1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp
1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách của các đơn vị HCSN đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị HCSN đều được phản ánh vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị HCSN, trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà Nhà nước ban hành, kế toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó, hướng dẫn các cá nhân và bộ phận liên quan nắm được cách thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân chuyển chứng từ.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Như vậy theo tác giả, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán chính là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đó.
Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “ tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán”.
Xét theo mục đích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán.
* về xây dựng danh mục chứng từ:
Hiện nay chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp tuân theo quy định của Luật Kế toán sửa đổi ( năm 2015) của Quốc hội, Nghị định 174/2016/NĐ- CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ và Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
Theo đó, các đơn vị HCSN đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư 107/2017/TT-BTC. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt
buộc, bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền.
Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, ĐVHCSN được phép tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* về tổ chức luân chuyển chứng từ:
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán trong các ĐVHCSN gồm các bước sau:
- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ :
Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Bộ phận kế toán quy định và hướng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu. Chứng từ được lập thành một hay nhiều bản tùy thuộc vào yêu cầu quản lý.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: + Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện các hành vi vi phạm chính sách chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,...) đồng thời báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
+ Nếu có chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó làm căn cứ ghi sổ. - Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán: Công tác lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản, lưu trữ theo đúng chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước, được quy định tại Luật kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản chứng từ kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trong quá trình sử dụng nếu xảy ra việc mất chứng từ gốc trong mọi trường hợp phải báo cáo với thủ truởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Tiêu hủy chứng từ kế toán:
Thủ tục tiêu hủy chứng từ kế toán được quy định tại điều 16 và 17 hướng dẫn thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán của Nghị định 174/2016/NĐ-CP.