1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp
1.4.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Luật kế toán đã định nghĩa “ Sổ kế toán là phương tiện ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có lien quan đến đơn vị kế toán”.
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Như vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.
Về sổ sách kế toán, Thông tư số 107/2017/TT-BTC không có nhiều khác biệt so với quy định cũ. Theo đó, mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế
toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài theo mục lục NSNN làm cơ sở lập báo cáo quyết toán và yêu cầu của nhà tài trợ.
Thông tư số 107/2017/TT-BTC đưa ra thêm các mẫu sổ chi tiết, bổ sung thêm mẫu sổ chi tiết theo dõi số liệu quyết toán, số liệu trên các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn NSNN sau ngày 31/12 được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để tiếp tục theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán phục vụ lập báo cáo quyết toán NSNN theo quy định.
* Các loại sổ kế toán
Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.
Sổ kế toán ngân sách, phí được khấu trừ, để lại: phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước để theo dõi việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí được khấu trừ để lại. Sổ kế toán theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài: phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước làm cơ sở lập báo cáo quyết toán theo quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC và theo yêu cầu của nhà tài trợ.
Mau sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.
- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.
Mau sổ, thẻ kế toán chi tiết:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo yêu cầu quản lý.
* Về trình tự mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán:
Nội dung mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán được quy định, hướng dẫn rất rõ ràng tại Thông tư 107/2017/TT-BTC từ điều 5 đến điều 9. So với QĐ 29, chế độ kế toán mới đã làm rõ hơn nguyên tắc mở, khóa sổ kế toán tại đơn vị HCSN.
Theo đó, sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong 01 năm tài chính từ ngày 01/01 đến hết 31/12 hàng năm.
Đối với các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn NSNN, các nghiệp vụ tài chính phát sinh sau ngày 31/12 được chuyển sổ từ tài khoản năm nay của năm N sang tài khoản năm trước của năm N+1 để tiếp tục theo dõi số liệu phát
sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán, phục vụ lập báo cáo quyết toán NSNN theo quy định.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị khi tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp.
- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp.
- Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán.
* về hình thức kế toán:
- Hình thức Nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy các số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. ( Trình tự ghi sổ hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ trong Phụ lục số 03).
- Hình thức Nhật ký Sổ cái:
Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký- sổ cái. Căn cứ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
( Trình tự ghi sổ hình thức nhật ký sổ cái được thể hiện trong sơ đồ tại Phụ lục số 03).
- Hình thức Nhật ký chứng từ:
Các nguyên tắc cơ bản:
+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian về việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
( Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức nhật ký chứng từ được trình bày tại Phụ lục số 03). - Hình thức Chứng từ ghi sổ:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là ghi sổ kế toán tổng hợp
căn cứ trực tiếp vào “ chứng từ ghi sổ”, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo trình tự nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm theo phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
( Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức chứng từ ghi sổ được thể hiện tại Phụ lục số 03)