Cải cách hành chính thực chất là cải cách cách thức hoạt động quản lý nhà n- ớc của các cơ quan hành chính nhà nớc khi điều kiên bên trong và bên ngoài thay đổi. Nguyên tắc chung của hoạt động quản lý (nói chung) cũng nh quản lý nhà nớc của các cơ quan hành chính nhà nớc nói riêng đợc mô tả bằng sơ đồ hình vẽ 7.
Trên sơ đồ này mô tả đòi hỏi tất yếu phải cải cách hành chính tức thay đổi cách thức hoạt động quản lý - tác động của các chủ thể (nhà quản lý, cơ quan quản lý) đến các đối tợng bị quản lý (tổ chức, công dân) khi môi trờng bên trong và bên ngoài cơ quan hành chính thay đổi.
Vấn đề cơ bản mà các nhà quản lý hành chính phải lựa chọn là thay đổi nh thế nào; thay đổi những yếu tố gì. Đây là một câu hỏi không dễ trả lời. Tìm ra những nội dung cải cách và phơng thức quản lý mới phù hợp với điều kiện mới là một quá trình nghiên cứu, tìm kiếm. Và trong nhiều trờng hợp mang tính “thử – bỏ”.
Cải cách hành chính ở Việt Nam đã tiến hành suốt chặng đờng dài của lịch sử hình thành và phát triển nhà nớc. Tuy nhiên, các nội dung cải cách và "tên gọi của cải cách hành chính" chỉ xuất hiện trong thời gian gần đây.
Hội nghị Ban chấp hành Trung ơng Đảng lần thứ 8 (khoá VII) đã đề ra 3 nội dung cơ bản của cải cách bộ máy hành chính nhà nớc nhằm thích ứng với đòi hỏi của công cuộc đổi mới về kinh tế. Cải cách hành chính tập trung vào ba lĩnh vực: thể chế hành chính; bộ máy hành chính và con ngời hành chính.
Nghị quyết 38/ CP ngày 4/5/1994 đa ranhiều nội dung, trong đó nhấn mạnh đến quy định cải cách một bớc thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức. Trong giai đoạn đầu của cải cách thủ tục hành chính, "nếu có những quy định do cấp trên ban hành xét thấy cần phải sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ thì báo cáo, kiến nghị để cơ quan đó ban hành xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ. Công việc này phải đợc tiến hành trong tất cả các khâu và các lĩnh vực mà trọng tâm là thủ tục cấp giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, đầu t , xây dựng, sửa chữa nhà
Chủ thể quản lý (các cơ quan hành chính nhà nước và cá nhân Đối tư ợng bị quản lý (tổ chức và công dân ) Mục tiêu quản lý Phương thức, phương pháp quản lý
Môi trường luôn vận động, phát triển
cửa, cấp đất; đăng ký kinh doanh, hành nghề; sở hữu và sử dụng ph ơng tiện giao thông; hộ khẩu; xuất cảnh, nhập cảnh; tr ớc bạ mua bán chuyển nh ợng các loại tài sản; cho vay vốn; công chứng; thanh tra doanh nghiệp.
Hội nghị Ban chấp hành Trung ơng lần thứ 7 (khoá VIII) đã đề ra một số điểm cơ bản làm định hớng cho cải cách hành chính. Bên cạnh tiếp tục công cuộc cải cách thủ tục hành chính theo tinh thần của Nghị quyết Hội nghị BCHTW lần thứ 8 (Khoá VII), nghị quyết nhấn mạnh định hớng:
"Tích cực chỉ đạo việc giảm biên chế hành chính các cơ quan đảng, nhà nớc, đoàn thể, biên chế gián tiếp trong các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nớc với mức phấn đấu giảm khoảng 15%. Mỗi cấp, mỗi ngành quy định mức giảm biên chế cụ thể của từng cơ quan trực thuộc với ý thức trách nhiệm đầy đủ và chỉ đạo thực hiện tích cực, chặt chẽ, không định tỷ lệ bình quân nh nhau. Mức biên chế của từng cơ quan, đơn vị ở các ngành và địa phơng phải dựa trên cơ sở xác định nội dung và khối lợng công việc cụ thể và tiêu chuẩn các chức danh, cơ cấu cán bộ, công chức hợp lý.
- Chỉ đạo thí điểm việc khoán biên chế và khoán chi phí hành chính ổn định một số năm để khuyến khích việc giảm biên chế và tiết kiệm chi phí hành chính ở các cơ quan, đơn vị. Khắc phục tình trạng các cơ quan tăng thêm biên chế dới bất cứ hình thức nào.
- Thực hiện chế độ thuê, khoán hoặc hợp đồng một số loại dịch vụ trong cơ quan hành chính (nh vệ sinh, ăn uống, sửa chữa nhà cửa, điện, nớc, lái xe...) thay cho việc tuyển ngời vào biên chế nhà nớc.
- Tiến hành từng bớc việc phân định rõ biên chế trong bộ máy hành chính với biên chế trong các đơn vị sự nghiệp, kinh tế, dịch vụ công; thí điểm việc xã hội hoá một số lĩnh vực dịch vụ, y tế, giáo dục, khoa học và hoạt động văn hoá, thể thao... trớc hết là ở các thành phố và các khu công nghiệp đi đôi với đổi mới cơ chế tiền lơng, nâng cao thu nhập của những ngời làm việc trong các lĩnh vực này gắn với nâng cao kết quả và chất lợng hoạt động.
- Khẩn trơng ban hành các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức dôi ra, bảo đảm thực hiện tốt việc tinh giản bộ máy và biên chế, không gây ảnh h- ởng lớn đến t tởng và đời sống của cán bộ, công chức. Từ nay đến khi xác định xong phơng án cụ thể về tinh giản biên chế nói chung
không tuyển thêm ngời vợt biên chế đợc duyệt. ở những nơi có điều kiện thì chủ động giảm ngay biên chế, không chờ đợi " .
Chơng trình cải cách hành chính năm 2001 của chính phủ đề ra trong năm 2001 tập trung vào 8 lĩnh vực, trong đó tập trung chủ yếu vào việc kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính nhà nớc (chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn) .
Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX đánh giá lại cải cách hành chính trong thời gian từ 1996 lại đến 2001, và đã rút ra đánh giá: “cải cách hành chính tiến hành chậm, thiếu cơng quyết và hiệu quả thấp”.
Chính phủ đã nghiên cứu, đánh giá thực tiễn cải cách hành chính và đã tìm ra 5 nhóm nguyên nhân cơ bản làm cho cải cách hành chính tiến hành cha đạt đợc mục tiêu đề ra. Đó là:
Trớc hết, nhận thức của cán bộ, công chức về vai trò và chức năng quản lý của Nhà nớc, về xây dựng bộ máy nhà nớc nói chung và bộ máy hành chính nhà n- ớc trong tình hình mới, điều kiện mới cha thật rõ ràng và cha thống nhất, còn nhiều vấn đề về lý luận và thực tiễn cha đợc làm sáng tỏ, còn nhiều chủ trơng, chính sách, quy định của pháp luật ra đời trong cơ chế tập trung, quan liêu bao cấp cha đợc kịp thời sửa đổi, thay thế.
Thứ hai, việc triển khai các nhiệm vụ về cải cách hành chính cha đợc tiến hành đồng bộ với đổi mới tổ chức và hoạt động của hệ thống chính trị do Đảng lãnh đạo, cải cách hành chính cha gắn bó chặt chẽ với đổi mới hoạt động lập pháp và cải cách t pháp.
Thứ ba, cải cách hành chính gặp trở ngại lớn do đụng chạm đến lợi ích cục bộ của nhiều cơ quan hành chính, nhiều cán bộ, công chức trong bộ máy nhà nớc ở trung ơng và địa phơng; ảnh hởng của cơ chế tập trung quan liêu, bao cấp còn đè nặng lên nếp nghĩ, cách làm của không ít cán bộ, công chức; cuộc cải cách cha đợc chuẩn bị tốt về mặt t tởng.
Thứ t, các chế độ, chính sách về tổ chức và cán bộ, về tiền lơng còn nhiều điều cha phù hợp, cha tạo ra động lực thúc đẩy công cuộc cải cách.
Thứ năm là những thiếu sót trong công tác chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, ngành trung ơng và ủy ban nhân dân các địa phơng trong việc tiến hành cải cách hành chính; sự chỉ đạo thực hiện các chủ trơng đã đề ra thiếu kiên quyết và cha thống nhất.
Trên cơ sở thực tiễn của công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam thời gian qua, chính phủ đã quyết định phê duyệt chơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nớc giai đoạn 2001-2010 với mục tiêu cơ bản phải hớng đến là có một nền hành chính :
1. Dân chủ;
2. Trong sạch;
3. Vững mạnh;
4. Chuyên nghiệp;
5. Hiện đại hóa;
6. Hiệu lực, hiệu quả;
7. Nhà nớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa;
8. Đặt dới sự lãnh đạo của Đảng;
9. Đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêu
cầu;
10. Phù hợp với yêu cầu quản lý nền kinh tế thị trờng định hứớng xã hội
chủ nghĩa .
Cải cách hành chính đợc tiến hành đồng thời trên tất cả các lĩnh vực: Thể chế hành chính nhà nớc; tổ chức bộ máy hành chính nhà nớc; vấn đề cán bộ, công chức và vấn đề tài chính công. Đây là một giai đoạn cải cách rất quan trọng nhằm làm cho hoạt động quản lý nhà nớc của các cơ quan hành chính nhà nớc thích ứng đợc với cơ chế kinh tế mới; thích ứng với xu thể khu vực hoá, toàn cầu hoá.