(Nguồn:Phòng tổ chức hành chính)
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT
PHÒNG ĐIỀU HÀNH PHÒNG TẠP VỤ, LỄ TÂN PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ PHÒNG KINH DOANH – THỊ TRƢỜNG PHÒNG IT
Đứng đầu bộ máy quản trị là Đại hội đồng cổ đông, họ là những cổ đông chính chịu trách nhiệm đầu tƣ vốn điều lệ ban đầu của doanh nghiệp. Tiếp theo đó là hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Hội đồng quản trị là những ngƣời trực tiếp đƣa ra các quyết định để điều hành doanh nghiệp kinh doanh đạt hiệu quả tối ƣu. Ban kiểm soát là ban chịu trách nhiệm rà soát, kiểm tra các phƣơng án, chiến dịch, dự án thực hiện của doanh nghiệp, đảm bảo không có sự sai sót trong bất cứ quá trình nào. Giám đốc là ngƣời tiếp nhận và thự hiện những quyết định và dự án từ những cấp lãnh đạo bên trên. Phòng ban điều hành là phòng chịu trách nhiệm điều phố nhân viên và điều hành những hoạt động trong quá trình kinh doanh dịch vụ và sản phẩm. Phòng tạp vụ chịu trách nhiệm thu dọn, dọn dẹp và vệ sinh toàn bộ hệ thống khách sạn. Lễ tân chịu trách nhiệm tiếp đón, hƣớng dẫn khách hàng nhận và trả phòng, giải thích rõ ràng cho khách hàng khi có chƣơng trình khuyến mãi. Phòng kế toán – tài vụ chịu trách nhiệm nhận nhiệm vụ thu, chi, cân đối sổ sách, báo cáo lợi nhuận hàng tháng, hàng quý, và tính bảng lƣơng cho nhân viên. Phòng kinh doanh – thị trƣờng có trách nhiệm đƣa ra những hoạt độn marketing, quảng cáo phù hợp, đƣa ra những gói dịch vụ nhằm kích thích nhu cầu khách hàng sử dụng dịch vu khách sạn vào bất cứ thời điểm nào trong năm. Phòng IT chịu trách nhiệm sửa chữa những vấn đề về mạng Internet, về đƣờng truyền, về hệ thống camera… Mỗi phòng ban đều có một nhiệm vụ và chức năng riêng. Việc phân bổ rõ chức năng của từng phòng ban để tối đa hóa sản xuất, tối ƣu hóa lợi nhuận.
Đặc điểm về cơ cấu tổ chức hoạt động của The LaBan để có thể đạt đƣợc hiệu quả cao trong quá trình hoạt động kinh doanh và đảm bảo tính thống nhất trong qui trình hoạt động của tất cả các bộ phận, The LaBan đã tổ chức xây dựng bộ máy quản lý theo những nguyên tắc nhất định, phù hợp với hoàn cảnh thực tế của khách sạn.
Mọi bộ phận trong bộ máy đều có vai trò quan trọng nhƣng quyền ra quyết định cuối cùng vẫn là đại hội đồng cổ đông. Quyền hạn và phạm vi quản lý của các bộ phận đƣợc quy định rõ nhƣ sau:
- Ban kiểm soát: Dƣới sự lãnh đạo của hội đồng cổ đông công ty, nghiêm túc chấp hành các kế hoạch hoạt động của khách sạn, tổ chức hoạt động quản lý kinh doanh khách sạn, đôn đốc, kiểm tra chất lƣợng phục vụ và công tác bảo vệ an toàn,
tạo môi trƣờng thoải mái cho du khách. Định kỳ báo cáo công tác với đại hội đồng cổ đông.
- Hội đồng quản trị: tiếp nhận chỉ thị ban hội đồng cổ đông và ý định từ ban kiểm soát, hội đồng quản trị phụ trách phần công tác quản lý và giúp Giám đốc tổ chứ đƣa ra những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp.
- Giám đốc: là ngƣời tiếp nhận những chỉ thị từ cấp trên và trực tiếp giám sát cũng nhƣ làm việc với nhân viên và các trƣởng ban, ký duyệt những hợp đồng dịch vu và thƣơng mại từ cấp dƣới cung cấp.
- Phòng điều hành: Kiểm tra chất lƣợng phục vụ của các bộ phận, trực tiếp phân công công việc và điều hành nhân viên làm việc theo giờ giấc hợp lý, phù hợp với từng thời điểm dịch vụ trong năm, kiểm tra chất lƣợng dịch vụ công việc.
- Phòng Kinh doanh – Thị trƣờng: Tham mƣu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh, tiếp thị, tìm hểu thị trƣờng. Tổ chức quảng bá hình ảnh và sản phẩm của khách sạn bằng nhiều hình thức nhƣ giới thiệu các dịch vụ qua mạng Internet, các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các báo và tạp chí trong nƣớc và quốc tế. Chủ động tham gia các hội chợ trong và ngoài nƣớc.
- Phòng tạp vụ, lễ tân: Giúp khách hàng đặt phòng, kiểm tra lịch hẹn, tour di chuyển đi lại, xe cộ đi lại, kiểm tra các đơn hàng mua sắm café, thu dọn phòng khi có khách trả, dọn dẹp và cung cấp các dịch vụ về ăn uống, massage theo yêu cầu của khách hàng và cấp trên.
- Phòng IT (Internet Technology): Đây là phòng kiểm tra camera cũng nhƣ kiểm tra những thiết bị hƣ hỏng về vấn đề an ninh, bảo mật, kiểm tra đƣờng truyền mạng Internet và dây cáp khi có sự cố.
- Phòng kế toán tài vụ: Giúp Giám đốc khách sạn thực hiện các chế độ báo cáo tài chính, theo dõi các hoạt động thu chi của khách sạn. Quản lý vật tƣ thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, tài sản của khách sạn. Hạch toán kinh tế, kiểm soát thu chi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, chuẩn bị các kế hoạch tài chính cho các hoạt động phục vụ khách của khách sạn.
Nhìn chung, bộ máy quản lý của khách sạn đang đƣợc tổ chức một cách hợp lý và khoa học, thể hiện rõ ràng quyền lực và trách nhiệm của các cấp quản trị trong đơn vị. Bộ máy tổ chức hiện tại khá gọn nhẹ, cân xứng với quy mô của doanh
nghiệp. Hệ thống thông tin đƣợc phản hồi từ dƣới lên thông qua các trƣởng phòng chức năng hoặc trƣởng các bộ phận nghiệp vụ, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
2.1.3. Hoạt động kinh doanh của công ty The LaBan
Nếu xét trên góc độ về hình thức thể hiện thì sản phẩm của khách sạn bao gồm sản phẩm hàng hoá và sản phẩm dịch vụ. Sản phẩm hàng hoá là những sản phẩm hữu hình mà khách sạn cung cấp nhƣ: thức ăn, đồ uống, hàng lƣu niệm, các hàng hoá khác đƣợc bán trong khách sạn. Đây là loại sản phẩm mà sau khi trao đổi thì quyền sở hữu sẽ thuộc về khách hàng. Sản phẩm dịch vụ đƣợc hiểu là sản phẩm dƣới dạng phi vật chất hay vô hình. Sản phẩm này đƣợc cảm nhận qua những giá trị về vật chất và tinh thần khi khách hàng đồng ý trả tiền để tiêu dùng chúng. Sản phẩm dịch vụ của khách sạn bao gồm hai loại: dịch vụ chính và dịch vụ bổ sung. Dịch vụ chính là dịch vụ cung cấp buồng ngủ và ăn uống nhằm thoả mãn nhu cầu thiết yếu của khách. Dịch vụ bổ sung là những dịch vụ khác ngoài hai dịch vụ trên nhằm thoả mãn các nhu cầu thứ yếu của khách. Mặc dù các sản phẩm của khách sạn tồn tại dƣới cả hai hình thức hàng hoá và dịch vụ nhƣng hầu hết các sản phẩm là hàng hoá đều đƣợc thực hiện dƣới hình thức dịch vụ khi đem bán cho khách. Vì vậy có nhiều quan điểm cho rằng sản phẩm của khách sạn là dịch vụ. Do đó hoạt động kinh doanh của khách sạn thuộc lĩnh vực kinh doanh dịch vụ.
Nếu xét trên góc độ các thành phần cấu thành nên sản phẩm dịch vụ của khách sạn thì loại hình dịch vụ này đƣợc gọi là dịch vụ trọn gói vì có đủ bốn thành phần là phƣơng tiện thực hiện dịch vụ, hàng hoá bán kèm, dịch vụ hiện và dịch vụ ẩn. Phƣơng tiện thực hiện dịch vụ phải có trƣớc khi dịch vụ có thể đƣợc cung cấp. Điều này có thể minh hoạ với hoạt động kinh doanh buồng ngủ. Đó là phải có hệ thống các buồng ngủ với đầy đủ các trang thiết bị, tiện nghi cần thiết trƣớc khi cung cấp dịch vụ lƣu trú. Hàng hoá bán kèm là hàng hoá đƣợc mua hay tiêu dùng bởi khách hàng trong thời gian (quá trình) sử dụng dịch vụ. Khi tiêu dùng dịch vụ buồng ngủ, khách hàng đã đồng thời tiêu dùng các hàng hoá khác nhƣ xà phòng, sữa tắm, dầu gội đầu, khăn mặt, bàn chải đánh răng,…
Dịch vụ hiện (hữu hình) là những lợi ích trực tiếp mà khách hàng dễ dàng cảm nhận đƣợc khi tiêu dùng và cũng là những yếu tố của dịch vụ mà khách hàng mong muốn. Điều này đƣợc thể hiện ở cơ sở vật chất, trang thiết bị, tiện nghi của dịch vụ. Dịch vụ ẩn (vô hình) là những lợi ích mang tính chất tâm lý mà khách hàng chỉ nhận đƣợc sau khi đã tiêu dùng dịch vụ. Điều này đƣợc thể hiện ở khả năng, thái độ, tính chuyên nghiệp trong phục vụ của nhân viên phục vụ.
Hiện nay, The LaBan đã trở thành một khách sạn 4 sao với 155 phòng, trang thiết bị tiện nghi, hiện đại, đội ngũ nhân viên có tính chuyên nghiệp ngày càng cao, chất lƣợng dịch vụ không ngừng đƣợc cải thiện và nâng cao để đáp ứng nhu cầu của du khách. Vào tháng 7 năm 2015, công ty cổ phần The LaBan đã tiến hành tái thẩm định và bổ sung thêm dịch vụ Spa & massage nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chính những điều này mà The LaBan đã trở thành địa chỉ tin cậy của ngày càng nhiều du khách khi đến Thành phố Hồ Chí Minh. Từ đó, hoạt động kinh doanh của khách sạn ngày càng có hiệu quả cao, tạo nguồn thu lớn cho ngân sách nhà nƣớc, tạo công ăn, việc làm ổn định cho nhiều ngƣời lao động.