* Thứ nhất: Về lựa chọn loại hình phân tích.
+ Đa phần các DNNN mới thực hiện phân tích định kỳ, (quí, năm), ít chú ý đến phân tích thường xuyên.
Những DNNN thuộc Tổng công ty có yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin thường xuyên cho Tổng công ty, các DN thành viên phải thực hiện phân tích theo kỳ hạn ngắn hơn, ví dụ như Tổng công ty Thủy tinh và Gốm Xây dựng yêu cầu các DN thành viên cung cấp thông tin về sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ, giá bán bình quân, dư nợ ngân hàng... theo 10 ngày, tháng, quí... có phân tích diễn giải thông tin. Ngoài ra, tùy theo trình độ và yêu cầu quản lý cụ thể của DN trong từng thời kỳ mà có thể phân tích vào thời điểm thích hợp, ví dụ Công ty Sứ Thanh Trì tổ chức phân tích tình hình sản xuất, tiêu thụ và lãi lỗ theo từng đợt khuyến mại, Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 118 thực hiện phân tích tiến độ thi công (thông qua chỉ tiêu giá trị sản lượng xây lắp hoàn thành), doanh thu, chi phí từng công trình theo từng đợt, khi cần thông tin cho quản lý (định kỳ hay bất thường).
Nhưng cũng còn DNNN (chủ yếu DNNN vừa và nhỏ) không thực hiện phân tích thường xuyên hay định kỳ, mà thường chỉ đưa ra vài nhận xét chung chung vào cuối năm.
+ Đa phần các DNNN chỉ thực hiện phân tích sau quá trình SXKD, ít chú ý phân tích trước và trong quá trình thực hiện mục tiêu.
Một số DNNN đã thực hiện phân tích trước, trong và sau khi thực hiện mục tiêu, như Công ty Sứ Thanh Trì thực hiện phân tích trước khi xây dựng, lựa chọn phương án hay các chỉ tiêu kế hoạch ví dụ như: thay thế nguyên vật liệu này bằng loại nguyên vật liệu khác có lợi hay không? Mua sắm, trang bị thêm máy móc thiết bị sẽ có lợi gì cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất? Công ty nên tổ chức khuyến mại vào thời gian nào? Giá khuyến mại đưa ra bao nhiêu?... Trong quá trình sản xuất công ty thường phân tích tiến độ sản xuất và tình hình chi phí, giá thành để có biện pháp chỉ đạo kiên quyết, kịp thời hơn, nhằm đạt mục tiêu đã đặt ra.
+ Đa phần các DNNN chỉ chú ý thực hiện phân tích một số chỉ tiêu cơ bản ở mức độ nhận xét đánh giá chung, chưa phân tích sâu sắc, tỷ mỉ từng chuyên đề.
Một số DN đã chú ý phân tích chi tiết các chỉ tiêu kết quả SXKD từng bộ phận để phục vụ công tác quản lý nội bộ, tăng cường hạch toán kinh tế trong từng bộ phận (phân xưởng, tổ đội, cửa hàng...)
+ Đa phần các DNNN chỉ mới dừng lại ở đánh giá sơ bộ kết quả chung toàn DN, ít chú ý phân tích cụ thể chi tiết để chỉ ra bộ phận tiên tiến hay lạc hậu.
Nói chung, các DNNN mới thực hiện phân tích định kỳ trên phạm vi toàn DN vào cuối quí 6 tháng hay cuối năm. Một số ít DNNN thực hiện phân tích trước, trong và sau quá trình sản xuất; kết hợp phân tích toàn DN và phân tích từng bộ phận, từng công trình, từng đơn đặt hàng.
* Thứ hai: Về việc lựa chọn các chỉ tiêu phân tích
Thực tế hiện nay, hầu hết các DNNN thực hiện PTKD đều dựa trên hai hệ thống chỉ tiêu kế hoạch và thực hiện. Nhưng việc lựa chọn chỉ tiêu phân tích cụ thể đối với từng mặt hoạt động SXKD ở các DNNN có sự khác nhau tương đối lớn do qui mô sản xuất, lĩnh vực hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý còn có sự chênh lệch đáng kể. Có thể điểm qua tình hình thực tế về lựa chọn chỉ tiêu phân tích trong các DNNN như sau:
+ Đối với phân tích kết quả sản xuất:
Đa phần các DNNN trong lĩnh vực xây lắp đều chú ý phân tích các chỉ tiêu giá trị tổng sản lượng (giá trị xây lắp), các DN sản xuất công nghiệp thường chú ý phân tích chỉ tiêu giá trị sản xuất công nghiệp, số lượng sản phẩm sản xuất, chất lượng sản phẩm (theo thứ hạng phẩm cấp), tình hình sản xuất mặt hàng chủ yếu, tình hình sản xuất theo đơn đặt hàng... Các DNNN chưa chú trọng đến phân tích chất lượng công tác sản xuất một cách sâu sắc, tỷ mỉ. Những DNNN đã được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9002 thực hiện phân tích đánh giá chất lượng thường xuyên và chi tiết cụ thể hơn (DN tự đánh giá việc thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng 1 tháng 1 lần và tổ chức cấp giấy chứng nhận thực hiện đánh giá 6 tháng 1 lần).
+ Về việc phân tích các yếu tố của quá trình sản xuất:
Đối với nhân tố lao động: Đa phần các DN cũng đã chú ý phân tích sự biến động về số lượng và trình độ lao động, nhưng chưa chú ý phân tích chi tiết tình hình quản lý và sử dụng thời gian lao động, cũng chưa chú ý đúng mức đến phân tích tình hình biến động của chỉ tiêu năng suất lao động. Một số ít DNNN đã chú ý phân tích tình hình biến động lao động do sử dụng phần mềm quản trị lao động nhưng hầu như cũng chỉ ở mức độ đánh giá khái quát. Còn không ít DNNN không phân tích tình hình biến động lao động.
Đối với nhân tố nguyên vật liệu: Hầu hết các DNNN đã thực hiện xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu rất chi tiết cho từng loại sản phẩm để giao khoán cho các bộ phận (nhà máy, phân xưởng, tổ đội). Khi nghiệm thu sản phẩm cũng là lúc đánh giá mức độ chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng bộ phận đối với từng loại sản phẩm để có quyết định thưởng, phạt hợp lý. Các DN chưa thực hiện phân tích tình hình dự trữ, cung cấp nguyên vật liệu nên còn xảy ra hiện tượng ứ đọng hoặc căng thẳng nguyên vật liệu cho sản xuất trong trường hợp giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động, cũng chưa thực hiện phân tích cụ thể ảnh hưởng của việc cung cấp nguyên vật liệu đến quá trình và kết quả SXKD...
Đối với TSCĐ và máy móc thiết bị sản xuất: Hiện nay các DNNN thường chỉ mới quản lý về số lượng, nguyên giá, khấu hao nên mới phân tích sơ bộ sự tăng giảm TSCĐ (số
lượng, nguyên giá, tình hình trích khấu hao), mà chưa phân tích tình hình sử dụng TSCĐ (theo các chỉ tiêu hiệu suất sử dụng, số lượng, thời gian và công suất), không ít DNNN vừa và nhỏ không phân tích tình hình tăng giảm TSCĐ. Một số ít DNNN thuộc các Tổng công ty 90, 91 thực hiện theo cơ chế quản lý tài chính của Tổng công ty đồng thời phát huy tính tự chủ trong hoạt động SXKD nên luôn nắm bắt tình hình TSCĐ hiện có, khả năng huy động sử dụng cho SXKD đủ? thiếu? thừa? để có biện pháp quản lý phù hợp (thuê hoạt động, điều chuyển giữa các đơn vị, bộ phận hay cho thuê...) nhưng chưa chú ý phân tích tình trạng kỹ thuật của TSCĐ (xe máy) nên việc quản lý xe máy, phụ tùng thay thế còn lỏng lẻo.
Như vậy, đa phần các DNNN chưa thực hiện thường xuyên việc phân tích tình hình đảm bảo và sử dụng các yếu tố của quá trình sản xuất nên còn nhiều hiện tượng đầu tư không hợp lý (lãng phí, ứ đọng vốn) hoặc chưa huy động sử dụng hết khả năng hiện có của DN về lao động, vật tư, thiết bị.
+ Về việc phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm:
Đa phần các DNNN đã thực hiện hạch toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng đối tượng hạch toán chi phí phù hợp với từng DN, nhưng chưa thực hiện phân chia chi phí theo các cách phân loại phục vụ cho quản trị DN như phân chia chi phí thành chi phí cố định, chi phí biến đổi... nên chưa thực hiện phân tích chi phí một cách sâu sắc, toàn diện, cũng chưa phân tích chi phí theo từng đơn đặt hàng, từng loại công việc mà chỉ phân tích sơ bộ chi phí sản xuất theo khoản mục, yếu tố chi phí.
Thực tế hiện nay, hầu hết các DNNN đều thực hiện phân tích sơ bộ tình hình biến động (tăng, giảm) tổng giá thành của từng loại sản phẩm và toàn bộ sản phẩm theo các khoản mục nhưng chưa đi sâu phân tích các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động của từng khoản mục. Các DNNN chưa thực hiện phân tích tình hình hạ giá thành sản phẩm so sánh được.
Thực tế hiện nay một số DNNN chỉ đánh giá sơ bộ tình hình thu nhập mà không phân tích chi tiết nguyên nhân của sự tăng giảm tổng số và từng nguồn thu nhập của DN, nhiều DN không phân tích tình hình biến động thu nhập.
Hầu hết các DNNN đã thực hiện phân tích khái quát tình hình tăng giảm doanh thu của toàn bộ sản phẩm tiêu thụ và từng loại sản phẩm. Đối với sản phẩm tiêu thụ chủ yếu, ngoài phân tích doanh thu, còn phân tích sự tăng giảm số lượng sản phẩm tiêu thụ.
Đa số các DNNN đã thực hiện phân tích sơ bộ tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận hay sự tăng giảm lợi nhuận so với kỳ trước, nhưng chưa đi sâu phân tích nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng đến sự tăng giảm lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm trong kỳ.
Một số DNNN đã thực hiện phân tích điểm hòa vốn theo doanh thu, theo sản lượng, theo thời gian đối với từng dự án riêng biệt để quyết định có vay vốn hay có đầu tư không? Trong quá trình SXKD từng kỳ, kế toán DN thường đưa ra con số ước lượng hòa vốn, vi dụ Công ty Sứ Thanh Trì ước tính doanh thu hàng tháng khoảng 8 tỷ là hòa vốn, nhỏ hơn 8 tỷ là lỗ và lớn hơn 8 tỷ là lãi (ước lượng chứ không phân tích cụ thể). ở Công ty Cao su Sao vàng (chi nhánh Thái Bình) tính ra giá bán hòa vốn (giá bán bình quân cho từng sản phẩm) theo số liệu hạch toán giá thành từng tháng, thực chất đó là giá vốn bình quân cộng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý bình quân (giá thành toàn bộ bình quân). Mặc dù chưa phân tích đầy đủ nhưng những số liệu đó cũng giúp DN chủ động hơn trong việc đưa ra các quyết định quản lý và điều hành quá trình SXKD.
(Bảng 2.5. Phụ lục: Một số mẫu biểu phân tích của DNNN).
Như vậy, đa phần các DNNN đều chú ý phân tích khái quát tình hình tăng, giảm (thực hiện kế hoạch) các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và kết quả theo từng loại và toàn bộ các loại sản phẩm tiêu thụ.
+ Về phân tích tình hình tài chính: các DNNN mới chỉ thực hiện phân tích một số chỉ tiêu theo báo cáo số B-09 DN - Thuyết minh báo cáo tài chính, chủ yếu chủ yếu phân tích tình hình thanh toán công nợ, chưa phân tích chi tiết tình hình tài chính thông qua các
báo cáo tài chính cũng như chưa phân tích tình hình và kết quả kinh doanh thông qua các báo cáo kế toán nội bộ.
* Thứ ba: Về việc sử dụng các phương pháp phân tích
+ Phương pháp so sánh: các DNNN có thực hiện PTKD đều sử dụng phương pháp so sánh với nội dung cụ thể sau:
- So sánh kết quả thực tế với kế hoạch (định mức) để đánh giá tình tình thực hiện kế hoạch (định mức) về các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tài chính có lập kế hoạch (định mức).
- So sánh kết quả thực tế kỳ này với kỳ trước hoặc hàng loạt kỳ trước (2 kỳ trước...) để đánh giá kết quả kỳ này tăng, giảm hay không thay đổi so với kỳ trước).
- So sánh kết quả thực tế của DN với kết quả thực tế bình quân của ngành hay đơn vị khác cùng điều kiện, cùng loại hình kinh doanh.
- Những DN đã được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9000, ISO 14000 thì thực hiện so sánh kết quả thực tế trong kỳ với các tiêu chuẩn theo yêu cầu của ISO.
Thông thường các DNNN thực hiện so sánh kết quả thực tế năm này (kỳ này) với kế hoạch (kỳ trước) bằng số tương đối (tỷ lệ %); ít so sánh số tuyệt đối. Một số DNNN đã được thực hiện lập biểu đồ so sánh, ví dụ như Công ty Sứ Thanh Trì hàng tháng thực hiện lập biểu đồ sản lượng sản xuất và tiêu thụ của từng nhà máy để đánh giá tình hình từng bộ phận (do phòng kinh doanh lập biểu đồ) và biểu đồ sản lượng và doanh thu của 3 năm liền để cung cấp thông tin cho giám đốc (tại phòng giám đốc).
+ Phương pháp liên hệ cân đối: Một số DNNN đã thực hiện phương pháp liên hệ cân đối trong phân tích để cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch (như Công ty Sứ Thanh Trì đã cân đối giữa sản phẩm tồn kho đầu kỳ, khả năng sản xuất và nhu cầu sản phẩm tiêu thụ để lập kế hoạch về số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ.
+ Phương pháp phân tổ - tổng hợp: Đa phần các DNNN thực hiện PTKD đều thực hiện phân tổ và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo các tiêu thức địa điểm, thời
gian và yếu tố cấu thành, nhưng chỉ ở mức độ cung cấp số liệu, chưa phân tích cụ thể theo từng nhóm hàng, loại sản phẩm khác nhau.
+ Phương pháp thay thế liên hoàn và phương pháp số chênh lệch: Các DNNN chưa sử dung hai phương pháp này để phân tích mức độ ảnh hưởng cụ thể của các nhân tố đến kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính.