liệu giáo trình giảng
dạy, học tập Bộ 1 1 70
III Văn phòng phẩm,VRMH
4 Vật rẻ tiền mau hỏng khác HV 4 1 70
IV
Tiền phương tiện, tiền ăn và giảng viên mời
1 Tiền giảng ( tính 20% mờigiảng) Buổi 4 4 1
2
Tiền phương tiện đi lại (
tiền xăng) Ngày 4 2 1
3 Tiền ăn Ngày 4 2 1
^4 Tiền thuê chỗ ở ( nếu có) Ngày
V Hỗ trợ cho học viên
1 Mức ăn 50.000đ/HV/ngày HV ^4 1 ^70
^2 Chi khen thưởng Lớp 1
VI Chi đi nghiên cứu thực tế
1
Tiền phương tiện vé tàu
HN- ĐN 768.200đ/l HV 1 2 70
^2 Tiền ăn 200.000đ/HV/ngày HV 1 “5 ^70
"3 Tiền nghỉ 450.000d/ngày HV 1 ^4 ^70
VII Chi các hoạt động quảnlý trực tiếp khác
2.2.1. Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán
Tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong không có phòng kế toán riêng biệt mà là một bộ phận của Phòng tổ chức- hành chính- quản trị. Bộ máy kế toán
được tổ chức theo mô hình tập trung, chủ yếu thực hiện chức năng của kế toán tài chính, chức năng kế toán quản trị chưa rõ ràng.
Theo kết quả phỏng vấn của tác giả:
- Bộ máy kế toán tại đơn vị có 5 cán bộ: gồm 1 kế toán trưởng và 4 nhân viên ( trong đó có 3 viên chức và 2 lao động hợp đồng dài hạn).
- Các cán bộ kế toán đều tốt nghiệp trình độ đại học trở lên về chuyên ngành kế toán, có đạo đức nghề nghiệp, chấp hành nghiên chỉnh pháp luật nhà nước.
- Tuổi nghề từ 3 đến 20 năm.
về quy chế hoạt động của bộ máy kế toán: Đơn vị đã xây dựng quy chế hoạt động quy định thời gian làm việc, chế độ chịu trách nhiệm và quản lý của kế toán trưởng, chế độ làm việc của các nhân viên, mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Trong đó:
- Kế toán trưởng: Phụ trách chung bộ phận kế toán, giúp hiệu trưởng lập kế hoạch theo dõi thu - chi ngân sách theo báo cáo quyết toán quỹ năm, có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, chỉ đạo công tác lập dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí, là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban lãnh đạo về việc kiểm
tra, giám sát các hoạt động kế toán tại đơn vị, làm việc với các cơ quan chức năng chuyên môn trong quá trình kiểm tra định kỳ hay đột xuất.
- Kế toán tổng hợp: Thực hiện nhiệm vụ kế toán tổng hợp các số liệu của các phần hành kế toán, lập báo cáo tài chính quý, năm của đơn vị, phụ trách công tác ngân sách cho đơn vị, kiểm tra và theo dõi quyết toán, theo dõi việc thu chi của trường kế toán thu - chi trực tiếp giao dịch với kho bạc nhà nước, báo cáo vào sổ thu chi ngân sách tổng hợp, báo cáo thu chi ngân sách hàng tháng khoá sổ hàng năm.
- Kế toán phần hành: Bao gồm 2 kế toán thanh toán.
+ Kế toán phụ trách hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, bảo hiểm, tài sản, thuế...
Đối với thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương: kế toán tổ chức ghi chép, tính toán chính xác kịp thời đầy đủ đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương tiền thưởng, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn cho cán bộ trong đơn vị. Đối với khoản chi khác ngoài lương: kế toán thực hiện nghiệp vụ thanh toán các khoản chi phát sinh phục vụ cho hoạt động chung của đơn vị, chi mua sắm và sửa chữa thường xuyên cơ sở vật chất.
+ Kế toán phụ trách nghiệp vụ thanh toán kinh phí thực hiện hoạt động không thường xuyên tại đơn vị
Thực hiện thanh toán các khoản chi liên quan tới hoạt động tổ chức lớp theo dự toán đã được phê duyệt, thực hiện quyết toán theo lớp, rà soát kiểm tra chứng từ, phiếu thu, phiếu chi liên quan. Hàng tháng hai kế toán thanh toán này bàn giao chứng từ đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ các chức năng của thủ quỹ mà Nhà nước quy định, quản lý quỹ tiền mặt tại đơn vị, thu chi quỹ tiền mặt giúp kế toán thanh toán theo dõi dự toán kinh phí của đơn vị.
Ngoài ra, bộ phận kế toán tại đơn vị luôn có sự phối hợp với các phòng ban trong đơn vị. Cụ thể là:
- Bộ phận kế toán thuộc Phòng tổ chức- hành chính- quản trị: thực hiện các nhiệm vụ quản lý về kinh phí, NSNN; xây dựng dự toán thu chi; xây dựng phương án có phân bổ quỹ tiền lương và các quỹ thu nhập tăng thêm, quỹ khen thưởng, phúc lợi ở đơn vị; thực hiện việc mua sắm, bảo trì, bảo quản trang thiết bị và phương tiện làm việc.
- Phối hợp với Phòng Đào tạo, các khoa đào tạo: trong việc lập dự toán kinh phí đào tạo của các lớp học theo lịch đào tạo của phòng, khoa. Phối hợp với Phòng khoa học- tư liệu- thư viện: trong việc tính toán chi phí cho việc mua và quản lý sách, tài liệu của đơn vị.
2.2.2. Thực trạng về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Theo khảo sát thực tế của đơn vị nội dung, biểu mẫu chứng từ kế toán, phương pháp lập, ký luân chuyển, kiểm tra chứng từ, quản lý in biểu mẫu chứng từ kế toán thực hiện đúng theo quy định của TT107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
- Các loại chứng từ bắt buộc được lập giống như phụ lục của TT 107 bao gồm: + Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền.
Các chứng từ không bắt buộc, đơn vị tự xây dựng phù hợp với quy định của Luật kế toán.
Đối với các biểu mẫu hướng dẫn, đơn vị giữ nguyên đa số các chỉ tiêu theo quy định, bên cạnh đó cũng có sự điều chỉnh ở một số chỉ tiêu để phù hợp với đặc điểm hoạt động đặc thù và nâng cao tính kiểm soát. Ngoài chứng từ được in sẵn, các chứng từ được tự in nhằm phục vụ cho mục đích quản lý của đơn vị, Hiệu trưởng của Trường là người phê duyệt các chứng từ.
Ví dụ: “ Giấy đề nghị thanh toán ” đơn vị thực hiện bổ sung bảng liệt kê chi tiết các nội dung thanh toán nhằm tạo thuận lợi cho công tác thanh toán có nhiều nội dung. Các chứng từ lưu hành nội bộ như: “ giấy đề nghị giải quyết”, “giấy đề nghị sửa chữa vật tư tài sản”, “ bản dự trù kinh phí”... ( Các chứng từ được minh họa tại Phụ lục số 04).
Việc lập chứng từ tuân thủ theo các bước của quy trình: Bảng 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
Bước Trách nhiệm thực hiện Nội dung
Bước 1
Cán bộ, viên chức, người lao động được phân công
Bước 2
-Viên chức, người lao động được phân công - Ke toán viên
- Kế toán trưởng
Bước 3 Hiệu trưởng hoặc ngườiđược ủy quyền
- Kế toán viên
Lập chứng từ, phiếu chi phiếu thu, chuyển
tiền Bước 4 - Kế toán trưởng
- Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền
Văn thư
Bước 5 Văn thư đóng dấu
( nếu cần) Kế toán viên Bước 6 Xử lý chứng từ Bước 7 Kế toán viên Lưu trữ và quản lý chứng từ (Nguôn: Phòng tô chức hành chính)
Trong đó:
Bước 1: Lập chứng từ, chuyển về bộ phận kế toán
Tại đơn vị, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố, đảm bảo tính pháp lý cao và đúng với chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ này được chuyển về bộ phận kế toán, là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định chứng từ
Sau khi chứng từ kế toán được chuyển tới, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan.
Kế toán phần hành sẽ kiểm tra lần đầu nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, thể hiện được tính kịp thời và trực tiếp ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Hiệu trưởng ký duyệt. Kiểm tra lần sau được thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Bước 3: Duyệt
Hiệu trưởng là người ký duyệt các chứng từ. Khi hiệu trưởng không thể ký duyệt, người được hiệu trưởng ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm ký duyệt các chứng từ này.
Bước 4: Lập chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, chuyển tiền
Kế toán thanh toán là người lập chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan như phiếu thu, phiếu chi, giấy chuyển tiền...
Đối với nghiệp vụ thu chi tiền mặt, mỗi chứng từ được lập thành 2 liên. Với các chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản qua hệ thống KBNN, căn cứ vào hồ sơ thanh toán, cán bộ kế toán lập chứng từ như “ Giấy rút dự toán ngân sách”, “ Bảng kê chứng từ thanh toán”. Sau khi giao dịch kho bạc thành công, cán bộ kế toán lập “ Phiếu kế toán” vào phần mềm kế toán.
Bước 5: Văn thư
Văn thư sẽ đóng dấu cho các chứng từ dưới sự chỉ đạo của hiệu trưởng, và tuân thủ theo quy chế quy định công tác văn thư tại đơn vị.
Bước 6: Xử lý chứng từ
Kế toán thanh toán thực hiện phân loại chứng từ thành 2 loại ( Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp cho hoạt động chi thường xuyên và hoạt động chi không thường xuyên), định khoản kế toán, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết, sau đó chuyển chứng từ kế toán cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp thực hiện ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp.
Bước 7: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Đơn vị thực hiện lưu trữ bảo quản chứng từ đúng theo quy định tại Luật kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP về bảo quản chứng từ.
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Lưu trữ trên 10 năm các chứng từ thuộc loại chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết,