3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ Lê
3.2.3.Hoàn thiện chứng từ sử dụng
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán là một khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin của kế toán hoạt động thu, chi tại đơn vị. Quan nghiên cứu thực trạng vận dụng các chứng từ phản ánh hoạt động thu, chi tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong cần hoàn thiện một số vấn đề sau:
Việc sử dụng, tập hợp chứng từ cho các nội dung thu, chi cần phải đầy đủ nhưng tránh rườm rà. Chỉ sử dụng những chứng từ cần thiết, có thể làm rõ nội dung, bản chất của khoản thu, chi cho việc thanh toán, và các chứng từ gốc này phải tuân thủ đúng quy định của thông tư 107. Đối với kế toán các khoản thu, chi từ NSNN, kế toán cần tập hợp các chứng từ như chủ trương, phê duyệt của cấp trên để làm căn cứ sử dụng nguồn NSNN để thanh toán các khoản thu, chi đó. Khắc phục tình trạng chi NSNN sai mục đích.
Tổ chức chứng từ theo chế độ kế toán mới hướng dẫn lập chứng từ cho các loại chứng từ bắt buộc, ngoài ra đơn vị được tự thiết kế. Khi không tự thiết kế được, đơn vị có thể tiếp tục kế thừa sử dụng các loại chứng từ theo Quyết định 19 cũ, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị mình.
Trong cuộc họp của đơn vị, bộ phận kế toán nên phổ biến cho các cán bộ viên chức khác trong trường về trình tự quy trình giấy tờ cần thiết khi thực hiện thanh toán, có sự thông báo và hướng dẫn khi thay đổi về trình tự, thủ tục. Ban lãnh đạo cũng nên quán triệt các phòng khoa không nợ chứng từ thanh toán, mặt khác bộ phận kế toán thực hiện rà soát nhằm giảm thiểu giấy tờ hành chính không quan trọng, thực hiện lòng ghép các nội dung nhằm đơn giản hóa thủ tục thanh toán.
liệu vào phần mềm kế toán , quá trình này đồng thời với ghi sổ kế toán liên quan, được thực hiện bởi nhân viên kế toán phần hành.
Bên cạnh đó việc lưu trữ, bảo quản chứng từ phải ngăn nắp gọn gàng, sắp xếp khoa học dễ tra cứu.
Sử dụng chứng từ điện tử cũng là một phương án tốt. Thay vì dùng những chứng từ truyền thống như trước đây, chứng từ điện tử được tạo ra từ phần mềm kế toán kết hợp thiết kế việc in hóa đơn trên máy tính, chứng từ điện tử có thông tin được mã hóa không bị thay đổi trong quá trình vận chuyển, thời gian gửi nhanh chóng, mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị. Đối với loại chứng từ điện tử này, đơn vị cần chú trọng vào việc tăng cường tính bảo toàn bảo mật dữ liệu, thường xuyên kiểm tra chống các hình thức sao chép, đánh cắp.