1.2.3.1. Tạo động lực thông qua việc xây dựng kế hoạch và mục tiêu
Mục tiêu cho mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng vì nó là cái đích mà mỗi cá nhân luôn phấn đấu để đạt được.
Theo lý thuyết sắp đặt mục tiêu của Edwin A. Locke ông cho rằng mục tiêu càng cụ thể, khó khăn thì năng lực và kết quả thực hiện càng tốt hơn nhiều so với mục tiêu mơ hồ hoặc dễ dàng. Động viên theo kiểu chung chung sẽ ít khuyến khích người khác bằng một mục tiêu cụ thể; mục tiêu khó khăn thường có động lực thúc đẩy cao hơn so với mục tiêu dễ dàng bởi vì người ta phải hoàn thành nhiều điều để đạt được mục tiêu đó.
Xác định mục tiêu cá nhân cho người lao động là việc quan trọng, bởi chỉ khi từng người lao động hiểu được mục tiêu cần thực hiện thì họ mới có động lực và
36
đích phấn đấu. Khi mục tiêu đã rõ ràng, bản thân từng cá nhân sẽ chủ động để tìm cách đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, nếu mục tiêu quá cao hoặc mục tiêu chỉ mang tính hình thức không thể thực hiện được sẽ gây cho người lao động tâm lý chán nản và mất đi động cơ làm việc. Vì vậy, cần căn cứ vào mục tiêu của tổ chức và của đơn vị để cụ thể hóa thành mục tiêu cho từng cá nhân. Người lao động là những người hiểu rõ nhất những mục tiêu cụ thể nào có thể đem lại hiệu quả chung cho công việc. Họ cũng chính là người hiểu được mình có khả năng đạt được mục tiêu đó hay không. Vì vậy, trong quá trình xây dựng mục tiêu cho người lao động, các nhà quản lý cần phải trao đổi, tham khảo ý kiến của họ.
Người lao động chỉ có thể có động lực làm việc thông qua mục tiêu khi họ nhận thấy mình có thể đạt được mục tiêu đó và việc thực hiện được mục tiêu đó và việc thực hiện được mục tiêu sẽ có những đóng góp như thế nào cho tổ chức. Do đó, nhà quản lý phải thường xuyên kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu nhằm điều chỉnh khi cần thiết. Người lao động cần phải được hỗ trợ về điều kiện, phương tiện trang thiết bị, bổ sung thêm những năng lực, kỹ năng cần thiết để thực hiện mục tiêu. Đồng thời, nhà quản lý phải cho người lao động thấy những đóng góp của họ có ý nghĩa như thế nào với sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Từ những phân tích trên cho ta thấy rằng việc xây dựng kế hoạch cũng như xác định mục tiêu trong quá trình thực hiện công việc có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc và là mục tiêu mà người lao động hướng đến. Đồng thời, kế hoạch và mục tiêu rõ ràng để lấy đó làm đích và mỗi người công chức phải tự phấn đấu để đạt được những gì đã đề ra trong kế hoạch.
1.2.3.2. Tạo động lực xuất phát từ năng lực và vị trí công việc được phân công
Đặc điểm công việc là yếu tố có tác động rất lớn đến động lực làm việc của người lao động. Vì thế, nếu được khai tác tốt, chính bản thân công việc sẽ là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự hăng say làm việc của người lao động. Do đó, phương thức tạo động dựa trên năng lực và vị trí công việc được phân công có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc cũng như giúp cho người lao động có động lực để
37
hoàn thành tốt công việc được giao.
Khi người lao động nhân được công việc phù hợp với khả năng, sở trường của họ thì họ sẽ phát huy năng lực làm việc một cách tối đa dù trong những điều kiện bình thường nhất. Ngược lại, nếu người lao động được phân công một công việc yêu cầu năng lực thấp hơn năng lực của họ thì không những dẫn đến sự lãng phí trong sử dụng năng lực của người lao động mà còn gây ra sự chán nản cho họ. Nếu phân công công việc đòi hỏi năng lực cao hơn năng lực vốn có của người lao động thì không những làm cho người lao động không hoàn thành được công việc mà còn tạo ra sự mệt mỏi và chán nản, vì dù họ có cố gắng đến mấy cũng khó có thể đạt được mục tiêu. Chính vì vậy, muốn tạo động lực cho người lao động, nhà quản lý cần dựa vào những đặc điểm tâm lý cá nhân, tính cách của người lao động để sắp xếp công việc cho phù hợp với họ, cụ thể như:
- Phân công công việc phù hợp với kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động và khả năng phát triển của người lao động trong tương lai.
- Phân công công việc phải tái tạo cơ sở, nền tảng cho người lao động phát huy khả năng và sự sáng tạo của họ.
- Thông qua những hoạt động tập thể, phát hiện tố chất của người lao động, tạo cơ hội cho họ phát huy và được làm những công việc phù hợp với tố chất của bản thân họ.
- Phân công công việc phải gắn liền với năng lực và trình độ chuyên môn của người lao động có như vậy người lao động mới tự tin vào khả năng của mình để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
1.2.3.3. Tạo động lực làm việc thông qua xây dựng môi trường làm việc hiệu quả
Điều kiện làm việc là tổng thể các yếu tố kỹ thuật, tổ chức lao động kinh tế, xã hội, tự nhiên, thể hiện qua công cụ lao động, đối tượng lao động, năng lực lao động và sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó tạo nên điều kiện làm việc của con người trong quá trình lao động sản xuất.
38
Điều kiện làm việc là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân công chức (bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài).
Điều kiện làm việc đối với công chức (được tiếp cận là môi trường bên trong) bao gồm: cơ sở vật chất, tinh thần, chế độ chính sách, mối quan hệ giữa lãnh đạo đối với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên… trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Điều kiện làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của công chức cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Xây dựng môi trường làm việc tốt là một trong những nội dung, nhiệm vụ hàng đầu mà cơ quan, tổ chức hay đơn vị phải quan tâm thực hiện; có môi trường làm việc tốt thì mỗi cá nhân cán bộ, công chức mới có điều kiện làm việc tốt, phát huy khả năng của mình, chung sức thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Bên cạnh đó, cơ quan, đơn vị cần tạo những điều kiện cần thiết để cán bộ, công chức tiếp cận với môi trường bên ngoài về trình độ công nghệ, khoa học - kỹ thuật… nhằm theo kịp với tình hình kinh tế - xã hội đang ngày một phát triển.
Môi trường làm việc được nhìn nhận theo hai khía cạnh: vật chất và phi vật chất.
Về phương diện vật chất là những điều kiện thực tế mà chúng ta đang làm việc trong đó đóng một vai trò quan trọng như: ánh sáng, không khí, thiết bị được sử dụng tại công sở. Khung cảnh làm việc là một trong những yếu tố tự tạo nằm trong phương diện vật chất của môi trường.
Về phương diện phi vật chất là: bầu không khí tâm lý, truyền thống tổ chức, văn hóa công sở, phong cách lãnh đạo. Các yếu tố trên kết hợp lại hình thành môi trường làm việc. Hoặc có thể phân loại môi trường làm việc bao gồm: môi trường vật lý (ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, khí hậu…), môi trường pháp lý
39
và môi trường tâm lý (các chuẩn mực, các quy tắc, bầu không khí trong tổ chức, văn hóa tổ chức…).
Một trong những yếu tố quan trọng để tạo môi trường làm việc hiệu quả cho công chức là bầu không khí tâm lý tập thể. Đó là không khí thoải mái, thân mật, phấn khởi của tập thể đoàn kết, nhất trí, không khí căng thẳng, nặng nề, u ám của một tập thể lục đục, mất đoàn kết. Tùy vào tính chất tích cực hay tiêu cực của bầu không khí tâm lý tập thể mà nó làm tăng hoặc hủy diệt sức khỏe, tinh thần và năng suất lao động của từng cá nhân và hiệu quả lao động chung của tập thể. Như chúng ta đã biết, trạng thái tâm lý của tập thể có vai trò vô cùng to lớn đến sức khỏe, tinh thần và năng suất lao động của từng cá nhân và hiệu suất lao động của tập thể. Tâm trạng tích cực làm con người sung sức hơn, thông minh, nhân ái và cảm thấy say mê hơn với công việc. Tâm trạng tiêu cực làm con người có những trạng thái tâm lý ngược lại như hay cáu gắt, thái độ bất cần, kém sáng suốt và làm trì trệ công việc.
Tóm lại, môi trường làm việc có vai trò quan trọng, tác động mạnh đến hiệu quả hoạt động của tổ chức và tính tích cực làm việc của công chức chính vì vậy trong thời gian tới lãnh đạo cần quan tâm nhiều hơn để cơ quan có một môi trường làm việc tích cực để mọi công chức có thể phát huy hết khả năng và trí tuệ của mình để phục vụ cho sự nghiệp dân giàu nước mạnh.
1.2.3.4. Tạo động lực làm việc thông qua đánh giá, khen thưởng
Đánh giá là quá trình so sánh, đối chiếu thực tế với những tiêu chuẩn đã định sẵn để rút ra mức độ phù hợp của các bộ phận, các mối liên kết bên trong sự vật với những chuẩn mực, quy định của nó. Thông qua việc đánh giá thực hiện công việc, bộ phận làm công tác đánh giá sẽ thu thập được các dữ kiện giúp đánh giá khả năng thăng tiến nghề nghiệp cũng như tiềm năng của nhân viên. Qua đó, tổ chức có thể xây dựng các kế hoạch thay thế nhân viên. Công tác đánh giá thực hiện công việc sẽ cung cấp thông tin về những điểm mạnh, điểm yếu, thành tích xuất sắc cũng như các mặt còn chưa được của từng công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Nhờ đó lãnh đạo có thể dễ dàng nhận ra những kỹ năng còn thiếu sót của
40
người nhân viên và bố trí đào tạo để tối thiểu hoá các khuyết điểm và phát huy điểm mạnh của họ. Ngoài ra, các kết quả thu được của quá trình đánh giá thực hiện công việc là những dữ liệu quan trọng nhất giúp xây dựng các kế hoạch lương, thưởng trong mọi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để khuyến khích nhân viên nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình, công tác đánh giá thực hiện công việc cần phải ngày một hoàn thiện, nâng cao tính minh bạch, công bằng trong quá trình đánh giá. Sau quá trình đánh giá thực hiện công việc, bộ phận quản lý nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức sẽ thu được những dữ liệu về quá trình hoạt động của mỗi người, những thành tích và những mặt còn hạn chế của họ. Đó chính là những căn cứ để đưa ra những quyết định đãi ngộ, thăng chức hay giáng chức, cũng như bố trí, sắp xếp những vị trí làm việc trong cơ quan, tổ chức.
Đánh giá sẽ khuyến khích, tạo động lực cho công chức hăng say làm việc: - Nếu một cơ quan, tổ chức không thực hiện quá trình đánh giá thực hiện công việc, mọi người có thể sẽ được hưởng các đãi ngộ ngang bằng nhau hoặc chỉ căn cứ theo thâm niên, chức vụ bất kể kết quả thực hiên công việc của họ như thế nào. Như vậy sẽ tạo ra tâm lý ỷ lại, không nỗ lực phấn đấu trong công việc. Chỉ khi nào các thành tích mà họ đã đạt được trong quá trình làm việc được cấp trên ghi nhận và có chế độ thưởng, đãi ngộ hợp lý thì người lao động mới có động lực cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Để đưa ra những đãi ngộ đúng người, đúng việc, đòi hỏi ban lãnh đạo phải dựa vào kết quả đánh giá thực hiện công việc.
- Trên cơ sở đánh giá người lao động sẽ biết được là mình đã có những đóng góp gì cho tổ chức và những đóng góp đó có ảnh hưởng như thế nào đến sự phát triển của tổ chức. Đặc biệt hơn là những đóng góp của người lao động được lãnh đạo quan tâm và có những phần thưởng xứng đáng với những đóng góp của họ có như vậy mới tạo động lực cho người lao động tiếp tục làm việc nghiên cứu để có nhiều đóng góp hơn nữa cho tổ chức. Việc cấp trên ghi nhận những kết quả đóng góp của cấp dưới là thể hiện sự tôn trọng cũng như là công nhận những gì mà họ đã cống hiến cho tổ chức. Qua đây người lao động thấy mình được tôn trọng, được quan tâm chính điều đó sẽ là một động lực rất lớn để người lao động tiếp tục cố
41
gắng hoàn thành công việc được giao. Ngoài ra đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ là căn cứ để đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, công chức vào những vị trí cao hơn.