6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.3.7. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của một đơn vị đƣợc xử lý đa phần trên hệ thống máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lƣợng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:
Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó lá hệ thống thu thập, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông bên trong nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh và thoả mãn các mục tiêu về hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính và tính tuân thủ.
Mọi thông tin đƣợc sử dụng trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Chất lƣợng thông tin ảnh hƣởng đến khả năng của Nhà quản lý để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Chất lƣợng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo.
Doanh nghiệp cần thực hiện thu thập thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, sau đó cung cấp cho Nhà quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đƣợc đề ra của doanh nghiệp. Các thông tin thu thập đƣợc phải đầy đủ, thích hợp và phải đƣợc cung cấp kịp thời đến ngƣời có trách nhiệm để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lƣợc liên quan đến toàn bộ chiến lƣợc của doanh nghiệp và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển.
Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài. Kiểm soát nội bộ là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông đƣợc thực hiện chính xác, kịp thời.
Các phƣơng tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng nhƣ: bản chỉ dẫn thực hiện, thƣ báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo…