1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp
1.4.7. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm phần mềm hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm chương trình kế toán phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán; có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ được bút toán trùng lắp; đảm bảo bản quyền, khai thác, bảo mật thông tin của kế toán.
- Xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hoá đối tượng quản lý đầy đủ, khoa học và phù hợp. Mã hóa là đặc trưng của phền mềm kế toán nên phải xây dựng hệ thống mã hóa chi tiết nhất đến từng đối tượng quản lý.
- Tổ chức bố trí, phân công nhân viên kế toán thực hiện thu nhận, kiểm tra, đối chiếu, nhập liệu và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo qui định; tổ chức hợp lý quản trị người sử dụng phần mềm; phân rõ quyền được khai thác thông tin kế toán, định kỳ kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và in các sổ kế toán, báo cáo kế toán.
- Xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính của các đơn vị sự nghiệp công lập, nhất là bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán như bảo mật bằng các bức tường lửa, bằng các file ẩn, mật mã; chế độ bảo dưỡng, bảo hành; cơ chế diệt virut,...
Tuy nhiên, công nghệ thông tin chỉ là công cụ trợ giúp, công tác kế toán vẫn phải được thực hiện dưới sự điều khiển của các kế toán viên, như vậy vai trò của kế toán viên là vô cùng quan trọng, đơn vị cần có những đánh giá đúng mức và thường xuyên tổ chức cập nhật thông tin cũng như nâng cao trình độ cho kế toán viên để phát huy hiệu quả cao nhất.