2.3. Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Đầu năm 2018 là thời điểm tất cả các ĐVHCSN áp dụng chế độ kế toán mới theo thông tư 107/2017/TT-BTC. Như vậy, đơn vị cũng phải xây dựng hệ thống chính sách, hạch toán hoàn toàn mới.
Sự thay đổi hạch toán áp dụng cơ sở dồn tích trong đơn vị sự nghiệp đã phần nào cải thiện chất lượng thông tin, thích hợp cho việc ra quyết định. Kế toán dồn
tích mang lại thông tin chính xác hơn về thực trạng hoạt động tại đơn vị bao gồm cả thông tin về dòng tiền của kế toán tiền mặt, từ đó tạo cơ sở để tăng cường quản lý tài sản, quản lý công nợ và đánh giá khả năng thanh toán của đơn vị. Nếu như trước đây kế toán HCSN sử dụng cả kế toán cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích thì theo thông tư 107 chủ yếu sử dụng kế toán cơ sở dồn tích. Việc áp dụng cơ sở kế toán dồn tích đối với các cán bộ kế toán vốn quen với việc thực hiện chế độ kế toán cũ, gây trở ngại cho tổ chức hạch toán kế toán, cung cấp thông tin; mặt khác làm khó cho xây dựng chế độ, chính sách và khó cho việc áp dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán.
Khi thay đổi chế độ kế toán, cần có thời gian lâu dài thực hiện mới đánh giá hết được hiệu quả, nhược điểm. Trong khuôn khổ luận văn, từ những khảo sát tình hình thực tế tại đơn vị, tác giả nhận thấy còn những hạn chế trong tổ chức công tác kế toán như sau:
* về tổ chức bộ máy kế toán
So với số lượng công việc được giao, số lượng cán bộ làm công tác kế toán chỉ có 5 người, đồng nghĩa với đó là kế toán trưởng sẽ gặp khó khăn khi phân công trách nhiệm cho từng cán bộ, một người phải nhận quá nhiều phần công việc. Đời sống cán bộ kế toán còn thấp, không có thêm phụ cấp.
Đơn vị chưa quan tâm đến tổ chức và bố trí kế toán cho việc thực hiện thu nhận, phân tích và xửa lý thông tin tài chính, chưa tổ chức bộ máy kế toán quản trị riêng biệt trong khi kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng giúp Ban lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của đơn vị để ra những quyết định chính xác. Các cán bộ kế toán còn chưa có kinh nghiệm, chuyên môn về kế toán quản trị, nên cũng không đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính. Như vậy bộ máy kế toán của đơn vị mới chỉ thể hiện tốt được vai trò kế toán tài chính mà chưa thực hiện được chức năng tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng đơn vị mình.
* về tổ chức hệ thống chứng từ
- Đối với quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ của đơn vị được quy định khá chặt chẽ, song qua thực tế quan sát, nhiều đối tượng
thanh toán thuộc các phòng ban khác còn than phiền vì quy trình thủ tục phức tạp, đòi hỏi nhiều giấy tờ hành chính. Từ đó dẫn đến hiện tượng nợ chứng từ khiến kế toán không tập hợp được đầy đủ gây chậm trễ trong quá trình hạch toán, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, kiểm tra chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, các cán bộ phòng ban khác cũng chưa được phổ biến đầy đủ về quy trình lưu chuyển chứng từ, các cán bộ kế toán đôi khi làm việc còn cứng nhắc, chưa xử lý linh hoạt.
Ví dụ như khi sửa chữa ô tô dưới 20 triệu đồng, bộ chứng từ bao gồm Giấy đề nghị sửa chữa vật tư tài sản, dự toán kinh phí, quyết định phê duyệt, lựa chọn nhà thầu ( phiếu báo giá 03 nơi) , hợp đồng, biên bản thanh lí, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán. Yêu cầu các chứng từ này của kế toán hoàn toàn đúng quy trình thủ tục về chứng từ, song cán bộ đề nghị sửa chữa lại không được thông báo đầy đủ về thủ tục, dẫn đến thiếu chứng từ, hợp đồng bên thứ ba ghi sai sót, phải đi lại nhiều lần sửa chữa, mất nhiều thời gian để thực hiện một nghiệp vụ.
Một ví dụ khác là : Nghiệp vụ mua sắm mới tài sản cố định là xe ô tô 5 chỗ trị giá 600 triệu đồng vào năm 2013, trong hồ sơ để đăng kí xe, bộ chứng từ phải nộp công an đòi hỏi hóa đơn giá trị gia tăng bản gốc. Nhưng cán bộ kế toán vẫn làm theo quy định, yêu cầu cán bộ thực hiện việc mua xe sau khi làm thủ tục phải đưa lại hóa đơn gốc mà không chấp nhận bản sao. Cách xử lý này của cán bộ kế toán là chưa được linh hoạt.
- Đối với công tác bảo quản lưu trữ chứng từ: Việc sắp xếp chứng từ hồ sơ vẫn chưa gọn gàng, khoa học, một số cán bộ còn để quên, thất lạc chứng từ khiến quá trình hạch toán bị chậm trễ và ảnh hưởng tới tính bảo mật thông tin. Tuy có văn bản quy định rõ ràng nhưng tài liệu kế toán bị tồn đọng chưa tiêu hủy kịp thời, mất nhiều công sức bảo quản.
Hiện nay Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong chưa áp dụng chứng từ điện tử, điều này làm cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán chưa phát huy tối đa hiệu quả.
Thông tư 107 hướng dẫn chi tiết sử dụng các loại tài khoản, bên cạnh đó cũng có những thay đổi, loại bỏ một số tài khoản ngoại bảng, vì vậy cán bộ kế toán cần phải nghiên cứu, thay đổi lại cách hạch toán theo danh mục tài khoản mới gây khó khăn khi so sánh đối chiếu số liệu của năm mới với số liệu của các năm trước.
Ví dụ như TK 661 được chi tiết cho khoản chi hoạt động năm trước, năm nay, và năm sau. Nhưng khi áp dụng thông tư 107, TK này được thay bằng TK 611 và chỉ được theo dõi năm trước và năm nay, đồng thời phải hạch toán dự toán TK 008. Điều này khiến cán bộ kế toán khó đối chiếu giữa TK 661 (chế độ cũ) và TK 611 (chế độ mới).
Thông tư 107 cũng bỏ TK 005- Dụng cụ lâu bền đang sử dụng, đây là TK mà đơn vị vẫn áp dụng để xem xét tình hình tăng giảm TSCĐ, hiện nay, đơn vị chỉ có thể theo dõi những TSCĐ này trên TK 211.
Tương tự với TK 004 - Khoán chi hành chính đang được đơn vị dùng để hạch toán khoản chênh lệch thu chi do tiết kiệm chi, nhưng theo chế độ mới TK 004 này bị bỏ đi và kế toán phải theo dõi trên TK 421- Thặng dư lũy kế.
Đơn vị chưa sử dụng TK 377, tài khoản này được dùng hạch toán khoản tạm thu đối với thu chi từ thanh lý nhượng bán TSCĐ mà chênh lệch phải nộp vào NSNN. Việc không sử dụng TK tạm thu như vậy là chưa phù hợp với quy định của chế độ kế toán mới.
Ngoài ra, hệ thống tài khoản mới chỉ dừng lại ở việc tuân thủ theo chế độ quy định chưa hướng tới việc cung cấp thông tin tăng cường quản lý nội bộ, chưa được mở chi tiết theo khoản chi đặc thù theo từng hệ đào tạo nên không thuận tiện cho việc tổng hợp theo dõi và đưa ra quy định thống nhất cho khoản chi này.
*về tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán
Thông tư 107 thay đổi một số loại sổ khác với quyết định cũ, như vậy cũng khó so sánh đối chiếu với các sổ theo dõi của các kì trước đó. Ví dụ với Quyết định 19, đơn vị mở Sổ theo dõi nguồn kinh phí, Sổ tổng hợp nguồn kinh phí; khi áp dụng Thông tư 107 đơn vị chỉ mở Sổ theo dõi kinh phí NSNN cấp bằng lệnh chi tiền.
Ngoài ra, đơn vị chưa mở sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Điều này khiến đơn vị không thể thực hiện đối chiếu với cơ quan bảo hiểm gây nhầm lẫn, chuyển thừa quá nhiều tiền bảo hiểm, mất kinh phí không đáng có hoặc chậm chuyển thiếu bảo hiểm nên bị xử phạt hành chính.
* Về tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính
Chế độ báo cáo tài chính tại đơn vị tuân theo chế độ kế toán mới, nếu như thực hiện theo Quyết định 19, bộ phận kế toán lập báo cáo theo quý, năm, thì áp dụng thông tư 107, đơn vị chỉ lập báo cáo vào cuối năm.
Ngoài ra, có một số báo cáo của quyết định cũ không được sử dụng nữa ví dụ như báo cáo cân đối số tài khoản, báo cáo đối chiếu số dư kho bạc... điều này làm cho quá trình theo dõi trở tài khoản trở nên phức tạp hơn.
Do tính chất đặc thù của đơn vị, mặc dù bộ phận kế toán đã thuyết minh đầy đủ các chỉ tiêu trên Thuyết minh báo cáo tài chính, song việc làm rõ thông tin trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa được chú trọng. Nguyên nhân chủ yếu là vì đơn vị không có hoạt động đầu tư tài chính, đầu tư xây dựng cơ bản,... ít có hoạt động mua sắm thanh lý TSCĐ, cũng như các khoản thu khác trong hoạt động tài chính nên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ còn được lập khá sơ sài.
Bên cạnh đó, khi quyết toán kinh phí, theo chế độ quy định, thời hạn nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan cấp trên chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc năm ngân sách. Nhưng trên thực tế, đơn vị vẫn chưa thực hiện được đúng thời hạn mà thường kéo dài hơn quy định ( nộp chậm 60 ngày).
Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho quản trị nội bộ chưa cao, cán bộ kế toán chủ yếu tạo lập thông tin cho BCTC và báo cáo quyết toán cung cấp cho cơ quan quản lý, việc thu thập thông tin thực hiện chức năng của kế toán quản trị bị hạn chế. Đơn vị chưa quan tâm đến phân tích BCTC mà chỉ dừng lại ở công việc thống kê số liệu, chưa đi sâu phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị, trong đó quan trọng nhất là hoạt động đào tạo.
Công tác tự kiểm tra và kiểm tra là tương đối phù hợp, nên không gây khó khăn gì cho tổ chức công tác kế toán.
*về áp dụng các phương tiện và công nghệ hạch toán tiên tiến
Áp dụng công nghệ tiên tiến, hạch toán qua phần mềm đòi hỏi cán bộ có kinh nghiệm và bắt buộc hạch toán chính xác ngay từ đầu. Khi có sai sót cũng rất tốn công kiểm tra tìm ra sai sót. Cán bộ kế toán cần phải nắm thật rõ bản chất của nghiệp vụ cũng như các bước nhập liệu của phần mềm.
Kế toán tổng hợp nhận quá nhiều phần việc và là người hạch toán chuyển số liệu lên báo cáo nên nhiều khi xảy ra nhầm lẫn, sai sót, rất khó khăn và tốn thời gian kiểm tra trên máy.
2.3.2.2. Nguyên nhân
Nguyên nhân khách quan:
Trong xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, hiện nay Bộ Tài chính đã thành lập Ban soạn thảo để nghiên cứu, soạn thảo để ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán áp dụng cho lĩnh vực công trên cơ sở hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế theo lộ trình cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Với khuôn khổ pháp luật về kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN như hiện nay, do còn nhiều điểm khác biệt với hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế, từ đó chưa cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà nước và đơn vị HCSN trong điều hành quản lý. Khi các qui định về tự chủ tài chính ngày càng được mở rộng trong các đơn vị sự nghiệp công lập thì khối lượng các giao dịch kinh tế ngày càng nhiều và phức tạp như các doanh nghiệp trong khu vực tư thì các hạn chế này càng lớn cần phải có giải pháp hoàn thiện hữu hiệu.
Các văn bản hướng dẫn còn chồng chéo, hoặc hướng dẫn chậm, chưa quy định rõ về chức năng nhiệm vụ của các bộ ngành, chưa thống nhất cho phù hợp với đặc thù đơn vị là một đơn vị đào tạo ( ví dụ như Bộ tài chính- Bộ đào tạo).
Nguyên nhân chủ quan:
Trong khi cơ chế tài chính đã có nhiều thay đổi thì bộ phận kế toán đơn vị vẫn mang tính chất truyền thống, coi trọng chức năng, nhiệm vụ tổ chức ghi nhận
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ lập báo cáo mang tính hành chính theo quy định. Vai trò của bộ phận tài chính kế toán còn rất hạn chế, chưa có tính sáng tạo, phụ thuộc vào các văn bản và quy định hướng dẫn.
- Đơn vị còn chưa chú trọng sử dụng thông tin kế toán phục vụ quản trị nội bộ, vì vậy bộ máy kế toán chưa phát huy hết vai trò của mình, phần lớn chỉ thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính, chưa phát huy tối đa chức năng tham mưu, giúp cho ban lãnh đạo có những quyết định kịp thời và đúng đắn.
- Nhân viên phòng kế toán chưa tìm hiểu về kế toán quản trị, do đó kiến thức về kế toán quản trị còn hạn chế, chưa thấy được tầm quan trọng của công cụ quản lý này, vì vậy chưa thể tham mưu cho lãnh đạo về việc vận dụng kế toán quản trị tại trường. Các báo cáo đưa ra mới chỉ đáp ứng yêu cầu của cấp trên chứ đơn vị chưa tập trung phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động thông qua các báo cáo đó,
- Việc phối hợp giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong đơn vị khi luân chuyển chứng từ vẫn chưa được hợp lý gây ra sự chậm trễ. Việc sắp xếp lịch lớp học của phòng đào tạo với bộ phận kế toán còn nhiều vướng mắc, khó lập dự toán chi cho lớp học. Cán bộ kế toán làm việc chưa được linh hoạt, các cán bộ phòng khác cũng không được phổ biến về quy trình thủ tục kế toán khiến tốn thời gian thu thập các chứng từ.
- Quy chế chỉ tiêu nội bộ đơn vị xây dựng chưa bao quát hết nội dung chi hoạt động của của đơn vị, chưa đáp ứng yêu cầu của cơ chế tự chủ tài chính. Việc chấp hành quy chế chỉ tiêu nội bộ còn chưa nghiêm, thiếu sự tổng kết đánh giá việc thực hiện quy chế dẫn đến còn nhiều sai sót và lãng phí trong hoạt động chi.
- Đặc thù của Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong là đơn vị đào tạo, hoạt động dưới chỉ đạo của thành ủy, thực hiện theo danh sách các lớp bồi dưỡng cán bộ mà cấp trên ban xuống nên tính tích cực và chủ động còn thấp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Tổ chức công tác kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của mọi đơn vị nói chung và các ĐVHCSN nói riêng. Trong chương 2, tác giả đã trình bày tổng quan về Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, tập trung nghiên cứu thực trạng công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị từ đó phản ánh thực tế tổ chức công tác kế toán, bao gồm: tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán, hệ thống báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin và tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện hiện nay. Luận văn cũng đã chỉ ra những thành tựu và những mặt còn hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Trên cơ sở đó, định hướng cho những kiến nghị về đổi mới, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở chương 3.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN