8. Cấu trúc của Luận văn
1.4.1. Lý luận về quản lý sự thay đổi
1.4.1.1. Mục đích, ý nghĩa của quản lý sự thay đổi
Lãnh đạo, quản lý sự thay đổi chính là quá trình chuyển các thành viên từ trạng thái cam kết với mô hình hoạt động cũ sang cam kết với mô hình hoạt động mới.
Mục đích của quản lý sử dụng TBDH theo quan điểm “quản lý sự thay đổi” là cần xác định trạng thái hiện hành và mô tả trạng thái mong đợi của việc quản lý TBDH; xác định khoảng cách giữa hai trạng thái đó để xây dựng lộ trình thực hiện quản lý sự chuyển đổi từ trạng thái hiện hành sang trạng thái mong đợi.
Quản lý sử dụng TBDH theo tiếp cận “quản lý sự thay đổi” sẽ diễn ra theo bốn giai đoạn. Có thể tóm tắt mục đích cụ thể của từng giai đoạn đó như sau:
Trong giai đoạn đầu chuẩn bị cho sự thay đổi: Người quản lý phải nhận diện sự thay đổi, xác định tường minh các đặc điểm của sự thay đổi TBDH: sự thay đổi quản lý sử dụng TBDH sẽ và phải diễn ra là gì; nội dung cụ thể của các khía cạnh của sự thay đổi, mục đích của sự thay đổi; mức độ cần thiết và ảnh hưởng của nó tác động lên hoạt động của nhà trường; cách triển khai và hiệu quả thay đổi nó mang lại cho nhà trường. Nếu không nhận diện chính xác “sự thay đổi” trong quản lý sử dụng TBDH có thể sẽ đi chệch hướng và có thể không bao giờ đến đích. Điều quan trọng là người quản lý phải nhận diện được thói quen
khó thay đổi hay sức ỳ mà giáo viên và nhân viên hỗ trợ mình đang có từ đó phân tích, nắm bắt các trạng thái tâm lý, hỗ trợ, hóa giả chúng “phá vỡ sức ỳ” và dần thay đổi thói quen không phù hợp với yêu cầu đặt ra cho sự thay đổi quản lý sử dụng TBDH mà người quản lý dự định tiến hành và chuẩn bị các điều kiện tối thiểu cho sự thay đổi quản lý sử dụng TBDH. Trọng tâm của giai đoạn này là xác định thực trạng của vấn đề định thay đổi và trả lời cụ thể cho các câu hỏi tại sao phải thay đổi; xây dựng văn hóa tổ chức thích ứng với sự thay đổi.
Giai đoạn 2: Kế hoạch hóa sự thay đổi. Mục đích của giai đoạn này là làm cho mọi người hiểu nội dung, mục đích của sự thay đổi sử dụng TBDH. Để thực hiện kế hoạch hóa sự thay đổi cần phải tiến hành thu thập số liệu, dữ liệu về quản lý sử dụng TBDH rồi tiến hành phân tích để tìm ra các “chiến lược” hay các “dữ kiện” cần thiết cho dự báo. Tiếp đó là tìm kiếm các yếu tố khích lệ, hỗ trợ sự thay đổi.
Giai đoạn 3: Tiến hành sự thay đổi. Cần xem xét và lựa chọn các biện pháp để tiến hành thay đổi phù hợp. Từ đó thống nhất cách làm, cách thức nhận diện sự thay đổi để việc sử dụng TBDH diễn ra theo đúng mong muốn của người quản lý thông qua kế hoạch chỉ đạo thực hiện sự thay đổi. Khi lập kế hoạch chỉ đạo việc thực hiện điều quan trọng là phải bám sát lộ trình đã xác định và có sự điều chỉnh nếu thấy thật sự cần thiết; xác định rõ mục tiêu của sự thay đổi, xác định các yếu tố chính của sự thay đổi cho từng giai đoạn lộ trình; lên danh sách những việc làm và tiến độ phù hợp; dự kiến các biện pháp và dự kiến cách thức duy trì sự thay đổi trong sử dụng TBDH để đạt được mục tiêu dự kiến. Cần dự kiến một số nguồn lực để tăng cường các hoạt động hỗ trợ chủ yếu cho việc tiến hành. Trong bất cứ trường hợp nào cũng phải có phương án dự phòng.
Giai đoạn cuối là cái đích của sự thay đổi, là đánh giá đúng những thay đổi tích cực đã được thực hiện so với mục tiêu dự kiến đặt ra cho “sự thay đổi”. Mục tiêu cuối cùng là duy trì được những mặt tích cực đã đạt được, phát triển bền vững và có điều chỉnh nếu thấy thực sự cần thiết
trình dạy học, việc truyền tải kiến thức tới người học là vô cùng quan trọng, không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn cần linh hoạt kết hợp với trực quan sinh động, thực hành giúp người học dễ dàng tiếp thu kiến thức và hình thành được các kĩ năng ứng dụng vào thực tiễn. Điều đó, cho thấy TBDH có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giáo dục. Trong khi đó, yêu cầu về đổi mới nội dung, phương pháp dạy học tất kéo theo yêu cầu đổi mới về cơ sở vật chất nói chung và thiết bị dạy học nói riêng, đặc biệt là cần có những thay đổi trong hoạt động quản lý việc sử dụng TBDH. Việc thay đổi quản lý sử dụng TBDH sẽ có tác động trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động dạy và học. Vì vậy, yêu cầu có sự thay đổi trong quản lý sử dụng TBDH để tạo nên bước đột phá trong việc phát huy tối đa vai trò của TBDH trong quá trình dạy học.
1.4.1.2. Hoạch định sự thay đổi
Hoạch định sự thay đổi là tiến trình mà trong đó nhà quản lý xác định và lựa chọn những mục tiêu của sự thay đổi và vạch ra những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Hoạch định giúp định hướng các chức năng quản lý: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra; đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Đồng thời, đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi.
Nội dung hoạch định sự thay đổi cần xác định được những vấn đề sau: - Xác định được đối tượng thay đổi: Nhà quản lý cần đưa ra câu trả lời cho các vấn đề: Nếu phải thay đổi thì thay đổi ở phạm vi nhỏ rồi mở rộng dần hay bắt đầu luôn ở phạm vi lớn? Nếu là thay đổi thử nghiệm thì nên bắt đầu ở bộ phận nào? Bộ phận đang gặp khó khăn hay bộ phận đang hoạt động tốt?; Nơi nào có môi trường tốt nhất cho thử nghiệm sự thay đổi?; bộ phận nào có tính đại diện cao nhất để có thể thử nghiệm?
- Xác định phương thức tiến hành thay đổi: Thay đổi căn bản hay chỉ là sự cải tiến những cái đang có? Cần thay đổi với mỗi bộ phận ở mức độ nào? Các bộ phận cần thay đổi có đáp ứng được cách thức thay đổi đó hay không?
- Xác định người điều hành, người thực hiện, người liên quan đến sự thay đổi - Xác định thời điểm tiến hành sự thay đổi: Thay đổi khi nào? Thời điểm thay đổi đó có thích hợp hay không?
- Xác định tính công khai của sự thay đổi: Vấn đề đặt ra: sẽ thông báo về sự thay đổi với ai, bao giờ và mức độ nào?
- Tiến độ thực hiện sự thay đổi sẽ căn cứ vào các yếu tố sau: Thời gian cần thiết cho việc lập kế hoạch thay đổi; tiến độ thay đổi; thời gian cần thiết để tiếp thu cái mới và sửa chữa sai sót (nếu có).
- Xác định các giải pháp cần thiết: Các giải pháp khuyến khích các lực lượng thúc đẩy; các giải pháp và vượt qua các cản trở đối với sự thay đổi; các giải pháp đảm bảo tiến trình thay đổi đi đến thành công.
Các bước trong quy trình hoạch định sự thay đổi: - Xây dựng sứ mệnh và tầm nhìn.
- Phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. - Hình thành các mục tiêu chung.
- Tạo lập và chọn lựa các chiến lược. - Phân bổ các nguồn lực để tạo mục tiêu.
1.4.1.3. Quy trình quản lý sự thay đổi
Thông thường quy trình quản lý sự thay đổi trải qua 3 giai đoạn chính: - Giai đoạn “Rã đông” là giai đoạn chuẩn bị về tinh thần của các thành viên cho tiến trình thay đổi. Ở giai đoạn này cần chuẩn bị cho đội ngũ thay đổi về các mặt thái độ, kiến thức, kĩ năng.
- Giai đoạn 2: Tiến hành sự thay đổi. Giai đoạn này dài ngắn tùy thuộc vào nhiều yếu tố như “sức ỳ” của nhân viên, trình độ “văn hóa tổ chức”… đặc biệt là năng lực quản lý sự thay đổi của chính đội ngũ cán bộ quản lý của đơn vị đó.
- Giai đoạn 3: Đạt được “trạng thái mong đợi”, “tái định hình” khi sự thay đổi xảy ra, “định hình” niềm tin, cách làm việc mới để thích ứng với sự thay đổi đạt được.
Chuẩn bị sự thay đổi; Kế hoạch hóa sự thay đổi; Tiến hành sự thay đổi và cuối cùng là đánh giá, duy trì những kết quả đạt được của sự thay đổi. Bốn giai đoạn đó được cụ thể hóa thành 11 bước nhỏ. Cụ thể như sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị sự thay đổi
- Bước 1: Nhận diện sự thay đổi, làm cho cán bộ quản lý, nhân viên cơ sở hiểu đúng mục đích, nội dung sự thay đổi, tránh nhiễu không cần thiết.
Người quản lý trước hết phải nhận diện được sự thay đổi sẽ hoặc diễn ra ở tổ chức mình là gì, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi, mục đích của sự thay đổi đó là gì, mức độ cần thiết và ảnh hưởng của sự thay đổi sẽ tác động lên hoạt động của đơn vị như thế nào, cách thức triển khai cũng như hiệu quả thực tế sẽ đem lại cho tổ chức là gì. Đây là giai đoạn quan trọng bởi nếu không nhận diện chính xác sự thay đổi thì việc quản lý sự thay đổi có thể sẽ đi chệch hướng và có thể không bao giờ đạt được hiệu quả mong muốn.
- Bước 2: Chuẩn bị cho sự thay đổi
Trong việc chuẩn bị cho sự thay đổi cần lưu ý đến các vấn đề có thể gặp phải là:
+ Sự cản trở về cán bộ/ nguồn nhân lực có khả năng thực hiện sự thay đổi do tính bảo thủ và sức ỳ quá lớn.
+ Thiếu hệ thống thông tin, nguồn lực tối thiểu cho sự thay đổi
+ Thiếu kinh nghiệm, chuyên môn quản lý “cái mới” hay thiếu tính đồng bộ trong nhận thức dẫn đến việc triển khai khó khăn.
Quan trọng là, người quản lý phải nhận diện được những thói quen khó thay đổi hay sức ỳ mà các thành viên mình đang có, đồng thời biết phân tích tâm lý hay nắm bắt các trạng thái tâm lý của họ khi thực hiện sự thay đổi từ đó định hình biện pháp để giải quyết những khó khăn đó.
Giai đoạn 2: Kế hoạch hóa sự thay đổi
- Bước 3: Thu thập số liệu, dữ liệu
Trước hết nhà quản lý cần có đầy đủ thông tin về “sự thay đổi”. Cần tiến hành phân tích “SWOT” (Mặt mạnh/ Yếu của tổ chức; Thời cơ/ Thách thức của
bối cảnh). Xác định trạng thái hiện hành của đơn vị mà mình quản lý về văn hóa của tổ chức, sự sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, điều kiện nguồn lực hiện có …. từ đó, tìm ra chiến lược thay đổi phù hợp.
- Bước 4: Tìm các yếu tố khích lệ, hỗ trợ “sự thay đổi”
Yếu tố khích lệ, hỗ trợ lớn nhất khi tiến hành một thay đổi nào đó là sự đồng thuận của tất cả các thành viên liên quan. Để có sự đồng thuận đòi hỏi các nhà quản lý cần làm tốt công tác truyền thông. Các nhà quản lý phải tạo ra được “văn hóa thích ứng”cho đội ngũ, phải xây dựng đơn vị mình thành “tổ chức biết học hỏi” ở đó: các bộ phận/ cá nhân trong tổ chức được phân công quyền rộng rãi; lãnh đạo/ quản lý theo tư tưởng công khai, dân chủ hóa; mọi người đều thấm nhuần chức năng nhiệm vụ của bản thân từ đó tự nguyện và tự giác thực hiện.
- Bước 5: Xác định mục tiêu cụ thể cho các bước quản lý sự thay đổi
Thông thường mục tiêu cụ thể trong giai đoạn đầu của sự thay đổi là “phá vỡ sức ỳ” và thay đổi dẫn thói quen phù hợp với yêu cầu đặt ra cho sự thay đổi. Tiếp đến cần làm cho mọi người hiểu nội dung và mục đích của sự thay đổi; sau đó là thống nhất cách làm và cách thức nhận diện sự thay đổi diễn ra theo đúng mong muốn của nhà quản lý. Cuối cùng là đánh giá đúng những “sự thay đổi”
tích cực đã đạt được so với mục tiêu dự kiến đặt ra cho “sự thay đổi”. Mục tiêu cuối cùng là duy trì được những mặt tích cực đã đạt được của sự thay đổi hay duy trì cho được “sự thay đổi” đã diễn ra tiếp tục bền vững.
- Bước 6: Xác định trọng tâm của các mục tiêu.
Cần phải đặt trọng tâm cho mục tiêu, cho từng giai đoạn “thay đổi”. Trọng tâm của bước chuẩn bị sự thay đổi là phá vỡ “sức ỳ” của thói quen bảo thủ; trọng tâm của giai đoạn triển khai sự thay đổi là chọn đúng việc mà làm và đúng cách việc đã chọn; trọng tâm của giai đoạn cuối là đánh giá đúng sự thay đổi đã diễn ra và hiệu quả của chúng.
Giai đoạn 3: Tiến hành sự thay đổi - Bước 7: Xem xét các biện pháp
Thông thường, khi chỉ đạo sự thay đổi nhà quản lý thường sử dụng một số giải pháp sau:
+ Động viên, khuyến khích tinh thần, vật chất, hoặc kết hợp cả hai
+ Hướng dẫn, chỉ đạo sát sao, đặt ra yêu cầu cụ thể đối với từng giáo viên tham gia vào sự thay đổi
+ Cung cấp, hỗ trợ các điều kiện, nguồn lực
+ Đánh giá kịp thời, khách quan mức độ thực thực hiện các nội dung và chỉ tiêu đã đề ra cho từng hoạt đông, giai đoạn.
+ Khen chê, thưởng phạt kịp thời, công minh.
Vấn đề là đặt trọng số vào giải pháp nào trong điều kiện và bối cảnh của nhà trường để phù hợp với giai đoạn phát triển hiện thời của trường mình.
- Bước 8: Lựa chọn các biện pháp
Việc lựa chọn các biện pháp thích hợp luôn luôn là vấn đề khó. Trong quản lý sự thay đổi, không thể nói biện pháp nào là tốt nhất vì sự thay đổi bao giờ cũng chứa những yếu tố bất định. Vì vậy, biện pháp tối ưu là biện pháp phù hợp với hoàn cảnh cụ thể và khả năng của nhà quản lý. Cũng cần lưu ý tính “động” khi lựa chọn các biện pháp tối ưu.
- Bước 9: Lập kế hoạch chỉ đạo thực hiện
Điều quan trọng khi lập kế hoạch chỉ đạo thực hiện là xác định rõ mục tiêu của sự thay đổi; lên danh sách những việc cần làm, tiến độ, dự kiến các giải pháp, cách thức duy trì “sự thay đổi” để đạt được mục tiêu dự kiến. Việc lập kế hoạch và các thủ tục cần được thực hiện càng sớm càng tốt. Cũng cần phải dự kiến một số nguồn lực để tăng cường các hoạt động hỗ trợ, chủ yếu cho việc tiến hành “sự thay đổi”. Trong bất kì trường hợp nào cũng phải có các phương án dự phòng vì có thể có một số kết quả không ổn định cho dù việc lập kế hoạch là rất tốt.
Giai đoạn 4: Đánh giá, duy trì những kết quả đạt được của sự thay đổi
- Bước 10: Đánh giá thay đổi
xét khi đo lường để thấy được sự tiến bộ và kết quả cụ thể của chương trình thay đổi. Thông thường một kế hoạch của sự thay đổi sẽ được đánh giá trên ba khía cạnh: Mức độ thực hiện; Giá trị thay đổi và mức độ mà thay đổi đó được đưa vào. Đó cũng là căn cứ để định hướng cho kế hoạch thực hiện các nội dung thay đổi tiếp theo.
- Bước 11: Đảm bảo sự tiếp tục đổi mới
Quá trình này xảy ra khi sự thay đổi đã đi vào trạng thái hoạt động mong