b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích
3.3.3.2.Hoàn thiện tổ chức sử dụng thôngtin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh
doanh
Để thông tin KTQT và PTKD thực sự trở nên hữu ích đối với nhà quản trị DN trong việc ra các quyết định quản lý, cần tổ chức sử dụng thông tin KTQT và PTKD trong quản trị DN. Sau khi đã thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT, cần phải thực hiện tư vấn cho nhà quản trị trong việc sử dụng thông tin cho từng tình huống ra quyết định. Kế toán trưởng cùng với các trưởng phòng (ban) chức năng cần xử lý những thông tin KTQT và PTKD có liên quan đến phần việc của mình, chuẩn bị những phương án giải quyết tồn tại, tháo gỡ khó khăn, trình phương án đã dự thảo với ban giám đốc có kèm theo những giải trình, thuyết minh để giám đốc đưa ra những quyết định quản lý phù hợp, có thể sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nguồn lực hiện có, nâng cao hiệu quả SXKD, bảo toàn và phát triển vốn, tăng lợi nhuận, tăng sức cạnh tranh của DN.
Tùy theo đặc điểm cụ thể về loại hình sản xuất, loại sản phẩm dịch vụ, tình hình huy động sử dụng các nguồn lực hiện có của DN ở mức độ nào... của từng DN trong từng khoảng thời gian, từng thời kỳ mà nhà quản trị DN có thể đưa ra quyết định quản lý phù hợp. Trên giác độ chung nhất, DN có thể tổ chức sử dụng thông tin KTQT và PTKD cho các loại quyết định chủ yếu sau:
(1) Tổ chức sử dụng thông tin cho các quyết định về đảm bảo và sử dụng các yếu tố sản xuất.
Dựa trên những thông tin được cung cấp từ KTQT và PTKD về tình hình đảm bảo và sử dụng các yếu tố lao động, nguyên nhiên vật liệu và trang thiết bị trong quá trình SXKD của DN, nhà quản trị DN có thể đưa ra các quyết định nhằm huy động đầy đủ, kịp thời, sử dụng có hiệu quả các yếu tố sản xuất, nâng cao hiệu quả SXKD. Các quyết định chủ yếu là:
+ Quyết định tiếp tục mua, dự trữ hay ngừng mua, dự trữ loại nguyên vật liệu nào đó (hay tiếp tục duy trì hoặc thay đổi nguồn cung cấp nguyên nhiên vật liệu)...
+ Quyết định bán hay xuất cho mục đích khác đối với loại nguyên vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày.
+ Quyết định tiếp tục xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm hay tạm dừng sản xuất và cho vay, đổi nguyên vật liệu.
+ Quyết định dùng loại nguyên vật liệu khác thay thế nguyên vật liệu đang sử dụng để nâng cao qui cách, phẩm cấp sản phẩm.
+ Quyết định mua hay thuê thêm TSCĐ, máy móc thiết bị sản xuất.
+ Quyết định cho thuê hoạt động hay nhận gia công chế biến đối với loại máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất không sử dụng hết công suất.
+ Quyết định nhượng bán, thanh lý kịp thời những TSCĐ không cần dùng, hết thời hạn sử dụng...
+ Quyết định tuyển lao động: số lượng, nguồn tuyển dụng, trình độ tay nghề...
+ Quyết định phân công lao động hợp lý về trình độ chuyên môn, năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm... để nâng cao năng suất lao động.
+ Quyết định cải tiến tổ chức quản lý để huy động sử dụng thời gian làm việc của công nhân được hợp lý, giảm bớt đi đến loại trừ thời gian ngừng việc, không có việc làm... để nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian làm việc của công nhân.
+ Quyết định bồi dưỡng, đào tạo, kèm cặp để nâng cao tay nghề cho người lao động.
+ Quyết định nhận thêm lao động hợp đồng hay trả thêm lương để huy động thêm thời gian làm việc của lao động hiện có để hoàn thành mục tiêu tiến độ sản xuất...
v.v...
(2) Tổ chức sử dụng thông tin cho các quyết định về điều chỉnh mặt hàng sản xuất nhằm tối đa hóa lợi nhuận
Dựa trên những thông tin KTQT và PTKD về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, thị trường, giá cả, tình hình sử dụng các nguồn lực hiện có kết hợp với các nguồn thông tin khác có liên quan đến từng loại mặt hàng sản xuất, nhà quản trị DN có thể đưa ra những quyết định điều chỉnh mặt hàng sản xuất cho phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Để đưa ra từng quyết định quản lý cụ thể dạng này, cần phải cung cấp cho nhà quản trị những thông tin quá khứ, những thông tin tương lai liên quan đến các phương án đang xem xét. Đối với những thông tin quá khứ không thay đổi được (ví dụ chi phí chìm) hoặc những thông tin giống nhau giữa các phương án là những thông tin không thích hợp nên không cho vào khi xem xét phương án vì nó sẽ làm "loãng tin", gây khó khăn cho việc lựa chọn phương án tối ưu.
Dựa trên những thông tin thích hợp đã được cung cấp, nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định quản lý chủ yếu sau:
+ Thay đổi số lượng sản xuất của từng loại sản phẩm (theo từng kích thước, mẫu mã, màu sắc...) cho phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng để đảm bảo tiêu thụ nhanh chóng.
+ Đưa thêm mặt hàng mới vào SXKD. + Nhận hay từ chối đơn đặt hàng mới.
+ Tự sản xuất hay mua ngoài một số chi tiết.
+ Bán nửa thành phẩm hay tiếp tục sản xuất, chế biến thêm.
+ Sản xuất toàn bộ sản phẩm theo đơn hàng hay đặt gia công chế biến thêm từ đơn vị khác (chia xẻ đơn đặt hàng).
+ Cắt bỏ, cho thuê hay tiếp tục sử dụng cho sản xuất một bộ phận dây chuyền sản xuất.
+ Duy trì hay loại bỏ một loại (một mẫu mã) sản phẩm đang sản xuất. Qua đó sử dụng có hiệu quả hơn những nguồn lực hiện có của DN.
(3) Tổ chức sử dụng thông tin cho các quyết định điều chỉnh giá cả, sản lượng, chi phí đối với từng mặt hàng sản xuất kinh doanh cụ thể nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Dựa trên những thông tin KTQT và PTKD về doanh thu, chi phí, giá cả, sản lượng sản xuất và tiêu thụ, lợi nhuận, phân tích điểm hòa vốn, phân tích nhu cầu thị trường... của từng mặt hàng (mẫu hàng) sản xuất cụ thể, nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định điều chỉnh giá cả, sản lượng, chi phí đối với từng mặt hàng SXKD cụ thể nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Để đưa ra từng quyết định cụ thể này, bên cạnh thu thập xử lý và cung cấp những thông tin quá khứ có liên quan nêu trên, cần phải thu thập những thông tin tương lai như dự kiến về thị trường, giá cả, chính sách phát triển hay hạn chế loại hình sản phẩm nào của Đảng và Nhà nước, xem xét khả năng cạnh tranh của những DN khác trong và ngoài nước đối với mặt hàng đó.
Đối với thông tin chi phí, quan trọng nhất là phải phân chia toàn bộ chi phí SXKD cho từng mặt hàng thành chi phí cố định (định phí) và chi phí biến đổi (biến phí). Khi xem xét từng phương án, chủ yếu xem xét lãi trên biến phí đơn vị sản phẩm:
Lãi trên biến phí đơn vị = giá bán đơn vị - biến phí đơn vị và tổng lãi trên biến phí tính theo sản lượng sản xuất và tiêu thụ dự kiến.
Tổng lãi; trên biến phí = Sản lượng sản xuất
; tiêu thụ x Lãi trên biến phí; đơn vị Khi xem xét từng phương án cụ thể, nếu tổng lãi trên biến phí lớn hơn tổng định phí là phương án có lãi và ngược lại.
Khi xem xét nhiều phương án khác nhau thì:
- Nếu tổng định phí của các phương án như nhau thì phương án nào có tổng lãi trên biến phí lớn hơn sẽ mang lại nhiều lợi nhuận hơn.
- Nếu tổng định phí của các phương án khác nhau thì phương án nào có số chênh lệch giữa tổng lãi trên biến phí với tổng định phí lớn hơn thì phương án đó sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn.
Phương án được chọn thường là phương án có khả năng làm tăng lợi nhuận của DN. Tuy nhiên, khi xem xét lựa chọn các phương án để ra quyết định, không chỉ chú ý đến lợi nhuận mà còn phải chú ý đến những điều kiện khác như uy tín của DN, thị phần của DN, khả năng huy động và tận dụng nguồn lực hiện có của DN, khả năng cạnh tranh của DN, sự thay đổi của thị hiếu người tiêu dùng và những yếu tố tác động đến nhu cầu có khả năng thanh toán của họ... Do vậy, phương án được chọn có thể không phải là phương án mang lại nhiều lợi nhuận nhất khi DN ưu tiên mục tiêu khác như tận dụng nguồn lực, thị phần, uy tín của DN...
Dựa trên những thông tin thích hợp đã được cung cấp, nhà quản trị DN có thể đưa ra những quyết định quản lý chủ yếu sau:
+ Thay đổi định phí và doanh thu: Đầu tư đổi mới công nghệ, đầu tư thêm dây chuyền sản xuất... làm tăng định phí nhưng số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ tăng nhanh làm tăng doanh thu (tốc độ tăng doanh thu có chiều hướng nhanh hơn tốc độ tăng định phí).
+ Thay đổi biến phí và doanh thu: có rất nhiều quyết định liên quan đến thay đổi biến phí và doanh thu, ví dụ như:
- Dùng loại nguyên vật liệu tốt hơn làm biến phí tăng nhưng sẽ tăng khối lượng sản xuất và tiêu thụ hoặc tăng giá bán làm cho doanh thu tăng nhanh hơn (đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng có khả năng thanh toán cao).
- Dùng loại nguyên vật liệu rẻ tiền hơn làm giảm biến phí, giảm giá bán, tăng khối lượng sản xuất và tiêu thụ (đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng có thu nhập thấp...).
- Trả lương công nhân cao hơn làm tăng biến phí nhưng sẽ tạo ra khối lượng sản phẩm nhiều hơn để tiêu thụ, tăng doanh thu, tăng thị phần (khi sản phẩm trên thị trường có thể tiêu thụ nhanh chóng hay có thêm đơn đặt hàng mới)...
+ Thay đổi định phí, giá bán và doanh thu: thuộc dạng này cũng có thể có nhiều loại quyết định như:
- Đầu tư đổi mới dây chuyền công nghệ làm tăng định phí, tăng khối lượng tiêu thụ và giữ nguyên giá bán làm doanh thu tăng nhanh hơn.
- Đầu tư máy móc thiết bị mới làm tăng định phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, tăng giá bán và khối lượng tiêu thụ (khi nghiên cứu thị trường thấy nhu cầu về loại sản phẩm hiện tại rất cao và bộ phận khách hàng có thu nhập cao sẵn sàng mua sản phẩm mới, có chất lượng cao với giá tăng...).
- Giảm định phí (nhượng bán TSCĐ, giảm nhân viên quản lý...), giảm giá bán để tiêu thụ được những mặt hàng tiêu thụ khó khăn, nguy cơ tồn đọng không tiêu thụ được...).
v.v...
+ Thay đổi định phí, biến phí và doanh thu: có nhiều khi DN cần phải thay đổi cả định phí, biến phí và doanh thu (khối lượng tiêu thụ và giá bán sản phẩm để đạt mục tiêu lợi nhuận. Có những loại quyết định cơ bản thuộc loại này như:
- Giảm định phí, biến phí ở mức tối đa cho phép như giảm nhân viên quản lý, tăng năng suất lao động, thay thế nguyên vật liệu rẻ tiền... và giảm giá bán để tăng khối lượng tiêu thụ (khi DN muốn tăng thị phần hoặc sản phẩm sản xuất ra đang tiêu thụ với giá cao so với khả năng thanh toán của bộ phận lớn người tiêu dùng có nhu cầu về sản phẩm đó...)
- Tăng định phí (đầu tư đổi mới công nghệ, sửa chữa lớn kết hợp hiện đại hóa máy móc thiết bị...), giảm biến phí (tăng năng suất lao động, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu do áp dụng công nghệ mới...), giữ nguyên giá bán nhưng khối lượng sản phẩm tiêu thụ sẽ tăng nhanh do sản phẩm có chất lượng cao và mẫu mã đẹp hơn.
v.v...
(4) Tổ chức sử dụng thông tin KTQT và PTKD cho mục đích lập dự toán SXKD.
Các dự toán SXKD cho từng thời kỳ lập trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật đã được xây dựng và kế hoạch về số lượng sản phẩm (công việc) trong kỳ.
Việc xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật là một công việc mang tính chủ quan, thể hiện trình độ quản lý và sự linh hoạt của người quản lý. Người ta quan niệm công việc xây dựng định mức là một công việc nghệ thuật hơn là khoa học vì nó khác nhau với mỗi loại hình sản phẩm, điều kiện tự nhiên, khí hậu, thời tiết, môi trường. Nó còn thể hiện việc giải quyết mối quan hệ giữa lợi ích toàn DN, người lao động và từng bộ phận vì định mức là cơ sở thanh toán chi phí lao động, nguyên vật liệu và các chi phí khác cho bộ phận (cá nhân) nhận khoán.
Khi xây dựng định mức phải chú ý ở mức độ hợp lý: Chặt đến mức có thể đạt, nếu cố gắng có thể vượt. Nếu định mức quá chặt chẽ tức là xây dựng ở điều kiện tốt nhất sẽ khó đạt dẫn đến phản tác dụng cho quản lý vì nó không khuyến khích người lao động (hay từng bộ phận) phấn đấu vươn lên. Nếu định mức quá lỏng sẽ không có tác dụng cho quản lý vì gây ra sự lãng phí làm tăng chi phí, giá thành sản phẩm của DN do phải trả theo định mức (hoặc thưởng thêm khi vượt định mức) cho bộ phận và cá nhân. Nếu định mức hợp lý sẽ giúp cho việc tăng cường hiệu quả quản lý và khuyến khích bộ phận, cá nhân tích cực phấn đấu đạt và vượt định mức.
Do vậy, việc xây dựng định mức hợp lý là việc làm rất quan trọng. Để xây dựng được định mức mới làm căn cứ cho lập dự toán hợp lý, cần căn cứ vào các thông tin KTQT và PTKD về tình hình chấp hành các định mức cũ về từng loại chi phí lao động, vật tư và chi phí khác cho sản xuất từng loại sản phẩm và có thể phải kết hợp với tổ chức sản xuất thử (bấm giờ các thao tác kỹ thuật) và phân tích những nguyên nhân phát sinh chênh lệch giữa thực tế so với định mức như thay đổi quy trình công nghệ, thay đổi nguyên vật liệu v.v... Đồng thời căn cứ vào các thông tin liên quan đến số lượng sản xuất, khả năng huy động các nguồn lực của DN, sự biến động của thị trường, tình hình cạnh tranh v.v... để xác định số lượng sản phẩm dự kiến.
Trên cơ sở định mức đã được xây dựng và số lượng sản xuất dự kiến, DN lập nên dự toán SXKD cho từng năm, từng quý, từng tháng...
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, căn cứ vào thông tin KTQT và PTKD cung cấp về tình hình chấp hành dự toán, nguyên nhân thoát ly dự toán, nhà quản trị sẽ có cơ sở để điều chỉnh (tăng, giảm) dự toán tháng sau, quý sau cho phù hợp.
Như vậy, thông tin KTQT và PTKD là căn cứ quan trọng không thể thiếu cho việc lập và duyệt các dự toán SXKD.
Ngoài ra, thông tin KTQT và PTKD còn giúp cho nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý khác trong quá trình quản lý và điều hành SXKD trong DN, chẳng hạn như các quyết định về giá bán cho từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng, quyết định về tỷ lệ hay mức khuyến mại trong từng đợt bán hàng đối với từng loại sản phẩm nhằm thúc đẩy tiêu thụ, quyết định đầu tư v.v...
Đồng thời, thông tin KTQT và PTKD còn giúp cho nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động SXKD trong DN.