Môi trường làm việc của công chức là tất cả những yếu tố có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động, năng lực công tác, chất lượng và hiệu quả hoạt động của công chức, đồng thời cũng là một yếu tố quyết định đến sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Chính vì thế, việc xây dựng một môi trường làm việc tốt là một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà cơ quan, đơn vị cần phải quan tâm thực hiện; có môi trường làm việc tốt thì mỗi cá nhân công chức mới có điều kiện phát huy hết khả năng của mình, tạo hứng thú trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Bên cạnh đó, cơ quan, đơn vị cần tạo những điều kiện cần thiết để công chức tiếp cận về trình độ công nghệ, khoa học - kỹ thuật… nhằm đáp ứng tốt yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Môi trường làm việc bao gồm các yếu tố bên trong như cơ sở vật chất làm việc, bầu không khí trong tổ chức, chế độ chính sách, mối quan hệ giữa lãnh đạo đối
81
với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên…trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị; và các yếu tố bên ngoài như sự phát triển của khoa học công nghệ, sự coi trọng của người khác đối với tổ chức, uy tín của tổ chức… Tuy nhiên, đối với công chức, môi trường làm việc thường được xem xét ở hai khía cạnh: vật chất và phi vật chất.
2.3.4.1. Môi trường vật chất
Môi trường vật chất là những điều kiện thực tế đóng một vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm việc của công chức bao gồm ánh sáng, không khí, trang thiết bị được sử dụng tại công sở như phòng làm việc, bàn, ghế, điện thoại, máy vi tính… và các văn phòng phẩm khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Tùy theo điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị để trang bị cho cán bộ, công chức nhưng phải đảm bảo các yếu tố của một cơ quan. Ngoài ra, khung cảnh làm việc cũng là một trong những yếu tố tự tạo nằm trong phương diện vật chất của môi trường làm việc.
2.3.4.2. Môi trường phi vật chất
Môi trường phi vật chất bao gồm bầu không khí tâm lý trong tổ chức, truyền thống, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, văn hóa tổ chức.
- Bầu không khí tâm lý tập thể dùng để chỉ tình trạng tinh thần của một tập thể. Đó là không khí thoải mái, thân mật, phấn khởi của tập thể đoàn kết, nhất trí, không khí căng thẳng, nặng nề, u ám của một tập thể lục đục, mất đoàn kết. Tùy vào tính chất tích cực hay tiêu cực của bầu không khí tâm lý tập thể mà nó làm tăng hoặc hủy diệt sức khỏe, tinh thần và năng suất lao động của từng cá nhân và hiệu quả lao động chung của tập thể. Như chúng ta đã biết, trạng thái tâm lý của tập thể có vai trò vô cùng to lớn đến sức khỏe, tinh thần và năng suất lao động của từng cá nhân và hiệu suất lao động của tập thể. Tâm trạng tích cực làm con người sung sức hơn, thông minh, nhân ái và cảm thấy say mê hơn với công việc. Tâm trạng tiêu cực làm con người có những trạng thái tâm lý ngược lại như hay cáu gắt, thái độ bất cần, kém sáng suốt và làm trì trệ công việc.
- Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên là một nội dung hết sức quan trọng đòi hỏi người lãnh đạo phải có tầm nhìn xa, trông rộng, là người công tâm, có tâm
82
huyết với công việc, có đầu óc tổ chức để có thể xây dựng đơn vị vững mạnh. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên gồm nhiều nội dung, song nội dung quan trọng hơn cả là việc tổ chức, phân công, bố trí công việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn và năng lực công tác của mỗi công chức.
- Văn hóa tổ chức trong các cơ quan hành chính nhà nước bao gồm quan hệ giữa cán bộ, công chức, viên chức trong quan hệ chỉ đạo, phối hợp, phụ thuộc; các chuẩn mực ứng xử, nghi thức giao tiếp trong công vụ, phương pháp giải quyết các xung đột trong cơ quan, cách lãnh đạo, chỉ huy và ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của các thành viên, kể cả những vấn đề liên quan đến hình thức bên ngoài của giao tiếp hành chính như xây dựng và bài trí công sở, sử dụng các biểu tượng cơ quan hay quốc gia…
Tóm lại, xây dựng môi trường làm việc tốt là một trong những nội dung, nhiệm vụ hàng đầu mà cơ quan, tổ chức hay đơn vị phải quan tâm thực hiện; có môi trường làm việc tốt thì mỗi cá nhân cán bộ, công chức mới có điều kiện làm việc tốt, phát huy khả năng của mình, chung sức thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Bên cạnh đó, cơ quan, đơn vị cần tạo những điều kiện cần thiết để cán bộ, công chức tiếp cận với môi trường bên ngoài về trình độ công nghệ, khoa học - kỹ thuật… nhằm theo kịp với tình hình kinh tế, xã hội đang ngày một phát triển.
Tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ, thời gian qua nhà lãnh đạo, quản lý rất chú trọng đến việc tạo môi trường làm việc hợp lý, phục vụ tốt cho hoạt động thực thi công vụ của công chức như: bố trí văn phòng làm việc riêng biệt cho từng phòng chuyên môn, bố trí phòng làm việc riêng cho người đứng đầu, đối với cấp phó được bố trí làm việc chung với những công chức trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ thuộc bộ phận mà họ đảm nhận, chính điều nay đã tạo sự linh động trong chỉ đạo và trao đổi công việc. Mỗi công chức khi thực hiện nhiệm vụ được trang bị đầy đủ các công cụ phục vụ tốt cho hoạt động như máy tính, máy in, máy photocopy (dùng chung trong phòng), bàn ghế… Phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý, thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ chung và nhiệm vụ riêng của công chức trong cơ quan. Một số yếu tố
83
khác cũng bảo đảm được yêu cầu của công việc: diện tích phòng làm việc phù hợp với số lượng công chức, môi trường làm việc không bị ô nhiễm, có cây xanh, máy điều hòa nhiệt độ… Ngoài ra, mỗi máy tính cũng được trang bị đầy đủ các phầm mềm hỗ trợ, chính vì công nghệ thông tin được sử dụng rộng rãi trong công sở đã tạo điều kiện cho công chức mở rộng tầm nhìn, học hỏi, nghiên cứu khi cần thiết, là tiền đề quan trọng, góp phần để xây dựng chính phủ điện tử.
Khi thực hiện khảo sát môi trường làm việc theo các tiêu chí khác nhau, kết quả cho thấy: có khoảng 65% công chức đánh giá rằng môi trường làm việc của họ an toàn; khoảng 67% công chức cho rằng họ được trang bị đầy đủ phương tiện và trang thiết bị cần thiết khi làm việc; khoảng 67% công chức cho rằng giờ giấc làm việc nghiêm chỉnh, rõ ràng và có 60% công chức cho rằng không gian làm việc sạch sẽ, thoáng mát.
Văn hóa tổ chức ngày càng trở thành một yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp chất lượng công việc của các thành viên trong tổ chức. Ngoài ra, với thời gian làm việc tại công sở là 8 tiếng/ngày, văn hóa tổ chức cũng tác động rất nhiều đến các mối quan hệ trong và ngoài thời gian làm việc của công chức. Chính vì thế, việc xây dựng văn hóa tổ chức là một trong những yếu tố quan trong.
Theo kết quả khảo sát, chỉ có khoảng 63% công chức cho rằng bầu không khí làm việc trong cơ quan diễn ra thoải mái, vui vẻ.
Ngoài những kết quả đã nêu trên, môi trường làm việc tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ vẫn còn một số hạn chế như:
- Môi trường làm việc hầu như không có sự cạnh tranh: Lương tăng theo thâm niên, thưởng cào bằng, chế độ công chức suốt đời...
- Do áp dụng các quy trình quản lý trong giải quyết thủ tục hành chính ên công việc được thực hiện chặt chẽ, thời hạn rõ ràng, tác phong làm việc của công chức chuyên nghiệp, nhanh chóng. Tuy nhiên vẫn còn một số ít trường hợp công chức làm việc còn chậm chạp, trì trệ hoặc chưa nhiệt tình với công việc.
Khảo sát thời gian công chức dùng để hoàn thành tất cả công việc, kết quả thu được: khoảng 49% công chức sử dụng 100% thời gian; 41,95% công chức sử
84
dụng từ 70 đến dưới 100% thời gian; khoảng 9% công chức sử dụng dưới 70% thời gian. Như vậy, có khoảng 91% công chức sử dụng thời gian làm việc trong khoảng từ 70% đến 100%.
- Vẫn còn tình trạng “đi muộn về sớm” và lãng phí thời gian làm việc của công chức tại công sở. Tuy đây là một tình trạng xảy ra khá phổ biến, được nhắc đến nhiều trong các buổi tham luận, các cuộc họp, diễn đàn... nhưng vẫn chưa có số liệu chính thức nào về vấn đề này. Theo tìm hiểu, thời gian lãng phí này thường được công chức sử dụng vào các công việc riêng như: truy cập internet, tán gẫu, nghe hoặc gọi điện thoại, chơi game, đưa hoặc đón con; uống trà đá, cà phê trong giờ làm việc; nghỉ giải lao giữa giờ lâu hơn.... Những lỗi này cũng một phần thuộc về trách nhiệm của những nhà quản lý, gây ảnh hưởng nhiều đến động lực làm việc của công chức.
Theo kết quả khảo sát những biểu hiện tiêu cực trong công việc, kết quả cho thấy: có khoảng 39% công chức cho rằng có tình trạng lãng phí thời gian như làm việc riêng…, có 40% công chức cho rằng có tình trạng đi muộn về sớm. Đây là tỉ lệ tương đối cao, lãnh đạo, quản lý Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ cần có những giải phá hợp lý để triệt để khắc phục tình trạng trên nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước.
Nhìn chung, môi trường làm việc đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo động lực làm việc cho công chức; tác động mạnh đến chất lượng công việc, tính tích cực của cá nhân công chức nói riêng và hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung. Vì thế, trong thời gian tới nhà lãnh đạo, quản lý cần quan tâm nhiều hơn để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, hợp lý để mỗi công chức có thể phát huy hết khả năng của mình trong thực hiện nhiệm vụ được giao.