4. Ý thức, trách nhiệm của ngƣời học
1.3.3. Cộng tác viên của Kiểm lâm
1. Cộng tác viên của Kiểm lâm là công dân Việt Nam có quan hệ cung cấp thông tin cơ sở, hỗ trợ các hoạt động của Kiểm lâm theo quy định của pháp luật, đƣợc cơ quan kiểm lâm các cấp công nhận.
2. Cộng tác viên đƣợc cơ quan kiểm lâm thanh toán các chi phí hoạt động và đƣợc hƣởng chế độ về cung cấp tin báo theo quy định của Nhà nƣớc; đƣợc bảo đảm bí mật về nguồn tin cung cấp; đƣợc bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp theo quy định của pháp luật.
1.3.4. Một số kiến thức liên quan đến nghiệp vụ hành chính Kiểm lâm
1.3.4.1. Khái niệm về nghiệp vụ hành chính
Để hiểu nhƣ thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” đƣợc hiểu là: “công việc chuyên môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dƣỡng nghiệp vụ”. Thuật ngữ “hành chính” đƣợc hiểu dƣới ba góc độ: (l) Thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành chính; (2) Thuộc những công việc giấy tờ, văn thƣ, kế toán trong cơ quan nhà nƣớc: cán bộ hành chính, ăn lƣơng hành chính; (3) Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết phục: dùng biện pháp hành chính”
Theo Từ điển Luật học, thuật ngữ “hành chính” đƣợc hiểu dƣới hai góc độ: (1) Hoạt động dƣới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nƣớc cao nhất là Chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thƣờng xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nƣớc; (2) Thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thƣờng xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị.
Từ các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ “nghiệp vụ”, “hành chính” nêu trên thì dƣới góc độ khoa học hành chính, khái niệm nghiệp vụ hành chính đƣợc hiểu là kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức nhà nƣớc trong cơ quan sự nghiệp, đơn vị hành chính. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính bao gồm: (1) Kỹ năng xây dựng chế độ làm việc và lập
24
chƣơng trình công tác của cán bộ, công chức hành chính; (2) Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trƣởng cơ quan, đơn vị; (3) Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị; (4) Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính – văn phòng; (5) Kỹ năng sử dụng phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác hành chính...
Cơ quan Kiểm lâm là cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc và thừa hành pháp luật Nhà nƣớc trong lĩnh vực QLBVR. Do đó, những hoạt động quản lý và thừa hành pháp luật của cơ quan Kiểm lâm mang tính chất nghiệp vụ hành chính cũng tƣơng tự nhƣ nghiệp vụ hành chính của các cơ quan quản lý các cấp, các ngành khác.
Khái niệm nghiệp vụ hành chính kiểm lâm đƣợc hiểu là các hoạt động, những công việc thuộc phạm vi hoạt động của các cơ quan Kiểm lâm, vừa mang tính chất quản lý Nhà nƣớc, vừa mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ nhằm thực hiện nhiệm vụ quản lý, bảo vệ rừng, phát triển rừng, quản lý lâm sản và đảm bảo chấp hành pháp luật thuộc thẩm quyền của Kiểm lâm.
1.3.4.2. Thu thập, phân loại và xử lý thông tin
Khái niệm về thông tin: Thông tin là truyền tin tức về sự kiện, về tình hình hoạt động
nào đó đã hoặc đang diễn ra trong thực tế.
Thông tin là công cụ rất quan trọng trong tất cả các lĩnh vực quản lý. Trong công tác quản lý rừng, các thông tin cần thiết bao gồm các thông tin về: diễn biến rừng, khai thác rừng, lợi dụng tài nguyên rừng, thông tin về chế độ chính sách mới trong quản lý rừng và các thông tin khác liên quan đến tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ trong lĩnh vực bảo vệ rừng ở trong nƣớc và trên Thế giới.
Phân loại thông tin: Phân loại thông tin đƣợc dựa trên các tiêu chí là: cách tiếp nhận
thông tin, đặc điểm sử dụng của thông tin, tính chất của thông tín và phạm vi hoạt động của thông tin.
+ Dựa vào cách tiếp nhận thông tin có 2 loại:
- Thông tin có hệ thống: Là các thông tin truyền đi theo định kỳ (Ví dụ: Báo cáo diễn biến tài nguyên rừng 6 tháng đầu năm).
- Thông tin không có hệ thống: Là các thông tin đƣa đến ngẫu nhiên, không có dự báo trƣớc, thƣờng xuyên xảy ra trong thực tế nhƣ: tình hình cháy rừng, tình hình sâu bệnh hại rừng, phát đốt nƣơng rẫy trái phép…
+ Dựa vào đặc điểm sử dụng, thông tin đƣợc chia thành 2 loại:
- Thông tin mang tính chất tra cứu: Là các thông tin bao gồm những tài liệu mang tính chất quy ƣớc nhƣ: các quy trình, quy phạm về kỹ thuật, các quy phạm về quản lý rừng… giúp cho cán bộ quản lý xử lý công việc thƣờng xuyên hàng ngày trong hoạt động của cơ quan.
- Thôn tin mang tính chất thông báo: Là thông tin về các sự kiện hoạt động diễn ra tới đối tƣợng bị quản lý nhƣ: Thông báo của Chi cục đến các cơ sở về tình trạng khai thác trái
25
phép lâm sản xảy ra ở một thời điểm nào đó… thông tin đó giúp cho cán bộ lãnh đạo xử lý kịp thời các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Hoặc giấy báo gọi đƣơng sự (ngƣời vi phạm) đến cơ quan Hạt kiểm lâm.
+ Dựa vào tính chất của thông tin, có thể chia thành các loại sau: Thông tin về kinh tế; thông tin về khoa học kỹ thuật; thông tin về công tác xã hội; thông tin báo cháy, chữa cháy rừng bằng hiệu lệnh, điện thoại; thông tin tố giác về tội phạm: hủy hoại rừng, săn bắn, vận chuyển trái phép lâm sản.
+ Dựa vào phạm vi hoạt động thông tin, có 2 loại: Thông tin bên trong (Phản ánh tình hình các mặt hoạt động của nội bộ cơ quan, nhƣ: kiểm tra, thanh tra nội bộ); Thông tin bên ngoài (Từ các nguồn thông tin đến từ bên ngoài, nhƣ: nguồn tin từ quần chúng cơ sở báo đến Hạt Kiểm lâm).
Thu thập và xử lý thông tin:
+ Thu thập thông tin: Yêu cầu khi thu thập thông tin cần chính xác, kịp thời và đầy đủ. Ngƣời cung cấp thông tin phải trung thực. Phƣơng pháp thu thập thông qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng (báo chí, đài phát thanh, truyền hình…), qua các báo cáo định kỳ và thƣờng xuyên, qua hội ý, giao ban, qua hỏi han trò chuyện với mọi ngƣời…thông tin phải đƣợc phản ánh từ cơ sở lên.
+ Xử lý thông tin: Là hoạt động phân tích thông tin, đánh giá tính chính xác của tin tức, phán đoán xu thế phát triển của sự việc, đánh giá mức độ quan trọng của sự việc thông qua thông tin, để có biện pháp xử lý thích hợp. Khi xử lý thông tin cần đánh giá, phân loại sử dụng vào mục đích gì. Trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp, trình tự giải quyết, đƣa ra những ý kiến, kiến nghị với lãnh đạo.
Thông tin rất quan trọng nên việc thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo trong cơ quan là một yêu cầu bắt buộc, mang tính quy chế. Ngƣời làm công tác chuyên môn phải biết báo cáp kết quả diễn biến tình hình công việc lên lãnh đạo, đề xuất biện pháp giải quyết trong phạm vi công việc mình phụ trách.
Khi nhận thông tin phải ghi chép vào sổ cập nhật, theo dõi kết quả giải quyết, đặc biệt là thông tin tố giác tội phạm vi phạm trong lĩnh vực thuộc thẩm quyền của kiểm lâm.
1.3.4.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác
Xây dựng kế hoạch công tác:
Xây dựng kế hoạch là quá trình sắp xếp các nguồn lực đƣợc sử dụng trong một thời gian cụ thể trong tƣơng lai để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Xây dựng kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với công tác kiểm lâm địa bàn.
Nguyên tắc lập kế hoạch công tác năm
- Phân tích những gì đã xảy ra trong năm trƣớc liên quan đến năm kế hoạch. - Phân tích những điều kiện cho trƣớc đối với năm kế hoạch.
26
- Khi biết các điểm mạnh, yếu, muốn đạt đƣợc cái gì, khả năng, hạn chế phải đối mặt. - Tóm tắt vào bảng biểu kế hoạch.
Nội dung bản kế hoạch
- Liệt kê những công việc thƣờng xuyên, đột xuất năm trƣớc đã thực hiện. - Những khó khăn, thuận lợi (sự giúp đỡ của Hạt kiểm lâm, UBND xã). - Hiệu quả đã đạt đƣợc (báo cáo năm)
- Dự kiến công tác năm kế hoạch.
Các bước xây dựng kế hoạch công tác
Bƣớc 1. Khởi thảo kế hoạch, soạn thảo sơ bộ công việc cần làm. Bƣớc 2. Gửi dự thảo xin ý kiến lãnh đạo và các bộ phận liên quan
Bƣớc 3. Hoàn chỉnh toàn bộ kế hoạch, trình lãnh đạo phê duyệt và ban hành chính thức.
Thực hiện kế hoạch công tác:
Căn cứ các chỉ tiêu kế hoạch cần hoàn thành cho năm tới; xác định các mối liên hệ giữa các công việc cần thực hiện, căn cứ vào nhân lực, thời gian, kinh phí, phƣơng tiện phục vụ để thực hiện kế hoạch. Biến chƣơng trình kế hoạch thành hành động, biểu thị kết quả cụ thể.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch: Ghi nhật ký hàng ngày theo dõi thời gian, kinh phí, lao động và kết quả (định lƣợng có thể hoặc định tính để dễ kiểm định đƣợc về việc đạt đƣợc mục tiêu); Thu thập thông tin cần thiết để cải tiến cho cách lập kế hoạch năm tiếp theo (tổ chức công việc tốt hơn, sử dụng lao động tốt hơn, sử dụng kinh phí, phƣơng tiện đạt hiệu suất cao); Phân tích công việc và quy trình hoàn thành công việc (Công việc thƣờng xuyên; Công việc đột xuất).
1.3.4.3. Kỹ thuật nghiệp vụ giao tiếp
Giao tiếp đƣợc hiểu là quá trình truyền tải và tiếp nhận thông tin giữa ngƣời này với ngƣời kia, giữa một cá nhân với một nhóm ngƣời và trong chính bản thân một con ngƣời để từ đó các bên tham gia có thể có chung quan điểm, nhận thức về vấn đề đƣợc đề cập tới.
Các hình thức giao tiếp:
Quá trình giao tiếp đƣợc thực hiện thông qua nhiều phƣơng tiện.
+ Giao tiếp bằng nôn ngữ là phƣơng tiện chủ yếu của quá trình giao tiếp nên cần có vốn ngôn ngữ phong phú và nói năng lƣu loát.
+ Giao tiếp bằng cử chỉ, điệu bộ bên ngoài. Trong quá trình giao tiếp cần chú ý đến ngƣời giao tiếp, về phong tục tập quán của từng dân tộc, về cấp bậc xã hội, về tuổi tác… không nên quá lạm dụng cử chỉ động tác trong giao tiếp.
+ Giao tiếp bằng ký hiệu: tín hiệu, biển báo, đèn hiệu….
27
Ngôn ngữ và cử chỉ là phƣơng tiện giao tiếp tổng hợp, thƣờng bổ sung cho nhau, có nhiều ý nghĩa trong cuộc sống. Thông qua ngôn ngữ và cử chỉ có thể diễn đạt ý tƣởng một cách sâu sắc, sống động, làm con ngƣời tiếp xúc với nhau có sức thuyết phục để giải quyết các công việc chung, cũng nhƣ các vấn đề nảy sinh trong công việc.
Một số nguyên tắc trong giao tiếp:
Nguyên tắc trong giao tiếp là những hệ thống quan điểm chỉ đạo, định hƣớng thái độ và hành vi ứng xử, lựa chọn các phƣơng pháp, phƣơng tiện giao tiếp của cá nhân. Có thể kể ra đây một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản.
+ Nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp (tôn trọng nhân cách trong giao tiếp). Theo nguyên tắc này ngƣời giao tiếp phải tôn trọng nhân cách đối tƣợng giao tiếp tức là tôn trọng phẩm giá, tâm tƣ nguyện vọng của nhau, không ép buộc nhau bằng quyền lực. Tôn trọng nhân cách cũng có nghĩa là coi đối tƣợng giao tiếp là một con ngƣời, có đầy đủ các quyền con ngƣời và đƣợc bình đẳng trong các mối quan hệ xã hội.
+ Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp.Thiện ý trong giao tiếp là sự tin tƣởng ở đối tƣợng giao tiếp, luôn nghĩ tốt về họ. Giành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui cho đối tƣợng giao tiếp, luôn luôn động viên, khuyến khích họ làm việc tốt.
+ Nguyên tắc tôn trọng các giá trị văn hoá trong giao tiếp. Giao tiếp trong môi trƣờng đa văn hóa đòi hỏi mỗi cá nhân phải có những hiểu biết nhất định về các giá trị văn hóa của đối tác giao tiếp thuộc các quốc gia, các dân tộc, giới… để có ứng xử phù hợp.
Một số phong cách giao tiếp:
Phong cách giao tiếp có thể có nhiều cách phân chia khác nhau. Ở đây đƣa ra một số phong cách đặc trƣng dựa vào ứng xử.
Phong cách “độc đoán”: Các thành viên tham gia giao tiếp không quan tâm đến đặc điểm riêng của đối tƣợng giao tiếp dẫn tới thiếu thiện chí, hay va chạm và gây căng thẳng. Ngƣời giao tiếp không gây đƣợc thiện cảm, khó thiết lập mối quan hệ hợp tác, khó chiếm đƣợc cảm tình của đối tác. Ƣu điểm của phong cách giao tiếp độc đoán là có tác dụng trong việc đƣa ra những quyết định nhất thời, giải quyết đƣợc vấn đề một cách nhanh chóng. Nhƣợc điểm là làm mất đi sự tự do, dân chủ trong giao tiếp, kiềm chế sức sáng tạo của con ngƣời, giảm tính giáo dục và tính thuyết phục.
Phong cách “tự do”: Các thành viên tham gia giao tiếp linh hoạt quá mức, dễ thay đổi mục đích, chiều theo ý đối tác giao tiếp. Phong cách này dễ dàng thiết lập các quan hệ nhƣng cũng dễ mất các mối quan hệ, không sâu sắc, thiếu lập trƣờng, thế nào cũng đƣợc. Phong cách tự do là kiểu phong cách linh hoạt, cơ động, mềm dẻo, dễ thay đổi theo đối tƣợng và hoàn cảnh giao tiếp. Ƣu điểm của phong cách này là phát huy đƣợc tính tích cực của con ngƣời, có
28
kích thích tƣ duy độc lập và sáng tạo. Nhƣợc điểm là không làm chủ đƣợc cảm xúc của bản thân, thƣờng hay phụ thuộc hoặc bắt chƣớc, dễ phát sinh tự do quá trớn.
Phong cách “dân chủ”: Các thành viên tham gia giao tiếp biểu hiện sự nhiệt tình, thiện ý, tôn trọng nhân cách của đối tƣợng giao tiếp. Các thành viên biết lắng nghe, biết quan tâm, dễ dàng thiết lập mối quan hệ tốt trên cơ sở hiểu biết tâm tƣ của các bên. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là làm tăng khả năng sáng tạo của đối tƣợng giao tiếp, giúp mọi ngƣời thân thiện, gần gũi và hiểu nhau hơn, tạo mối quan hệ tốt khi làm việc. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là dân chủ quá có thể dẫn đến việc rời xa các lợi ích của tập thể.
Chúng ta cố gắng rèn luyện để theo phong cách giao tiếp “dân chủ” nhƣng tránh dân chủ quá trớn.
Công tác lễ tân trong cơ quan:
Lễ tân trong cơ quan Nhà nƣớc là những nghi thức, thủ tục trong việc đón tiếp, tiễn đƣa khách. Đó không phải là một tác nghiệp đơn thuần, nó mang tính chất nghiệp vụ cụ thể, vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.
Nội dung công tác lễ tân bao gồm:
+ Trang phục: Phù hiệu, cấp hiệu, biển hiệu và đồng phục.
+ Tác phong đi đứng: Thể hiện phong thái lịch thiệp, dáng đi ngay ngắn đàng hoàng, không nhảy lò cò, lúc vội chỉ đi nhanh chứ không chạy.
+ Cách xƣng hô giới thiệu và tiếp chuyện: Xƣng hô phải phù hợp, giới thiệu để tạo sự hòa hợp là hết sức cần thiết, không lạm dụng từ “đồng chí” khi tiếp chuyện.
+ Nói chuyện: Là trao đổi ý kiến về quan điểm, công việc giữa các bên giao tiếp, khi nói chuyện cần chú ý chủ động mở đầu và tranh thủ thời gian gặp gỡ, thăm dò suy nghĩ của đối tƣợng làm việc tránh nói quá lời khi bị kích động, nên tự kiềm chế, không nên nói quá to, giọng nói phù hợp với đối tƣợng nghe.
+ Nghe: Lắng nghe lời ngƣời khác nói, không ngắt lời ngƣời khác khi đang nói, cần tìm thời cơ thích hợp để hƣởng ứng, động viên.
1.3.4.4. Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản
Công tác tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản là nội dung quan trọng trong nghiệp vụ hành chính.