Chương 4: QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG HểA CHO KHÁCH
4.2.2- Quỏ trỡnh thựchiện đơn đặt hàngc ủa khỏch hàng trong thương mại bỏn buụn
buụn
Cung ứng hàng hoỏ cho khỏch hàng trong thương mại bỏn buụn được thực hiện thụng qua việc thực hiệnđơn đặt hàng.
Quỏ trỡnh thực hiện đơn đặt hàng là tập hợp cỏc hoạt động cú đặc trưng chu kỳ nhằm cung cấp hàng húa và dịch vụ cho khỏch hàng, đảm bảo thỏa món đơn đặt hàng của khỏch hàng với chi phớ thấp nhất.
Quỏ trỡnh này được thể hiện trờn hỡnh 4.4
Hỡnh 4.4: Quỏ trỡnh thực hiệnđơn đặt hàng bỏn buụn
a- Tập hợp, xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng
Đõy là quỏ trỡnh thu thập, xử lý và truyền tin giữa cỏc bờn mua bỏn nhằm thiết lập
quan hệ mua bỏn theo hỡnh thức phỏp lý nhất định. Nội dung của cụng đoạn này bao gồm 3
cụng tỏc:
a.1- Chuẩn bị đơn hàng và hợp đồng của khỏch hàng:
Tập hợp, xử lý đơn hàng Xõy dựng chương trỡnh giao hàng Chuẩn bị giao hàng Giao hàng Thụng bỏo, kiểm tra, đỏnh giỏ
Đõy là hoạt động truyền tin những yờu cầu của khỏch hàng về sản phẩm và dịch vụ cho người bỏn. Nội dung cú thể là: hoàn thiện hỡnh thức đặt hàng, yờu cầu người bỏn cung
cấp những thụng tin cần thiết để chuẩn bị đơn hàng.
a.2- Chuyển đơn hàng hoặc yờu cầu về hợp đồng của khỏch hàng:
Bao gồm việc chuyển yờu cầu đặt hàng từ điểm tiếp nhận đến nơi xử lý đơn hàng. Cú 2 phương phỏp chuyển đơn đặt hàng: bằng sức người, và bằng điện tử. Sử dụng sức người
thỡ tốc độ chậm, nhưng đỡ tốn chi phớ. Sử dụng điện tử thụng qua hệ thống điện thoại, Fax,
mạng vi tớnh. ..;đơn đặt hàng được chuyển nhanh, độ tin cậy cao, chớnh xỏc, nhưng tất nhiờn là tốn chi phớ.
a.3- Xử lý đơn đặt hàng:
Bao gồm cỏc hoạt động như, kiểm tra độ chớnh xỏc của thụng tin đơn hàng về số lượng, cơ cấu, giỏ cả; kiểm tra khả năng dự trữ; chuẩn bị những tài liệu, văn kiện từ chối
(nếu cần); kiểm tra tỡnh trạng tớn dụng của khỏch hàng; sao chộp thụng tin về đơn đặt hàng nếu thấy cần thiết.
b- Xõy dựng chương trỡnh giao hàng
Chương trỡnh giao hàng là bản thuyết minh cỏc hoạt động hoặc cỏc bước cần thiết để
thực hiện kế hoạch logistics, hợp đồng mua bỏn, đơn đặt hàng của khỏch hàng với chi phớ
thấp nhất.
Căn cứ để xõy dựng chương trỡnh giao hàng:
- Kết quả xử lý đơn hàng và hợp đồng, phõn tớch tỡnh hỡnh bỏn buụn hàng hoỏ - Phõn tớch tỡnh hỡnh dự trữ hàng hoỏ và nguồn hàng.
- Khả năng vận chuyển hàng hoỏ của doanh nghiệp
c- Chuẩn bị giao hàng
Trờn cơ sở chương trỡnh giao hàng, phải tiến hành cụng tỏc chuẩn bị giao hàng. Nội
dung chuẩn bị giao hàng bao gồm:
- Chuẩn bị nguồn cung cấp hàng hoỏ cho khỏch hàng: Xỏc định vị trớ kho phỏt hàng.
Trong trường hợp cung cấp hàng hoỏ từ nguồn hàng, phải tiến hành đặt hàng hoặc ký hợp đồng mua hàng với nguồn hàng. Phải khẩn trương xỳc tiến việc mua hàng để trỏnh chậm trễ
trong việcc giao hàng cho khỏch hàng.
- Chuẩn bị lụ hàng: Việc chuẩn bị cỏc lụ hàng để giao được thực hiện trong cỏc kho
hàng hoỏ. Chuẩn bị lụ hàng chiếm tỷ lệ thời gian khỏ lớn, do đú, phải nõng cao năng suất và
cơ giới hoỏ cỏc cụng tỏc chuẩn bị hàng hoỏ ở kho.
- Chuẩn bị phương tiện giao hàng: bao gồm chuẩn bị phương tiện vận tải, chất xếp,
tiến hành ký hợp đồng hoặc đặt hàng vận chuyển hàng hoỏ với cỏc đơn vị vận tải
- Chuẩn bị giấy tờ: Phải chuẩn bị đầy đủ cỏc chứng từ hợp lệ, thuận tiện cho quỏ trỡnh vận chuyển và giao nhận hàng hoỏ, bao gồm: hoỏ đơn, giấy phộp vận chuyển, giấy đảm bảo
chất lượng,. ...
- Chuẩn bị lao động: chuẩn bị lao động chất xếp, lao động bảo vệ hàng hoỏ và giao hàng nếu cần thiết.
d- Tiến hành giao hàng
Tuỳ thuộc vào phương phỏp bỏn hàng, việc giao hàng được tiến hành ở kho người bỏn
hoặc cơ sở logistics của người mua. Nếu giao hàng tại cơ sở logistics của người mua, người
bỏn phải đảm nhiệm cụng tỏc tổ chức vận chuyển hàng hoỏ và phải thực hiện quỏ trỡnh nghiệp vụ vận chuyển. Cạnh tranh trong kinh doanh thương mại đũi hỏi người bỏn phải đảm
nhiệm cụng tỏc vận chuyển với chi phớ hạ, tốc độ nhanh và ổn định.
Quỏ trỡnh giao hàng phải thực hiện đỳng những cam kết với khỏch hàng, đặc biệt là cam kết về địa điểm và thời gian giao hàng.
e- Thụng bỏo và kiểm tra tỡnh hỡnh giao hàng
Đõy là hoạt động cuối cựng trong quỏ trỡnh thực hiện đơn đặt hàng, nú cam kết rằng
một dịch vụ khỏch hàng tốt đó được cung ứng thụng qua việc duy trỡ thụng tin cho khỏch hàng về bất cứ sự chậm trễ nào trong quỏ trỡnh đặt hàng hoặc giao đơn đặt hàng. Cụ thể nú
bao gồm: (1) theo dừi đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ thực hiện đơn đặt hàng; (2) thụng tin tới khỏch hàng tiến trỡnh thực hiện đơn đặt hàng. Đõy là hoạt động kiểm tra và nú khụng ảnh hưởng đến tổng thời gian để thực hiện đơn đặt hàng.