Phần 1 Mở đầu
2.1.5.2Đặc điểm quản trị
2.1 Cơ sở lý luận
2.1.5.2Đặc điểm quản trị
Các đơn vị sự nghiệp công lập mặc dù hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau vừa chịu sự quản trị theo ngành vừa chịu sự quản trị theo lãnh thổ, nhưng xét về mặt bản chất hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập và mối quan hệ trong tổng thể các hoạt động quản lý nhà nước nói chung thì các đơn vị sự nghiệp công lập còn chịu sự quản trị và chi phối gián tiếp của nhiều ngành nhiều lĩnh vực có liên quan. Một đơn vị sự nghiệp công lập nếu xét theo đặc điểm hoạt động có thể thuộc một trong hai nhóm, đơn vị sự nghiệp hoặc cơ quan quản lý nhà nước hoạt động ở mọi lĩnh vực khác nhau theo chức năng nhiệm vụ được giao, nhưng cho dù hoạt động trong lĩnh vực nào các đơn vị này cũng phải chịu sự quản trị và chi phối của các đơn vị có liên quan như: cơ quan quản trị nhân lực (Bộ Nội vụ, Sở, Phòng), và hơn cả chính là cơ quan quản trị cấp trên trực tiếp.
Các đơn vị thuộc các ngành, lĩnh vực khác có quan hệ phối hợp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng ảnh hưởng lớn tới hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập. Tất cả sự phối hợp đan xen trong quản trị của các đơn vị sự nghiệp công lập tạo nên một mạng lưới các mắt xích có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình vận hành của bộ máy quản trị nhà nước nói chung. Do vậy, xét ở phạm vi một đơn vị sự nghiệp công lập cụ thể, bộ máy quản trị phải được thiết lập phù hợp nhằm đảm bảo cho hoạt động của bản thân đơn vị và toán bộ hệ thống quản lý nhà nước nói chung được diễn ra thuận lợi. để đáp ứng và thỏa mãn
được các mối quan hệ ngang dọc trong hệ thống quản trị, các bộ phận chức năng các phòng, ban trong đơn vị sự nghiệp công lập phải được bố trí đầy đủ, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị trong mối quan hệ với các đơn vị khác. Số lượng các bộ phận trong bộ máy quản trị phụ thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động và đặc điểm quản trị của từng đơn vị nhưng theo lý thuyết về khoa học quản trị, mô hình tổ chức bộ máy quản trị tại các đơn vị sự nghiệp công lập có thể được tổ chức theo các mô hình trực tuyến, chức năng hoặc mô hình hỗn hợp.
Trong mô hình này các bộ phận trong một đơn vị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của người đứng đầu bộ phận và chịu sự quản trị chung của thủ trưởng đơn vị. Các bộ phận trong một đơn vị có mối quan hệ phối hợp lẫn nhau trong quá trình hoạt động. Khi chức năng nhiệm vụ của các đơn vị sự nghiệp công lập khác nhau thì mô hình tổ chức bộ máy quản trị cũng khác nhau và theo đó yêu cầu về thông tin phục vụ cho quản trị nói chung và quản trị nhân lực nói riêng cũng khác nhau, vì thế bộ máy nhân lực và tổ chức công tác nhân lực cũng phải được tổ chức sao cho phù hợp. Mặt khác một đơn vị sự nghiệp công lập luôn thuộc một hệ thống quản trị ngành cụ thể và chịu sự phân cấp chung của ngành trên cơ sở đặc điểm hoạt động, do đó các nội dung của tổ chức bộ máy như nhân lực, mô hình tổ chức bộ máy và phân công nhiệm vụ tại các đơn vị này cũng bị ảnh hưởng bởi mô hình phân cấp quản trị và vị trí của đơn vị trong hệ thống quản trị nói chung của ngành.
2.1.6. Đặc điểm của quản trị nhân lực trong đơn vị sự nghiệp công lập
- Sự ổn định, gắn bó của nguồn nhân lực với đơn vị, được thể hiện ở chức trách, nhiệm vụ được giao, thời gian làm việc, nghỉ ngơi, chế độ chính sách của viên chức, người lao động vì nó được pháp luật quy định bằng văn pháp luật . Ngoài ra, còn được bảo đảm việc làm vì hầu hết viên chức làm việc từ khi được tuyển dụng đến khi nghỉ hưu. Điều này ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả của đào tạo nguồn nhân lực; không tạo ra nhiều xáo trộn, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực. Trên thực tế, thu nhập, chế độ đãi ngộ đối với nguồn nhân lực trong đơn vị sự nghiệp công lập có thể thấp hơn khu vực khác nhưng không phải là yếu tố quyết định đến động lực làm việc của họ. Sự hấp dẫn của đơn vị sự nghiệp công lập từ nhiều yếu tố như: địa vị chính trị, xã hội, công việc và thu nhập ổn định …
- Sự bắt buộc trong việc thực hiện các quy định pháp luật và sự giới hạn của ngân sách nhà nước là những khó khăn của quản trị nguồn nhân lực trong
đơn vị sự nghiệp công lập. Những quy định của pháp luật mang tính hành chính, cứng nhắc của quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức hành chính làm giảm đi tính linh hoạt, tính nghệ thuật của công tác quản trị và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc. Theo quy định của Luật Ngân sách: ngân sách được giao khoán, giới hạn, tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo năm. Ngân sách chỉ có hạn , điều này gây khó khăn trong việc thực hiện các kế hoạch của nguồn nhân lực và hoạt động quản trị dự báo nguồn nhân lực.
- Quản trị nguồn nhân lực trong đơn vị sự nghiệp công lập hay liên quan đến yêu cầu về quản trị tài sản con người. Các tổ chức hành chính không có truyền thống tuyển dụng số lượng lớn trên thị trường lao động nhằm thích nghi với những tiến triển của môi trường mà sự tiến triển đó ảnh hưởng đối với nội dung các công việc. Vì vậy, tổ chức hành chính thường sử dụng và phát triển những năng lực sẵn có chứ không quan tâm đến việc thu hút những người mới. Quản trị nguồn nhân lực chủ yếu tăng cường quản trị nguồn nhân lực sẵn có, ít di chuyển nguồn nhân lực, khả năng thích nghi với cấu trúc công cộng được thực hiện bên trong nhiều hơn bên ngoài. Điều này có nghĩa rằng, sự phát triển các năng lực của nguồn nhân lực mang tầm quan trọng chiến lược, quá trình tuyển dụng, lựa chọn là rất quan trọng và sự tác động tạo nên khả năng thích nghi trong tương lai là quyết định.
- Một phần quan trọng trong tổ chức hành chính được tạo nên bởi cấp trung ương, làm cho việc quản trị nguồn nhân lực trở lên phức tạp. Các tổ chức này hợp thành mối liên hệ giữa các nhà chính trị và tính quan liêu, gây nên ảnh hưởng trực tiếp ban đầu trong định hướng và soạn thảo các chính sách của chính phủ về quản trị nguồn nhân lực. Cấp trung ương đảm nhiệm rất nhiều trách nhiệm như: ban hành chính sách chung về quản trị nguồn nhân lực và đánh giá việc thực hiện chính sách đó; xác định số lượng cán bộ,viên chức cho mỗi đơn vị; đặt quy chế cho việc tuyển dụng và thăng tiến; xác định tiền lương, trợ cấp xã hội và các điều kiện làm việc…
- Đặc điểm cuối cùng liên quan đến giá trị riêng cần thực hiện. Các giá trị truyền thống, căn bản của tổ chức công là trách nhiệm, tính trung lập, tính chính nghĩa, sự công minh, tính đại diện, khả năng hiệu suất, tính hiệu quả và sự liêm khiết. Trong đó hai giá trị đặc biệt quan trọng đối với quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức hành chinh là tính chính nghĩa và sự công minh. Tính chính nghĩa bao gồm một sự quan tâm lớn trong quá trình tuyển dụng, thăng tiến và
thuyên chuyển; Sự công minh tạo nên một giá trị nổi trội trong quản trị nguồn nhân lực. Một khía cạnh đặc biệt quan trọng về công minh trong công việc là vấn đề công minh tiền lương, các tổ chức công đã dùng các biện pháp để bảo đảm các cá nhân nhận được mức lương ngang nhau cho một công việc như nhau.
2.1.7. Nội dung quản trị nhân lực của đơn vị sự nghiệp công lập
2.1.7.1. Hoạch định nhân lực
- Khái niệm:
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, công tác hoạch định nhân lực giúp giảm thiểu những rủi ro, sai lầm và lãng phí trong quá trình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.
Hoạch định nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người, đúng việc, đúng lúc ".
- Các bước hoạch định nhân lực:
Để thực hiện hoạch định nhân lực, đơn vị cần tiến hành theo 5 bước sau: • Bước 1: Dự báo nhu cầu nhân lực
Các đơn vị sự nghiệp công lập cần xác định mục đích đến trong quá trình hoạt động. Và đưa ra được kế hoạch, các tiến trình hoạt động của đơn vị. Trên cơ sở đó, xác định nhu cầu nhân lực cho đơn vị: vị trí, chất lượng, số lượng?
• Bước 2: Phân tích thực trạng nhân lực
Phân tích những ưu điểm, nhược điểm của nhân lực hiện có trong đơn vị. Xem xét các chính sách quản trị nhân lực, mục tiêu, kế hoạch hoạt động, môi trường làm việc.
• Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nhân lực
So sánh dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai với thực trạng nhân lực hiện có. Từ đây, xem lại nhân lực trong đơn vị đang thừa hay thiếu để có biện pháp cải thiện.
• Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Đơn vị cần lập một bản kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợp. Bảng kế hoạch cần xác định các vấn đề: tuyển dụng nhân viên, sắp xếp lại nhân lực các phòng ban như thế nào hay đào tạo nhân viên ra sao?
• Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Xem xét lại có sai lệch với mục tiêu đề ra không. Từ đó, tìm nguyên nhân và đề ra giải pháp để hoàn thiện. Đảm bảo nhân lực có sẵn khi cần thì đơn vị phải hoạch định nhân lực cần thiết và sau đó sẽ tìm kiếm nhân lực này.
2.1.7.2. Phân tích công việc
- Khái niệm:
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
- Các phương pháp phân tích công việc:
+ Bảng câu hỏi: Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, bộ phận nhân lực sẽ có những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong đơn vị.
+ Quan sát: Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy những công việc không mang tính chất tình huống.
+ Phỏng vấn: Phỏng vấn dùng để lấy thông tin trong công việc hoặc cần làm sáng tỏ thêm một số điểm nào đó.
+ Nhật ký ghi chép: Phương pháp này nhằm thu thập các thông tin cụ thể làm việc hàng ngày của nhân viên. Các thông tin thu được từ tiến trình phân tích công việc được dùng để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
- Xây dựng Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc:
+ Bảng mô tả công việc
• Nhận diện công việc: tên công việc, mã số - cấp bậc, nhân viên thực hiện, người quản trị – giám sát…
• Tóm tắt công việc: mô tả ngắn mục đích của công việc.
• Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ giữa người thực hiện công việc với các cá nhân, phòng ban trong và ngoài tổ chức.
• Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê và giải thích những chức năng, trách nhiệm chính của người thực hiện công việc.
• Đánh giá kết quả làm việc: tiêu chí, biện pháp đánh giá người thực hiện công việc.
• Hệ thống lương, thưởng: hệ thống lương thưởng người thực hiện công việc có thể được nhận.
• Thẩm quyền người thực hiện công việc: thẩm quyền của người thực hiện công việc trong các hoạt động của đơn vị.
• Tiêu chuẩn trong đánh giá nhân viên: các tiêu chuẩn, mục tiêu trong việc đánh giá người thực hiện.
• Điều kiện làm việc: các điều kiện đặc biệt, các phương tiện hỗ trợ trong công việc.
+ Bảng tiêu chuẩn công việc
• Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ có liên quan • Kinh nghiệm công tác
• Kỹ năng làm việc: với nhóm, tổ chức, với máy móc thiết bị… • Phẩm chất cá nhân
2.1.7.3. Tuyển dụng nhân lực
- Khái niệm:
Trong một đơn vị, công tác tuyển dụng nhân lực thành công tức là tìm được những nhân viên thực sự phù hợp với công việc, nhân lực xuất sắc sẽ góp phần vào việc duy trì phát triển của đơn vị. Bản thân những người được tuyển vị trí phù hợp với năng lực và sở trường của mình, sẽ rất vui và hăng say làm việc.
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn
Là những yêu cầu chủ yếu về những năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ yêu cầu cũng khác nhau.
- Quá trình tuyển chọn nhân lực
Nhằm đáp ứng nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho đơn vị. Hai nguồn tuyển dụng được sử dụng: nguồn tuyển dụng bên ngoài và nguồn bên trong nội bộ.
+ Tuyển dụng từ nguồn nội bộ đơn vị
Là các ứng viên đang làm việc trong đơn vị, có năng lực thực hiện công việc mà nhà quản trị cần tìm thông qua bản thành tích công việc. Đây là hình thức ưu tiên hàng đầu, hình thức tuyển dụng được thực hiện công khai, với các tiêu chuẩn rõ ràng.
Để có thể xác định được có bao nhiêu ứng viên từ trong nội bộ, các đơn vị nên có những thông tin về số lượng và các đặc điểm cá nhân của nhân viên thông qua việc thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển nhân viên và phiếu thăng chức. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong hồ sơ nhân viên cần có thông tin về tuổi tác, sức khoẻ, thời gian còn có thể làm việc cho đơn vị, trình độ học vấn, chuyên môn, các lớp đào tạo đã qua, các khả năng đặc biệt, mức lương hiện tại, mức độ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến…
+ Nguồn ứng viên từ bên ngoài đơn vị: Bạn bè của nhân viên đang làm việc trong đơn vị; Nhân viên cũ; Ứng viên tự nộp đơn tìm việc; Nhân viên của đơn vị khác; Các trường đại học, cao đẳng, trung tâm dạy nghề; Người thất nghiệp
- Các hình thức thu hút ứng viên
+ Thông qua quảng cáo: Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu