Trong phần 1.2.2.2 luận án đã phân tích và chỉ ra rằng mô hình tổ chức PTKD ở phòng ban chức năng kết hợp với các bộ phận SXKD, nếu cần có thể tổ chức thêm một nhóm chuyên trách phân tích để tổng hợp tình hình, là mô hình có nhiều ưu điểm, phát huy tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời cung cấp kịp thời kết quả phân tích cho
việc chỉ đạo các hoạt động SXKD
của đơn vị.
Trong nội dung phần này, luận án trình bày cụ thể hơn về việc tổ chức phân công thực hiện công việc phân tích theo mô hình kết hợp này.
Công việc phân tích có thể do giám đốc hoặc kế toán trưởng (nếu được giám đốc ủy quyền) phân công cho từng bộ phận. Thông thường có thể phân công như sau:
+ Phòng kế hoạch, vật tư: Thực hiện phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất trên những chỉ tiêu chủ yếu, phân tích tình hình cung ứng vật tư theo từng nguồn cung cấp chủ yếu về số lượng, thời hạn, quy cách, chất lượng, giá cả... theo hợp đồng cung ứng hoặc theo kế hoạch đã lập.
+ Phòng kinh doanh: Phân tích sự biến động thị trường, tình hình thay đổi thị phần các sản phẩm chủ yếu của DN, dự đoán xu hướng phát triển sản phẩm của DN, tình hình tiêu thụ sản phẩm chủ yếu theo đơn đặt hàng (hay theo kế hoạch tiêu thụ), kế hoạch vận chuyển...
+ Phòng tổ chức hành chính: Phân tích tình hình tăng giảm lao động, tình hình đào tạo tay nghề cho lao động v.v...
+ Phòng kế toán - tài chính: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, nhiệm vụ hạ giá thành so sánh được, tình hình lãi (lỗ), tình hình thanh toán với các đơn vị cung ứng và tiêu thụ, tình hình dự trữ nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa, tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, tình hình huy động và sử dụng vốn... trong đó đảm nhiệm cả phân tích những chỉ tiêu chủ yếu trên các báo cáo tài chính...
+ Các phân xưởng (tổ, đội) sản xuất: Phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất của phân xưởng, tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu, định mức lao động và chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm, tình hình dự trữ sản phẩm dở dang, bán thành phẩm... căn cứ vào các báo cáo KTQT bộ phận.
Khi thực hiện công việc phân tích, có thể huy động thêm các cán bộ đoàn viên, công đoàn tích cực, hiểu biết ở các bộ phận và các cán bộ kỹ thuật tham gia, tìm nguyên nhân thực tế tác động đến quá trình và kết quả hoạt động của từng bộ phận cũng như toàn DN, đồng thời họ có thể chỉ ra những khả năng tiềm tàng có thể khai thác sử dụng để tăng sản lượng, hạ giá thành, tăng lợi nhuận.
v.v...
Trên đây chỉ là mô hình chung có thể áp dụng cho DN. Tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu và trình độ quản lý cụ thể, các DN có thể phân công nhiệm vụ khác nhau cho từng bộ phận chức năng của DN cho phù hợp.
ở DN có quy mô lớn, tính chất sản xuất phức tạp, có thể tổ chức thêm một tổ chuyên trách PTKD do một vài người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có nhiều kinh nghiệm thực tế về kinh tế - kỹ thuật đảm nhiệm. Và khi cần thiết có thể mời thêm chuyên gia tài chính - kế toán trong các trường đại học, Viện nghiên cứu... tham gia để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị DN. Ngược lại, DN có quy mô nhỏ, có thể công việc phân tích chỉ do phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng kế hoạch đảm nhiệm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Nói chung, cần tổ chức linh hoạt để đảm bảo vừa cung cấp thông tin hữu ích cho quản trị DN, vừa tiết kiệm chi phí.
Cũng cần lưu ý rằng, trong mô hình kết hợp phân tích giữa các bộ phận chức năng và phòng kế toán thì trọng tâm chủ yếu là phòng kế toán. Phòng ban, bộ phận chức năng có nhiệm vụ xét duyệt và đánh giá các mặt công tác có liên quan, nhưng chỉ ở từng mặt nhất định (tuy rằng rất quan trọng) mà họ không thể tổng hợp để đánh giá toàn diện những kết quả mà DN đã đạt được trong toàn bộ các mặt hoạt động. Phòng kế toán là nơi tập hợp đầy đủ tình hình về cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và kết quả tài chính. Do vậy trọng tâm của
PTKD là do phòng kế toán - tài chính đảm nhiệm và kế toán trưởng DN phải là người có trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo và điều hành PTKD trong DN.