1- Hàng cú bao bỡ 2 Hàng khụng bao bỡ
1.2- Giao nhận nguyờn đai kiện
1.1a 1.1b
Hỡnh 6.1: Sơ đồ tổng quỏt quỏ trỡnh nghiệp vụ kho
Ghi chỳ:
1- Hàng cú bao bỡ 2- Hàng khụng bao bỡ 2- Hàng khụng bao bỡ
1.1- Giao nhận theo số lượng, chất lượng hàng hoỏ cụ thể lượng hàng hoỏ cụ thể
1.2- Giao nhận nguyờn đai kiện
1.1a- Hàng phải qua kiểm tra đỏnh
giỏ chất lượng chi tiết
1.1b- Hàng chỉ kiểm tra một số chỉ
tiờu cảm quan bờn ngoài Kiểm tra bao bỡ, số
lượng hàng theo đơn
vị bao bỡ
Kiểm tra số lượng theo đơn vị hàng hoỏ,
cơ cấu chủng loại,
kiểm tra chất lượng cảm quan Kiểm tra, đỏnh giỏ chất lượng Làm chứng từ nhập hàng Chất xếp hàng hoỏ vào vị trớ bảo quản
Chăm súc, giữ gỡn hàng hoỏ Lập biờn bản Xỏc định vị trớ phõn bố hàng hoỏ Quản lý nhiệt độ, độ ẩm Vệ sinh sỏt trựng ở kho Phũng chống chỏy, bóo lũ, phũng gian Giỏm sỏt chất lượng hàng Chuẩn bị phỏt hàng Giao hàng Xõy dựng kế hoạch phỏt hàng Quyết định tiếp nhận Từ chối tiếp nhận Xử lý Kiểm tra lần cuối số lượng hàng hoỏ Kiểm tra cỏc điều kiện giao hàng Kế hoạch nhập và chuẩn bị nhập hàng
- Phải đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chúng và chớnh xỏc.
Yờu cầu này nhằm tiết kiệm thời gian hàng hoỏ dừng lại ở cụng đoạn tiếp nhận, do đú
giải phúng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chúng đưa hàng hoỏ vào nơi bảo quản. Tớnh
kịp thời và nhanh chúng khụng được làm ảnh hưởng đến tớnh chớnh xỏc trong việc kiểm tra
số lượng và chất lượng hàng hoỏ. a.2- Nội dung tiếp nhận hàng
Cụng đoạn tiếp nhận hàng ở kho bao gồm: tiếp nhận số lượng, tiếp nhận chất lượng,
và làm chứng từ nhập hàng.
Tiếp nhận số lượng
là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hoỏ thực nhập và xỏc định trỏch nhiệm vật chất giữa cỏc bờn trong việc giao nhận hàng hoỏ về mặt lượng.
Chế độ, kỹ thuật tiếp nhận, phương phỏp, thời hạn, cỏc thủ tục tiếp nhận...sẽ khỏc nhau
tuỳ thuộc vào vị trớ tiếp nhận, phương tiện vận tải, đặc điểm của bao bỡ, tớnh chất của hàng
hoỏ... đó được qui định trong trong cỏc văn bản phỏp lý.
Tiếp nhận hàng hoỏ cú thể bao gồm 2 bước:
- Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận theo đơn vị bao bỡ hàng hoỏ bằng phương phỏp đếm số lượng cỏc đơn vị bao bỡ chứa lượng hàng hoỏ tiờu chuẩn để xỏc định tổng lượng hàng hoỏ. Tiếp nhận sơ bộ nhằm giải phúng nhanh phương tiện vận tải chờ bốc dỡ. Tiếp nhận sơ bộ
chỉ trong trường hợp hàng hoỏ đựng trong bao bỡ tiờu chuẩn nguyờn vẹn, khụng bị dập vỡ,
khụng cú dấu hiệu mất an toàn. Kết thỳc tiếp nhận sơ bộ, trỏch nhiệm vật chất về hàng hoỏ vẫn chưa chuyển giao cho bờn nhận.
- Tiếp nhận chi tiết: ỏp dụng trong trường hợp hàng hoỏ đó qua tiếp nhận sơ bộ, hoặc
hàng hoỏ khụng cú bao bỡ, bao bỡ khụng an toàn. Tiếp nhận chi tiết theo đơn vị hàng hoỏ bằng cỏc phương phỏp và đơn vị đo lường hợp phỏp của nhà nước. Tiếp nhận chi tiết cú thể được tiến hành trờn mẫu đại diện, thường là từ 15 -20% qyi mụ lụ hàng. Sau khi tiếp nhận
chi tiết, trỏch nhiệm vật chất về mặt lượng của hàng hoỏ được chuyển giao cho bờn nhận
hàng.
Tuy nhiờn, tuỳ thuộc vào cam kết giữa cỏc bờn mà hàng hoỏ chỉ cần qua bước tiếp
nhận sơ bộ nguyờn đai kiện rồi chuyển vào kho mà khụng cần qua bước tiếp nhận chi tiết.
Trong quỏ trỡnh tiếp nhận, nếu phỏt hiện hàng hoỏ thừa hoặc thiếu, phải lập biờn bản để qui trỏch nhiệm vật chất.
Tiếp nhận chất lượng hàng hoỏ
Bao gồm cỏc mặt cụng tỏc nhằm kiểm tra tỡnh trạng chất lượng hàng hoỏ thực nhập và xỏc định trỏch nhiệm vật chất giữa cỏc bờn giao nhận về tỡnh trạng khụng đảm bảo chất lượng của hàng hoỏ nhập kho.
“Chất lượng hàng hoỏ là khả năng hàng hoỏ thực hiện những chức năng của mỡnh; chất lượng hàng hoỏ bao gồm độ bền, độ tin cậy, độ chớnh xỏc, dễ vận hành và sửa chữa, và cỏc
đặc tớnh giỏ trị khỏc”. Cỏc đặc tớnh chất lượng hàng hoỏ được đo lường bằng cỏc chỉ tiờu khỏc nhau, nhưng chủ yếu là cỏc chỉ tiờu lý, hoỏ, sinh, và cỏc chỉ tiờu cảm quan.
Tiếp nhận chất lượng hàng hoỏ phải căn cứ vào cỏc văn bản cú tớnh phỏp lý, như: hợp đồng, cỏc văn bản tiờu chuẩn về chất lượng hàng hoỏ, chế độ qui định tiếp nhận hàng hoỏ;
đồng thời phải căn cứ vào cỏc chứng từ đi kốm như hoỏ đơn, giấy đảm bảo chất lượng,...
Tiếp nhận chất lượng hàng hoỏ phải tiến hành theo cỏc bước sau:
- Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng khụng thể tiến hành đối với toàn bộ lụ hàng được, do đú phải lấy mẫu để kiểm tra. Mẫu kiểm tra phải được
lấy theo phương phỏp khoa học theo qui định hoặc đó thoả thuận giữa cỏc bờn. Mẫu kiểm
tra phải được đỏnh dấu hoặc niờm phong cú gắn nhón hiệu kốm chữ ký của những người
tham gia tiếp nhận, đồng thời phải lập biờn bản lấy mẫu. Mẫu lựa chọn để kiểm tra phải được bảo quản cẩn thận cho tới khi tiếp nhận xong và khụng cú sự tranh chấp giữa cỏc bờn nữa.
- Thứ hai, phải xỏc định phương phỏp kiểm tra và đỏnh giỏ chất lượng. Tuỳ thuộc vào
đặc điểm hàng hoỏ, những qui định và sự thoả thuận giữa cỏc bờn mà cú thể sử dụng phương phỏp kiểm tra thớch hợp. Cú 2 phương phỏp kiểm tra chủ yếu: phương phỏp cảm quan và phương phỏp phõn tớch thớ nghiệm.
Phương phỏp cảm quan là phương phỏp sử dụng cỏc giỏc quan của con người để kiểm
tra chất lượng. Cỏc chỉ tiờu cảm quan thường là: màu sắc, mựi vị, õm thanh độ cứng,... Phương phỏp này cú ưu điểm là: đơn giản, nhanh chúng, rẻ tiền, thiết bị dụng cụ khụng
phức tạp, và trong một số trường hợp, phải dựng chỉ tiờu cảm quan mới đỏnh giỏ chất lượng
tổng hợp một cỏch chớnh xỏc như cỏc loại hàng kớch thớch,... Nhược điểm của phương phỏp
này là thiếu chớnh xỏc, thiếu khỏch quan, phụ thuộc vào trỡnh độ cảm quan và cỏc yếu tố tõm
sinh lý của người kiểm tra.
Phương phỏp phõn tớch thớ nghiệm là phương phỏp sử dụng cỏc thiết bị phõn tớch trong
phũng thớ nghiệm để xỏc định cỏc chỉ tiờu chất lượng về lý, hoỏ, sinh,... Yờu cầu quan trọng
của phương phỏp này là phải cú những thiết bị cú độ chớnh xỏc cao. Ưu điểm của phõn phối
này là kiểm tra chớnh xỏc và khỏch quan chất lượng hàng hoỏ. Nhược điểm của phương phỏp này là đũi hỏi phải cú thiết bị phức tạp, thời gian để phõn tớch lõu. Ngày nay, do phỏt triển của khoa học kỹ thuật, cỏc thiết bị phõn tớch trở nờn tinh vi, đảm bảo kiểm tra nhanh mà vẫn đảm bảo độ chớnh xỏc cao
Đối với phương phỏp kiểm tra cảm quan, phải sử dụng phương phỏp cho điểm để đỏnh
giỏ chất lượng; cũn đối với phương phỏp phõn tớch thớ nghiệm, việc đỏnh giỏ dựa trờn cơ sở
kết quả phõn tớch định lượng.
Thời gian tiếp nhận chất lượng hàng hoỏ khụng được vượt quỏ giới hạn qui định. Thời
gian tiếp nhận tuỳ thuộc vào tớnh chất hàng hoỏ, khoảng cỏch giữa nơi giao và nơi nhận, điều kiện giao thụng vận tải, phương thức giao nhận,...
- Trong quỏ trỡnh kiểm tra và đỏnh giỏ, nếu phỏt hiện thấy chất lượng hàng hoỏ khụng
đảm bảo tiờu chuẩn và cỏc cam kết, bao bỡ và hàng hoỏ khụng đỳng qui cỏch, phải lập biờn bản về tỡnh trạng chất lượng cú mặt bờn giao hàng hoặc cơ quan giỏm định chất lượng hàng hoỏ.
Hàng hoỏ khụng đảm bảo chất lượng phải xử lý theo những qui định của phỏp luật và sự thoả thuận giữa cỏc bờn. Nguyờn tắc xử lý là: phỏp lý, thoả thuận, và giảm chi phớ cho cả
cỏc bờn.
Làm chứng từ nhận hàng bao gồm những cụng tỏc nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hoỏ và tiến hành hạch toỏn nghiệp vụ nhập hàng.
Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoỏ, nếu lụ hàng đảm bảo thỡ người nhận
hàng (thủ kho) ký vào hoỏ đơn giao hàng và kết thỳc việc nhận hàng. Trường hợp hàng hoỏ
khụng đảm bảo số lượng và chất lượng hoặc khụng cú chứng từ đi kốm thỡ phải tiến hành lập biờn bản và tuỳ theo tỡnh hỡnh cụ thể để xử lý.
Sau khi tiếp nhận, phải tiến hành hạch toỏn nghiệp vụ nhập hàng vào kho. Mỗi một lụ
hàng nhập kho phải ghi sổ theo dừi tỡnh hỡnh nhập hàng, đồng thời phải ghi chộp số liệu
hàng nhập vào trong thẻ kho để nắm được tỡnh hỡnh nhập xuất và tồn kho.
b- Nghiệp vụ bảo quản hàng hoỏ ở kho
b.1- Yờu cầu đối với nghiệp vụ bảo quản
Bảo quản hàng hoỏ là hệ thống cỏc mặt cụng tỏc nhằm đảm bảo giữ gỡn nguyờn vẹn số lượng và chất lượng hàng hoỏ trong quỏ trỡnh dự trữ, tận dụng đến mức cao nhất diện tớch và dung tớch kho, nõng cao năng suất thiết bị và lao động kho.
Trong toàn bộ quỏ trỡnh nghiệp vụ kho, bảo quản hàng hoỏ là cụng đoạn nghiệp vụ cơ
bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng cụng tỏc kho, thực hiện tốt chức năng cơ bản
của kho hàng hoỏ; cụng đọan nghiệp vụ này cú ảnh hưởng rừ rệt đến chất lượng của cụng đoạn nghiệp vụ tiếp nhận và phỏt hàng, thực hiện mục tiờu của quỏ trỡnh nghiệp vụ kho.
Cụng đoạn nghiệp vụ bảo quản hàng hoỏ ở kho phải thực hiện những yờu cầu sau:
- Phải giữ gỡn tốt số lượng và chất lượng hàng hoỏ bảo quản ở kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hoỏ ở kho;
- Tận dụng diện tớch và dung tớch kho, nõng cao năng suất cỏc loại thiết bị và lao động kho;
- Tạo điều kiện để thực hiện tốt nhất quỏ trỡnh nghiệp vụ kho.
Quỏ trỡnh bảo quản hàng hoỏ ở kho bao gồm 3 mạt cụng tỏc cơ bản: Phõn bố và chất
xếp hàng hoỏ ở kho; Chăm súc và giữ gỡn hàng hoỏ bảo quản ở kho; Quản trị định mức hao hụt hàng hoỏ ở kho.
b.2- Phõn bố và chất xếp hàng hoỏ ở kho
Phõn bố và chất xếp hàng hoỏ ở kho là sự qui hoạch vị trớ của hàng hoỏ bảo quản, là phương phỏp để hàng hoỏ tại những nơi qui định thớch hợp với đặc điểm, tớnh chất hàng hoỏ, kho, bao bỡ và thiết bị kho.
Phõn bố và chất xếp hàng hoỏ hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản
hàng hoỏ, tiếp nhận và phỏt hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tớch và dung tớch kho hàng hoỏ.
Nguyờn tắc của phõn bố và chất xếp hàng hoỏ: Phải theo khu vực và theo loại hàng, trỏnh ảnh hưởng cú hại lẫn nhau giữa cỏc loại hàng hoỏ và mụi trường bảo quản và bố trớ lõn
cận những hàng hoỏ cú liờn quan với nhau trong tiờu dựng; đảm bảo trật tự và vệ sinh- dễ
thấy, dễ lấy, dễ kiểm kờ hàng hoỏ; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng hoỏ.
Cú nghĩa những hàng hoỏ giống nhau về điều kiện và kỹ thuật bảo quản thỡ cú thể bảo
phẩm mà ảnh hưởng cú hại lẫn nhau tuy rằng cú cựng điều kiện bảo quản, thỡ cần phải để cỏch ly nhau như chố, thuốc lỏ,. ..
Do những hàng hoỏ cú liờn quan trong tiờu dựng thường được phỏt trong cựng một lụ hàng, cho nờn để thuận tiện cho phỏt hàng, cần được bố trớ gần nhau.
Yờu cầu chung trong phõn bố và chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến hành cỏc nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hoỏ và phương tiện; bảo đảm tiết kiệm
sức lao động, giảm chi phớ, khụng ngừng nõng cao năng suất lao động, tận dụng sức chứa
của kho, cụng suất thiết bị
Những căn cứ để tiến hành phõn bố và chất xếp: Tớnh chất, đặc điểm của hàng hoỏ, kho và thiết bị; cỏc phương phỏp và điều kiện kỹ thuật bảo quản hàng hoỏ; điều kiện khớ hậu
khu vực kho; cỏc tiờu chuẩn và định mức kinh tế - kỹ thuật đối với con người, hàng hoỏ và thiết bị.
Nội dung của phõn bố và chất xếp hàng hoỏ trong kho:
1/ Phõn loại hàng hoỏ bảo quản theo cỏc đặc trưng kinh tế và kỹ thuật:
Những đặc trưng kinh tế đối với hàng hoỏ bảo quản bao gồm: qui mụ lưu chuyển và dự trữ hàng hoỏ, tốc độ chu chuyển hàng hoỏ, tớnh liờn quan trong tiờu dựng hàng hoỏ. Những hàng hoỏ cú tốc độ chu chuyển nhanh, cường độ xuất nhập cao sẽ được phõn bố ở
những vị trớ thuận tiện cho di chuyển và xếp dỡ; những hàng hoỏ cú liờn quan trong tiờu
dựng được bố trớ lõn cận nhau,. ..
Những đặc trưng kỹ thuật đối với hàng hoỏ: tớnh chất và đặc điểm thương phẩm của
hàng hoỏ.
2/ Xỏc định cỏc phương phỏp chất xếp hàng hoỏ trong kho:
Phương phỏp chất xếp là cỏch thức để hàng tại những vị trớ bảo quản hàng hoỏ. Mỗi
loại hàng hoỏ khỏc nhau với những tớnh chất và bao bỡ khỏc nhau cú thể ỏp dụng cỏc phương
phỏp chất xếp khỏc nhau. Mỗi loại phương phỏp chất xếp cú những ưu và nhược điểm nhất định, và cú tải trọng chất xếp trờn một đơn vị diện tớch khỏc nhau. Cú 3 phương phỏp chất
xếp phổ biến:
- Phương phỏp đổ đống: Thường ỏp dụng đối với những hàng hoỏ ở dạng hạt rời và khụng cú bao bỡ.
Ưu điểm của phương phỏp này là: Sử dụng triệt để diện tớch và dung tớch nhà kho, đỡ
tốn chi phớ bao bỡ trong quỏ trỡnh bảo quản hàng hoỏ tại kho.
Nhược điểm: Cần phải cú thiết bị ngăn ụ phức tạp, khú khăn cho quỏ trỡnh di chuyển hàng hoỏ trong kho, đặc biệt là những kho chưa được cơ giới hoỏ; khú kiểm tra, phỏt hiện
hàng hoỏ bị hư hỏng, kộm chất lượng.
- Phương phỏp xếp trờn giàn, giỏ, bục, tủ: Thường ỏp dụng để chất xếp những hàng
hoỏ đó mở bao, hàng lẻ, hàng xuất cũn thừa,hoặc hàng cần bảo quản trờn giỏ tủ chuyờn dựng.
Ưu điểm của phương phỏp này: Cú chiều cao chất xếp lớn, đảm bảo tớnh chớnh xỏc của
quỏ trỡnh cụng nghệ kho, thuận tiện cho cơ giới hoỏ kho.
Nhược điểm: Giỏ trị của cỏc thiết bị chứa đựng khỏ cao, hệ số sử dụng diện tớch và dung tớch khụng lớn, phải cú cỏc thiết bị xếp dỡ phức tạp, nhất là khi chiều cao chất xếp lớn.
nguyờn bao, nguyờn kiện.
Ưu điểm: Đảm bảo tớnh trật tự của cỏc chồng hàng, cú thể sử dụng tốt diện tớch, dung
tớch nhà kho khi bao bỡ đảm bảo; thuận tiện cho cụng tỏc xuất nhập, kiểm kờ, kiểm tra và bảo quản hàng hoỏ.
Nhược điểm: Khụng thật sử dụng triệt để dung tớch nhà kho, kộm an toàn cho con
người và hàng hoỏ.
Phương phỏp xếp thành chồng hiện nay được ỏp dụng phổ biến ở nước ta. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng hoỏ, mà cú cỏc loại hỡnh chất xếp thành chồng: chồng hỡnh vuụng, hỡnh chữ nhật và hỡnh chúp. Xếp chồng hỡnh chúp ỏp dụng cho cỏc loại hàng đúng bao như
muối, đường, gạo đỗ,. ..;xếp theo hỡnh chữ nhật và hỡnh vuụng ỏp dụng khi bao bỡ chắc
chắn. Xếp chồng hỡnh chữ nhật cú 6 kiểu: 1- Xếp thẳng thành chồng; 2- Xếp cỏch vỏn thành chồng; 3- Xếp đứng thành chồng; 4- Xếp chộo thành chồng (kiểu chữ thập); 5- Xếp ngược
thành chồng; và 6- Xếp miệng giếng thành chồng.
Dựa vào cỏc phương phỏp chất xếp và đặc điểm của hàng hoỏ, xỏc định tiờu chuẩn
chất xếp trờn một đơn vị diện tớch bảo quản.
3/ Tớnh toỏn diện tớch bảo quản:
Trờn cơ sở qui mụ hàng hoỏ nhập kho và tiờu chuẩn chứa hàng trờn một đơn vị diện
tớch, cú thể xỏc định được diện tớch cần thiết để bảo quản hàng hoỏ.