Chức năng quản lý là các dạng hoạt động khác nhau của hoạt động quản lý, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện mục tiêu quản lý. “Tổ hợp các chức năng quản lý sẽ tạo nên nội dung của quá trình quản lý, nội dung lao động của đội ngũ CBQL, là cơ sở cho việc phân công lao động quản lý giữa những người CBQL và là nền tảng để hình thành và hoàn thiện cấu trúc tổ chức của sự quản lý” [39, tr.55]. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, quản lý trường học là hệ thống gồm bốn chức năng cơ bản và chủ yếu sau:
- Kế hoạch hóa là việc làm cho tổ chức phát triển theo kế hoạch. Là quá trình xác định các mục tiêu phát triển của nhà trường và quyết định những biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Nội dung chủ yếu của chức năng kế hoạch hóa: xác định và hình thành mục tiêu; xác định và đảm bảo các nguồn lực để đạt được mục tiêu đã đề ra; quyết định xem
những hoạt động nào là cần thiết để đạt được những mục tiêu đó. Sản phẩm quan trọng của chức năng kế hoạch hóa là kế hoạch. Có ba loại kế hoạch: kế hoạch chiến lược (giải quyết mục tiêu chiến lược); kế hoạch chiến thuật (giải quyết mục tiêu chiến thuật) và kế hoạch tác nghiệp (giải quyết mục tiêu tác nghiệp).
- Tổ chứcđược tiến hành sau khi xây dựng kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Tổ chức là quá trình phân phối và sắp xếp nguồn nhân lực theo những cách thức nhất định để đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra. Đó là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm thực hiện thành công kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Nếu tổ chức có hiệu quả, người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực. Nội dung chủ yếu của tổ chức: xây dựng cơ cấu tổ chức; xác định nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành viên, từng bộ phận; quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sắp xếp, đề bạt, sa thải, tổ chức các hoạt động.
- Chỉ đạo là quá trình tập hợp, liên kết các thành viên trong tổ chức; theo sát hoạt động của bộ máy, điều khiển, hướng dẫn, điều chỉnh công việc hợp lý, nhịp nhàng; động viên khuyến khích người lao động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Khi thực hiện chức năng này, người quản lý cần chú ý đến nguyên tắc tuân thủ hệ thống mệnh lệnh.
- Kiểm tra là quá trình đánh giá và điều chỉnh nhằm đảm bảo cho các hoạt động đạt tới các mục tiêu của tổ chức. Theo lý thuyết thông tin, kiểm tra là quá trình thiết lập mối liên hệ ngược trong quản lý. Hoạt động kiểm tra trong quản lý là một nỗ lực có hệ thống nhằm thực hiện bốn chức năng: kiểm soát phát hiện, động viên phê phán, đánh giá và thu thập thông tin. Nhờ có kiểm tra mà người quản lý đánh giá được thành tựu công việc và uốn nắn điều chỉnh hoạt động một cách đúng hướng. Điều cần lưu ý là khi kiểm tra phải theo chuẩn. Chuẩn phải xuất phát từ mục tiêu, là đòi hỏi bắt buộc đối với mọi thành viên của tổ chức.
Trong chu trình quản lý, cả bốn chức năng trên phải được thực hiện liên tiếp, đan xen vào nhau; phối hợp bổ sung cho nhau tạo sự kết nối từ chu kỳ này sang chu kỳ sau theo hướng phát triển. Trong đó yếu tố thông tin luôn giữ vai trò xuyên suốt, không thể thiếu trong việc thực hiện các chức năng quản lý và là cơ sở cho việc ra quyết định quản lý. Có thể biểu diễn mối liên hệ này qua sơ đồ sau:
Hình 1. Sơ đồ quan hệ giữa các chức năng quản lý