CHƢƠNG 3 QUẢN LÝ ĐỘNG VẬT, THỰC VẬT RỪNG VÀ LÂM SẢN
4.4. Lập hồ sơ vụ án đã khởi tố
4.4.3.2. Quản lý, sử dụng hồ sơ
a. Bổ sung, tích luỹ tài liệu và báo diễn biến thông tin.
Cán bộ, chiến sỹ cơ quan Kiểm lâm đƣợc phân công điều tra vụ án (cán bộ lập hồ sơ) có trách nhiệm thƣờng xuyên bổ sung, tích luỹ tài liệu về kết quả cơng tác vào hồ sơ và thông báo diễn biến khi hồ sơ vụ việc có sự thay đổi so với thơng tin ban đầu với Thủ trƣởng, Phó Thủ trƣởng cơ quan Kiểm lâm và bộ phận quản lý hồ sơ của cơ quan Kiểm lâm.
- Khi hồ sơ vụ án có sự thay đổi nhƣ: Hồn thành điều tra vụ án, đình chỉ vụ án, chuyển vụ án …Cán bộ lập hồ sơ phải bổ sung tài liệu vào hồ sơ, đồng thời phải thông báo diễn biến đó đến những ngƣời, cơ quan có thẩm quyền và bộ phận quản lý hồ sơ biết.
b. Quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
- Cán bộ, chiến sỹ cơ quan Kiểm lâm đƣợc giao lập, quản lý hồ sơ nghiệp vụ có trách nhiệm bảo quản theo chế độ bảo mật, khơng để lộ bí mật, mất, thất lạc, hƣ hỏng hoặc sử dụng tuỳ tiện. Không đƣợc cho những ngƣời khơng có trách nhiệm khai thác, sử dụng hồ sơ một cách tuỳ tiện làm lộ bí mật nghiệp vụ, lộ thơng tin.
- Hồ sơ vụ án đã khởi tố đề nghị xử lý trƣớc khi chuyển Viện kiểm sát đề nghị truy tố, đề nghị Chủ tịch UBND cấp tỉnh áp dụng các biện pháp xử lý hành chính đƣa đối tƣợng đi cơ sở giáo dục ... Phải sao chụp toàn bộ tài liệu để đƣa vào hồ sơ nộp lƣu tại cơ quan Kiểm lâm.
174
- Đối với hồ sơ vụ án chuyển Cơ quan điều tra có thẩm quyền: Trong thời hạn 07 ngày kể từ khi ra quyết định khởi tố vụ án, cán bộ lập hồ sơ phải kiểm tra, sắp xếp các văn bản biểu mẫu theo chế độ quy định, cùng với vật chứng, bản kê về thời hạn điều tra, tạm giữ, tạm giam, gia hạn tạm giữ, gia hạn tạm giam… khi bàn giao hồ sơ cho Cơ quan điều tra có thẩm quyền phải lập biên bản giao và nhận. Đồng thời phải có kế hoạch phối hợp chặt chẽ với Cơ quan điều tra để tiến hành những hoạt động điều tra cần thiết theo yêu cầu của Cơ quan điều tra. Văn bản kết thúc điều tra vụ án và kết quả xử lý vụ án đƣợc lƣu vào hồ sơ nộp lƣu tại bộ phận quản lý hồ sơ của Cơ quan Kiểm lâm.
- Cùng với việc lập hồ sơ vụ án đã khởi tố cơ quan Kiểm lâm phải có sổ ghi nhận và theo dõi, tổng hợp các vụ án đã khởi tố, kết quả điều tra và xử lý các vụ án đã khởi tố.
- Các đơn vị Kiểm lâm không đƣợc tự ý tiêu huỷ các loại hồ sơ, sổ theo dõi tình hình kết quả cơng tác nghiệp vụ của đơn vị lập ra. Khi tiêu huỷ các loại hồ sơ, sổ đã hết giá trị sử dụng phải theo đúng quy định của chế độ công tác hồ sơ và quy định của cơ quan Kiểm lâm.
c. Bàn giao hồ sơ.
Mọi trƣờng hợp bàn giao hồ sơ phải lập biên bản bàn giao hồ sơ thành 02 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ, 1 bản lƣu tại đơn vị.