2 ;L Chu kỳ kiểm tra dự trữ (ngày)
3.2.2 Cỏc quyết định cơ bản trong quản trị mua hàng
Kế hoạch mua gồm những nội dung cơ bản sau: Xỏc định số lượng, cơ cấu hàng hoỏ
mua; xỏc định tổng trị giỏ hàng hoỏ mua; xỏc định nguồn hàng mua; xỏc định cỏc chớnh sỏch
thời điểm và lụ hàng mua.
a. Xỏc định số lượng, cơ cấu và tổng trị giỏ hàng hoỏ mua
Thụng thường, để tớnh số lượng hàng hoỏ cần mua cú thể dựa vào cụng thức cõn đối. Theo quan điểm logistics, cú thể xỏc định số lượng hàng mua theo cụng thức sau:
M = (B + K + X + H) - (D + N)
Ở đõy, M: Lượng hàng hoỏ cần mua
B : Dự bỏo bỏn
K: Lượng hàng mà khỏch hàng đó đặt hoặc ký hợp đồng
X: Lượng hàng dựng để xỳc tiến
H: Lượng hàng hoỏ hao hụt (nếu cú)
D: Dự trữ hiện cú
N: Lượng hàng hoỏ đó đặt hoặc đó ký hợp đồng với nguồn hàng
Trờn cơ sở tớnh số lượng hàng hoỏ cần mua, dự tớnh giỏ mua, cú thể xỏc định được tổng
trị giỏ hàng hoỏ mua trong thời kỳ kế hoạch nhằm tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu chi phớ vốn mua và cỏc chỉ tiờu khỏc trong kinh doanh. Đồng thời phõn bổ khối lượng, doanh số mua cho từng
thời kỳ, theo từng đơn vị logistics (trạm bỏn buụn, cửa hàng bỏn lẻ ), và cú thể theo đơn vị
nguồn hàng.
b. Quyết định nguồn hàng
Chất lượng cung ứng hàng húa cho khỏch hàng và hiệu quả mua hàng phụ thuộc rất lớn
vào việc xỏc định đỳng nguồn hàng.
b.1. Tầm quan trọng của nguồn hàng
Nguồn hàng là cỏc hóng hoặc cỏ nhõn cung cấp hàng húa cho doanh nghiệp thương mại.
Chọn Nguồn hàng cú tầm quan trọng lớn trong hoạt động Logistics và trong kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.
-Nguồn hàng đảm bảo cung cấp hàng húa với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chớnh xỏc,…đỏp ứng yờu cầu của kinh doanh với chi phớ thấp.
-Chọn nguồn hàng tạo nờn cỏc mối quan hệ chiến lược, thực hiện marketing cỏc mối
quan hệ.
-Chọn nguồn hàng tốt sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, tạo tiền đề cho sự phỏt triển bền vững của doanh nghiệp.
Theo giỏo sư Wibur England thỡ:
“ Một nhà cung cấp đỏng tin cậy là người luụn trung thực và cụng bằng trong quan hệ với khỏch hàng, nhõn viờn và với chớnh bản thõn minh; Họ cú đầy đủ cỏc trang thiết bị,
mỏy múc thớch hợp, cú phương phỏp cụng nghệ tốt để cú thể cung cấp vật tư hàng húa đủ số lượng, đỳng chất lượng, kịp thời hạn với giỏ cả hợp lý; Nhà cung cấp tin cậy cú tỡnh hỡnh tài chớnh lành mạnh, chớnh sỏch quản trị tiờn tiến, linh hoạt, sỏng tạo, khụng ngừng cải tiến quy trỡnh sản xuất cho hoàn thiện hơn, và cuối cựng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta được đỏp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khỏch hàng tốt nhất”
Như vậy, nguồn hàng là tài sản vụ giỏ, một trong những nhõn tố chiến lược của mụi trường vi mụ trong cỏc doanh nghiệp thương mại: 3C+1S (Customer, Competator, Company, Suplier)
b.2. Quỏ trỡnh lựa chọn nguồn hàng
Quỏ trỡnh nghiờn cứu và chọn nguồn hàng cú thể theo sơ đồ của hỡnh 5.1 Giai đoạn thu thập thụng tin
Nguồn dữ liệu bao gồm sơ cấp và thứ cấp. Trước hết cần thu thập thụng tin thứ cấp:
Cỏc bỏo cỏo về tỡnh hỡnh mua và phõn tớch nguồn hàng trong doanh nghiệp, thụng tin trong
cỏc ấn phẩm (niờn giỏm, bản tin thương mại, bỏo, tạp chớ,…), thụng qua những thụng tin xỳc
tiến của cỏc nguồn hàng.
Hỡnh 3.5 Quỏ trỡnh lựa chọn nguồn hàng
Tất nhiờn thụng tin thứ cấp cú thể đó cũ hoặc khụng chớnh xỏc, khụng cú. Và do đú cần
phải cú những dữ liệu sơ cấp thụng qua điều tra khảo sỏt trực tiếp tại cỏc nguồn hàng. Tựy thuộc vào những tiờu chuẩn cần để đỏnh giỏ cỏc nguồn hàng mà tiến hành thu thập những dữ
liệu cần thiết
Giai đoạn đỏnh giỏ, lựa chọn
Trước hết, cần phõn loại cỏc nguồn hàng theo cỏc tiờu thức cơ bản, như theo thành
phần kinh tế, theo vị trớ trong kờnh phõn phối, theo trỡnh độ cụng nghệ,…Mỗi loại nguồn
hàng theo cỏc cỏch phõn loại sẽ cho những đặc điểm nhất định để đỏnh giỏ, lựa chọn
Tiếp theo, cần đỏnh giỏ cỏc nguồn hàng theo cỏc tiờu chuẩn xỏc định. Cỏc tiờu chuẩn
cú thể khỏc nhau tựy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đặc điểm của
cỏc nguồn hàng theo cỏc cỏch phõn loại, nhưng về cơ bản bao gồm những tiờu chuẩn về Sức
mạnh marketing – chất lượng, giỏ cả; Sức mạnh tài chớnh – năng lực vốn kinh doanh, qui
mụ,…; Sức mạnh Logistics - Độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch vụ,…
Để thuận tiện cho việc xếp loại nguồn hàng, cú thể sử dụng mụ hỡnh lượng húa đỏnh
giỏ nguồn hàng Tập hợp
thụng tin Đỏnh giỏ
Tiếp xỳc,
đề nghị Thử nghiệm
Quan hệ lõu dài
Làm lại
Đạt yờu cầu? Cú
Theo mụ hỡnh này, cú thể xếp loại sơ bộ cỏc nguồn hàng theo điểm đỏnh giỏ từ cao đến thấp (Bảng 3.4) Bảng3.4 Vớ dụ về phõn tớch nguồn hàng Xếp loại Cỏc tiờu chuẩn Rất kộm (01) Kộm (12) Khỏ tốt (23) Tốt (3<4) Rất tốt (4) - Khả năng kỹ thuật và sản xuất - Cạnh tranh giỏ - Chất lượng sản phẩm
- Độ tin cậy cung ứng
- Khả năng dịch vụ
4 + 2 + 4 + 2 + 4 = 16
Điểm trung bỡnh: 16/5 =3,2
Ghi chỳ: Nguồn hàng này mạnh trừ 2 tiờu chuẩn. Đại diện mua phải quyết định xem 2 điểm yếu này cú quan trọng khụng. Sẽ phải phõn tớch lại đồng thời sử dụng độ quan trọng đối với 5 tiờu chuẩn.
Giai đoạn tiếp xỳc, đề nghị
Là giai đoạn của quỏ trỡnh trong đú, doanh nghiệp cử cỏn bộ mua thăm nguồn hàng để đưa ra những đề nghị. Những đề nghị này cú tớnh nguyờn tắc thiết lập mối quan hệ mua, bỏn
giữa doanh nghiệp và nguồn hàng về sản phẩm mua, giỏ cả, cỏch thức đặt hàng và cung ứng,
thủ tục và hỡnh thức thanh toỏn,…
Trờn cơ sở những thụng tin sau khi tiếp xỳc với cỏc nguồn hàng, kết hợp với những thụng tin thụng qua giai đoạn đỏnh giỏ, tiến hành xếp loại nguồn hàng theo thứ tự ưu tiờn để
tiến hành cỏc mối quan hệ mua. Giai đoạn thử nghiệm
Sau giai đoạn tiếp xỳc, đề nghị chỉ mới xếp loại được cỏc nguồn hàng cú nhiều tiềm năng nhất, chứ chưa phải là những nguồn hàng chớnh thức quan hệ lõu dài cú tớnh chiến lược, và do đú phải trải qua giai đoạn thử nghiệm.
Giai đoạn thử nghiệm nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định cỏc nguồn hàng cú
đảm bảo đạt được những tiờu chuẩn thụng qua cỏc thương vụ mua bỏn hay khụng. Nếu cỏc
nguồn hàng đạt được những tiờu chuẩn và đảm bảo độ tin cậy cao, cú thể xếp cỏc nguồn
hàng vào quan hệ đối tỏc lõu dài. Nếu cỏc nguồn hàng qua thời gian thử nghiệm khụng đạt được những tiờu chuẩn đặt ra, cần chọn và tiến hành thử nghiệm đối với nguồn hàng tiếp
theo trong danh sỏch những nguồn hàng tiềm năng.
n i i i k d q D 1 Dk: Tổng sốđiểmđỏnh giỏ nguồn hàng k
di: Điểmđỏnh giỏ tiờu chuẩn i của nguồn hàng k (0di10) qi: Độ quan trọng của tiờu chuẩn i (0qi1, qi=1)