Hồ sơ chuyên môn của GV là công cụ, phương tiện đắc lực giúp GV thực hiện đầy đủ có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của người thầy trong giờ lên lớp. Cho nên việc tổ chức và điều khiển quá trình dạy học trên lớp phần lớn phụ thuộc vào giáo án, tư liệu chuyên môn của GV. Thông qua quản lý hồ sơ, HT quản lý chặt chẽ hơn các hoạt động chuyên môn của GV, việc thực hiện quy chế, nền nếp dạy học theo yêu cầu của nhà trường.
Trong phạm vi dạy học của GV, hồ sơ cần có: kế hoạch giảng dạy bộ môn, giáo án, sổ ghi điểm, sổ dự giờ, sổ chủ nhiệm, sổ tự bồi dưỡng chuyên môn. Hiệu trưởng cần phải hướng dẫn, yêu cầu cụ thể cho từng loại hồ sơ, cần quy định nội dung và thống nhất các loại mẫu. Có kế hoạch kiểm tra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất để thu thập, đánh giá chất lượng hồ sơ, kết quả thực hiện quy chế chuyên môn của GV.
Các biện pháp HT thực hiện để quản lý hồ sơ chuyên môn của giáo viên: - Phổ biến các văn bản chỉ đạo của ngành về qui định các loại hồ sơ chuyên môn.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm tra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất để thu thập, đánh giá chất lượng hồ sơ chuyên môn
- Tổ chức kiểm tra hồ sơ chuyên môn theo kế hoạch kiểm tra nội bộ nhà trường.
- Công khai kết quả kiểm tra hồ sơ chuyên của giáo viên.
- Quy định kết quả xếp loại hồ sơ vào quy chế xét thi đua cuối năm.