Để quản lý và điều hành SXKD có hiệu quả, nhà quản trị DN không chỉ cần thông tin quá khứ mà còn cần thông tin liên quan đến tương lai. Đó là những thông tin rất cần thiết cho chủ DN trong tác nghiệp kinh doanh hàng ngày để ứng phó với thị trường luôn biến động, chủ động phòng ngừa rủi ro cũng như xác định sách lược, chiến lược kinh doanh phù hợp trong tương lai, từ đó giúp DN phát triển đúng hướng và đạt được mục tiêu đã lựa chọn.
Những thông tin liên quan đến tương lai ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị DN bao gồm rất nhiều loại, như thông tin về thị trường trong nước, khu vực và quốc tế; thông tin về đường lối, chính sách phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước, của ngành; khả năng phát triển và chiến lược kinh doanh của các DN cùng loại, của các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước; sự biến đổi của thị trường các yếu tố đầu vào của DN; khả năng huy động và phát triển các nguồn lực cho sản xuất, khả năng tiến triển của doanh thu, chi phí và kết quả của DN; thông tin về sự phát triển của khoa học công nghệ, kỹ thuật sản xuất v.v...
Tuy nhiên, không phải toàn bộ thông tin tương lai đều thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý của nhà quản trị DN. Để nhanh chóng đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với từng tình huống cụ thể, nhà quản trị cần phải được cung cấp đầy đủ những thông tin thích hợp, đặc biệt là những thông tin thích hợp có liên quan đến tương lai.
Việc thu thập thông tin tương lai nào là tùy thuộc vào loại hình DN, tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý của nhà quản trị trong từng DN cụ thể.
Quy trình thu thập thông tin tương lai nói chung phải thực hiện qua ba bước cơ bản sau:
* Bước 1: Xác định loại thông tin cần thu thập.
Mỗi loại thông tin có ảnh hưởng khác nhau đến quyết định quản lý của nhà quản trị DN. Nếu được cung cấp những thông tin phù hợp, kịp thời sẽ giúp cho nhà quản trị tập trung chú ý và nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn, nếu thông tin không phù hợp sẽ tốn kém thời gian cho phân tích, sử dụng thông tin, thậm chí đưa đến những quyết định sai lầm. Do vậy, cần xác định đúng loại thông tin cần thu thập; xử lý và cung cấp cho nhà quản trị trong mỗi tình huống cụ thể.
Việc xác định thông tin cần thu thập cần dựa trên hai căn cứ cơ bản sau:
- Dựa vào mục đích sử dụng thông tin: Nhà quản trị cần loại thông tin gì thì tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp loại thông tin đó. Có thể nhà quản trị đặt ra yêu cầu cụ thể về thông tin cần cung cấp cho kế toán. Trong một số trường hợp, có thể kế toán cần phải chủ động biết được loại thông tin cần thiết (dựa trên kinh nghiệm nghề nghiệp và khả năng chuyên môn nghiệp vụ của bản thân) để tư vấn cho nhà quản trị khi cần thiết.
- Dựa vào điều kiện thu thập thông tin cụ thể: Để đưa ra một quyết định quản lý, nhà quản trị cần nhiều loại thông tin khác nhau, nhưng phải tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà thu thập loại thông tin nào cho phù hợp. Nếu chi phí quá lớn cho việc thu thập thông tin hoặc thông tin thu thập được không đủ cơ sở vững chắc, độ tin cậy không cao thì phải tìm nguồn thông tin khác thay thế, bởi vì dựa vào thông tin không chính xác hoặc chi phí thu thập quá cao có thể còn nguy hại hơn cho lợi ích của DN.
* Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị
Thông tin liên quan đến tương lai phục vụ cho quản trị DN có thể là thông tin trong nội bộ DN hay thông tin bên ngoài. Thông tin trong nội bộ DN có thể thu thập dựa vào số liệu hạch toán kế toán, hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và các nguồn số
liệu, thông tin liên quan khác. Thông tin bên ngoài DN có thể thu thập dựa vào các số liệu thăm dò, khảo sát thực tế, các sách báo, tạp chí chuyên ngành trong và ngoài nước và các phương tiện thông tin đại chúng khác.
Để thu thập thông tin tương lai cần dựa vào thông tin thực hiện và những thông tin dự báo có liên quan mà DN đã thu thập được. Thông thường, thu thập thông tin tương lai trong KTQT bao gồm những nội dung cơ bản sau:
+ Thu thập các thông tin đã thực hiện có liên quan đến chỉ tiêu từ các nguồn số liệu hạch toán (3 loại) trong đó chủ yếu là hạch toán kế toán, từ các báo cáo tổng kết, báo cáo kết quả nghiên cứu, thăm dò thị trường... mà DN đã thực hiện.
+ Ước tính kết quả thực hiện chỉ tiêu trong thời gian tiếp theo dựa vào các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức khoán, kết quả thực tế kỳ trước (nếu không có định mức)... khả năng về các nguồn lực cụ thể của DN và các nguồn thông tin khác có liên quan đến chỉ tiêu.
+ Tính ra số liệu dự báo (sát đúng) có thể thực hiện được đối với từng chỉ tiêu ở cuối kỳ theo công thức sau:
Số liệu dự báo thực hiện được của chỉ tiêu
ở cuối kỳ
=
Số liệu thực tế đã thực hiện được của từng
chỉ tiêu (từ đầu kỳ)
+
Kết quả ước tính sẽ thực hiện được của chỉ tiêu
(cho đến cuối kỳ)
* Bước 3: Lập báo cáo KTQT, trình bày và cung cấp những thông tin tương lai cho nhà quản trị DN
Các báo cáo KTQT trình bày và cung cấp những thông tin liên quan đến tương lai cần lập cho từng chỉ tiêu cụ thể, phù hợp từng tình huống ra quyết định. Những số liệu đưa ra phải được diễn giải cụ thể về căn cứ tính toán để nhà quản trị có thể hiểu được, tin cậy được hoặc có những căn cứ cụ thể để soát xét lại trước khi sử dụng, tránh xảy ra những sai lầm đáng tiếc.