Phần 1 Mở đầu
2.1.7.2Phân tích công việc
2.1 Cơ sở lý luận
2.1.7.2Phân tích công việc
- Khái niệm:
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
- Các phương pháp phân tích công việc:
+ Bảng câu hỏi: Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, bộ phận nhân lực sẽ có những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong đơn vị.
+ Quan sát: Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy những công việc không mang tính chất tình huống.
+ Phỏng vấn: Phỏng vấn dùng để lấy thông tin trong công việc hoặc cần làm sáng tỏ thêm một số điểm nào đó.
+ Nhật ký ghi chép: Phương pháp này nhằm thu thập các thông tin cụ thể làm việc hàng ngày của nhân viên. Các thông tin thu được từ tiến trình phân tích công việc được dùng để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
- Xây dựng Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc:
+ Bảng mô tả công việc
• Nhận diện công việc: tên công việc, mã số - cấp bậc, nhân viên thực hiện, người quản trị – giám sát…
• Tóm tắt công việc: mô tả ngắn mục đích của công việc.
• Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ giữa người thực hiện công việc với các cá nhân, phòng ban trong và ngoài tổ chức.
• Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê và giải thích những chức năng, trách nhiệm chính của người thực hiện công việc.
• Đánh giá kết quả làm việc: tiêu chí, biện pháp đánh giá người thực hiện công việc.
• Hệ thống lương, thưởng: hệ thống lương thưởng người thực hiện công việc có thể được nhận.
• Thẩm quyền người thực hiện công việc: thẩm quyền của người thực hiện công việc trong các hoạt động của đơn vị.
• Tiêu chuẩn trong đánh giá nhân viên: các tiêu chuẩn, mục tiêu trong việc đánh giá người thực hiện.
• Điều kiện làm việc: các điều kiện đặc biệt, các phương tiện hỗ trợ trong công việc.
+ Bảng tiêu chuẩn công việc
• Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ có liên quan • Kinh nghiệm công tác
• Kỹ năng làm việc: với nhóm, tổ chức, với máy móc thiết bị… • Phẩm chất cá nhân