2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong
2.2.5. Thực trạng về tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính
Trước đây, Trường thực hiện lập báo cáo tài chính theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính. Từ 01/01/2018, theo quy định của thông tư mới TT107/2017/TT-BTC đơn vị bổ sung các danh mục báo cáo tài chính bao gồm: mẫu báo cáo tài chính đầy đủ ( Từ mẫu B01/BCTC đến B04/BCTC bao gồm báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính) và mẫu báo cáo tài chính đơn giản theo Phụ lục 04 ban hành kèm theo TT 107.
Bên cạnh đó, đơn vị cũng thực hiện lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động như trong hướng dẫn tại phụ lục 4 của TT107, bao gồm:
- Mẫu B01/BCQT- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động;
- F01-01/BCQT- Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại;
- F01-02/BCQT- Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án;
- B02/BCQT- Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính;
- B03/BCQT- Thuyết minh báo cáo quyết toán.
Các báo cáo tại đơn vị được kế toán tổng hợp lập vào cuối năm thông qua trợ giúp của công cụ phần mềm máy tính, các mẫu báo cáo theo chế độ kế toán mới (Thông tư 107) được cập nhật trực tiếp trên phần mềm kế toán, kế toán lập báo cáo trên máy tính, sau đó in ra thành văn bản trên giấy, kế toán trưởng là người kiểm tra phê duyệt trước khi lãnh đạo ký duyệt.
Ngoài ra, kế toán vào cuối mỗi quý, kế toán vẫn tiến hành lập bảng đối chiếu số dư tài khoản với kho bạc, báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng, báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp. Các báo cáo này lấy từ mẫu báo
cáo tài chính theo quyết định cũ _ QĐ19, nhằm mục đích giúp dễ dàng hơn cho việc kiểm tra, so sánh, đối chiếu số liệu với thông tin trên chứng từ kế toán và số liệu của Kho Bạc. Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp được lập theo yêu cầu của ban lãnh đạo nhằm phục vụ quản lý.
2.2.6. Thực trạng về tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê kế toán
* Về kiểm tra nội bộ:
- Kiểm tra nội bộ trong bộ phận kế toán: Việc kiểm tra kế toán chủ yếu do Ke
toán trưởng và các kế toán viên thực hiện. Bao gồm các công việc như:
Kiểm tra việc thực hiện ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán, trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo tài chính về đảm bảo chế độ kế toán; chế độ, chính sách quản lý tài sản và nguồn kinh phí tại đơn vị.
Kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trong quá trình tổng hợp số liệu, thông tin kế toán. Trong mỗi phần hành công việc, kế toán viên trực tiếp kiểm tra các chứng từ kế toán trước khi thực hiện các bước tiếp theo của quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, sau đó thực hiện kiểm tra việc ghi sổ kế toán chi tiết mình quản lý.
- Ban kiểm tra trong đơn vị : Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong có tổ chức bộ phận kiểm tra riêng, gọi là Tổ tự kiểm tra tài chính, gồm 4 cán bộ không thuộc bộ phận kế toán (chủ tịch công đoàn, bí thư đoàn trường, cán bộ phòng tổ chức hành chính, cán bộ phòng đào tạo), đứng đầu là tổ trưởng, trong tổ có một cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn về kế toán, từng tốt nghiệp cử nhân đại học chuyên ngành kiểm toán và có kinh nghiệm nhiều năm làm kế toán. Tổ kiểm tra kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc thực hiện công tác kế toán. Trước khi bộ phận kế toán nộp báo cáo tài chính, tổ kiểm tra sẽ gửi thông báo kiểm tra cho bộ phận kế toán, thông qua các số liệu, kết quả tổng hợp báo cáo tài chính đã lập hàng năm, tiến hành đối chiếu, tính toán và so sánh các số liệu có liên quan để đánh giá tình hình quản lý tài chính của đơn vị, nội dung kiểm tra tập trung vào phân tích tình hình thực hiện dự toán thu - chi, tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý, sử dụng tài sản; kiểm tra chất lượng và hiệu quả tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa bộ phận Kế toán với các phòng, khoa, ban khác trong đơn vị. Sau cuộc kiểm tra tổ có nhiệm vụ lập báo cáp kiểm tra định kỳ cho ban lãnh đạo.
* về kiểm tra của các cơ quan chức năng có thẩm quyền:
cuộc kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền, Ban thanh tra, cơ quan kiểm toán nhà nước. Nội dung kiểm tra chủ yếu xoay quanh vấn đề kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về tài chính, kế toán.
2.2.7. Thực trạng tình hình áp dụng các phương tiện và công nghệ hạch toántiên tiến tiên tiến
Bộ phận kế toán đang áp dụng phần mềm kế toán máy“ MISA Mimosa.NET 2019” dành cho kế toán hành chính sự nghiệp. MISA Mimosa.NET 2019 là phần mềm kế toán giúp đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện các nghiệp vụ: Kho bạc, Tiền mặt, Tiền gửi, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Tiền lương, Vật tư hàng hóa, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Tổng hợp. MISA Mimosa.NET 2019 đáp ứng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ kho bạc, báo cáo, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán mới Thông tư 107/2017/TT-BTC. Phần mềm này có tính mở, kế toán viên có thể dễ dàng sử dụng nhập số liệu chứng từ và lập các báo cáo tài chính, có chế độ bảo hành, bảo trì của nhàcung cấp, khả năng linh hoạt và thích ứng với những sửa đổi, bổ sung chính sách chế độ kế toán. Cán bộ kế toán được cập nhật kiến thức thường xuyên và tham gia các buổi huấn luyện nghiệp vụ hướng dẫn sử dụng phần mềm trên máy.
Bộ phận tin học cũng tổ chức kết nối mạng cho hệ thống phần mềm kế toán, tiện lợi cho việc kiểm tra và quản lý. Bộ phận tin học thường xuyên bảo trì, đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, các dữ liệu được lưu tại máy tính chủ.
Hiện nay hệ thống mạng internet được kết nối trong toàn đơn vị, tạo điều kiện cho cán bộ toàn trường nói chung và nhân viên bộ phận kế toán nói riêng liên tụccập nhật các kiến thức tin học mới, triển khai ứng dụng các phần mềm phục vụ chức năng quản lý, tiết kiệm ngân sách.
Từ năm 2014, đơn vị đã triển khai trả lương cho CBCNV qua tài khoản cá nhân ( ATM). Kế toán thanh toán tính lương, lập danh sách chi trả lương, in và chuyển qua Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Vietcombank. Hệ thống dịch vụ ngân hàng căn cứ vào danh sách lương của đơn vị, chuyển lương vào từng tài khoản các cán bộ nhân viên một cách đầy đủ, kịp thời.
2.3. Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ LêHồng Phong Hồng Phong
2.3.1. Ưu điểm
Sau thời gian nghiên cứu, khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, tác giả nhận thấy những ưu điểm sau:
- Việc hạch toán được thực hiện nghiêm túc dựa trên chế độ kế toán HCSN, được ban hành tại Thông tư 107/2017/TT-BTC.
- Hạch toán đầy đủ các khoản thu chi của đơn vị.
- Định kỳ hàng quý, hàng năm đơn vị đã lập dự toán thu chi đầy đủ, báo cáo lãnh đạo và đơn vị chủ quản. Nhờ có ứng dụng công nghệ thông tin, đơn vị đã xây dựng được phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động của ttrường, các nghiệp vụ hạch toán kế toán được theo dõi kịp thời, chính xác, báo cáo được lập và gửi lên các cấp lãnh đạo kịp thời giúp cho lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý đúng đắn.
* về tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy được tổ chức theo mô hình tập trung là phù hợp với bộ máy quản lý, góp phần thực hiện tốt chức năng của đơn vị.
Có sự phân công công việc rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong quá trình tổ chức và thực hiện công tác của đơn vị. Các cán bộ kế toán có chuyên môn cao, thường xuyên tập huấn nâng cao nghiệp vụ, thực hiện tốt trách nhiệm công việc được giao.
Cơ bản, bộ máy kế toán ở các đơn vị đã thực hiện được nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về hoạt động của đơn vị, phục vụ công tác quản lý tài sản và sử dụng kinh phí trong đơn vị.
* về tổ chức hệ thống chứng từ
Đơn vị đã căn cứ vào quy định chung về hệ thống chứng từ áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp của Luật Kế toán, chế độ kế toán hiện hành để tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện ghi chép ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh phù hợp với đặc điểm cụ thể của đơn vị mình. Dựa vào những đặc thù của đơn vị chọn lọc và bổ sung các chứng từ cần thiết để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh.
Quy trình luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ, đầy đủ các bước cần thiết. Luôn tiến hành thay đổi theo luật, đáp ứng yêu cầu của Luật và yêu cầu của đơn vị.
* Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Đơn vị chủ động nghiên cứu và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán khá hợp lý và tương đối tuân thủ chế độ kế toán. Các tài khoản kế toán đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát thu chi NSNN, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của đơn vị. Căn cứ tình hình thực tế và đặc thu hoạt động của đơn vị, kế toán đã mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho phù hợp. Điều này đã giúp đơn vị có thể theo dõi chi tiết các khoản thu, chi theo nội dung, theo nguồn gốc và tính chất của khoản đó.
* về tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được vận dụng phù hợp với đặc điểm của các đơn vị, tuân theo quy định của chế độ kế toán Thông tư 107. Các sổ này khi được mở đều tuân thủ các nguyên tắc quy định cho các loại sổ kế toán, như: loại sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự, kỹ thuật ghi chép giữa các loại sổ. Qua đó đáp ứng được yêu cầu về hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán đã phản ánh theo từng đối tượng kế toán, theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ kịp thời cho quản lý và góp phần thúc đẩy hoạt động của đơn vị có hiệu quả. Việc phân công giữ và ghi chép các sổ kế toán được các kế toán thực hiện theo đúng nhiệm vụ kế toán được giao. Đơn vị mở tương đối đầy đủ sổ kế toán để hạch toán, đáp ứng nhu cầu lập báo cáo tài chính.
* Về tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách được lập theo đúng quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu,... nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thẩm định quyết toán hàng năm theo đúng quy định của Nhà nước, đảm bảo báo cáo thường xuyên và báo
cáo nhanh, phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, dễ dàng cho chủ tài khoản hiểu và nắm rõ về các nội dung này, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, nguồn kinh phí của các đơn vị.
* Về tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê kế toán
Công tác tự kiểm tra, kiểm tra nội bộ được tiến hành định kỳ và thường xuyên, đảm bảo công tác kế toán được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán và pháp luật (Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/08/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về tự kiểm tra tài chính), đồng thời góp phần giúp cho việc phát hiện sai sót và sửa chữa sai sót kịp thời, Ban tự kiểm tra tài chính có những báo cáo cụ thể, nhằm đánh giá, nắm bắt được tình hình thu chi tại đơn vị để có những tính toán và quyết định hợp lý, quản lý tốt NSNN, xây dựng đề phương án phù hợp cho những năm tiếp theo.
Bộ phận kế toán luôn sẵn sàng hợp tác, cung cấp thông tin và tài liệu đầy đủ cần thiết cho các cuộc kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền, Ban thanh tra, cơ quan kiểm toán nhà nước.
* Về áp dụng các phương tiện và công nghệ hạch toán tiên tiến
Phần lớn chứng từ kế toán, sổ kế toán đã được thực hiện trên hệ thống máy vi tính có tác dụng hỗ trợ tích cực cho các nhân viên kế toán trong việc thực hiện phần hành kế toán của mình.
Việc áp dụng CNTT vào công tác thanh toán tiền lương cho CBCNV đã làm giảm nhiều việc cho cán bộ kế toán, tiết kiệm chi phí và nhân công so với cách trả lương trực tiếp phải đến ký nhận tại bộ phận kế toán như trước đây.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Đầu năm 2018 là thời điểm tất cả các ĐVHCSN áp dụng chế độ kế toán mới theo thông tư 107/2017/TT-BTC. Như vậy, đơn vị cũng phải xây dựng hệ thống chính sách, hạch toán hoàn toàn mới.
Sự thay đổi hạch toán áp dụng cơ sở dồn tích trong đơn vị sự nghiệp đã phần nào cải thiện chất lượng thông tin, thích hợp cho việc ra quyết định. Kế toán dồn
tích mang lại thông tin chính xác hơn về thực trạng hoạt động tại đơn vị bao gồm cả thông tin về dòng tiền của kế toán tiền mặt, từ đó tạo cơ sở để tăng cường quản lý tài sản, quản lý công nợ và đánh giá khả năng thanh toán của đơn vị. Nếu như trước đây kế toán HCSN sử dụng cả kế toán cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích thì theo thông tư 107 chủ yếu sử dụng kế toán cơ sở dồn tích. Việc áp dụng cơ sở kế toán dồn tích đối với các cán bộ kế toán vốn quen với việc thực hiện chế độ kế toán cũ, gây trở ngại cho tổ chức hạch toán kế toán, cung cấp thông tin; mặt khác làm khó cho xây dựng chế độ, chính sách và khó cho việc áp dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán.
Khi thay đổi chế độ kế toán, cần có thời gian lâu dài thực hiện mới đánh giá hết được hiệu quả, nhược điểm. Trong khuôn khổ luận văn, từ những khảo sát tình hình thực tế tại đơn vị, tác giả nhận thấy còn những hạn chế trong tổ chức công tác kế toán như sau:
* về tổ chức bộ máy kế toán
So với số lượng công việc được giao, số lượng cán bộ làm công tác kế toán chỉ có 5 người, đồng nghĩa với đó là kế toán trưởng sẽ gặp khó khăn khi phân công trách nhiệm cho từng cán bộ, một người phải nhận quá nhiều phần công việc. Đời sống cán bộ kế toán còn thấp, không có thêm phụ cấp.
Đơn vị chưa quan tâm đến tổ chức và bố trí kế toán cho việc thực hiện thu nhận, phân tích và xửa lý thông tin tài chính, chưa tổ chức bộ máy kế toán quản trị riêng biệt trong khi kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng giúp Ban lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của đơn vị để ra những quyết định chính xác. Các cán bộ kế