d) Kết thúc phân tích
1.5.2. Tổ chức sử dụng thôngtin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp
doanh trong quản trị doanh nghiệp
1.5.1. Tổ chức quản lý thông tin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh
KTQT và PTKD đều thực hiện xử lý và cung cấp thông tin cho quản trị DN. Đó là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin kinh tế của DN, giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng hoạch định và kiểm soát của mình.
Để có được thông tin KTQT và PTKD cần phải tốn kém thời gian và công sức, đó là quá trình liên tục không chỉ thực hiện trong thời gian ngắn. Do vậy, cần phải quản lý những thông tin này chu đáo, cẩn thận để sử dụng nhiều lần, nhiều kỳ hạch toán. Và cần phải lưu trữ trong hệ thống thông tin nói chung của DN, coi như "tài sản" có thể sử dụng lâu dài. Có như vậy mới giúp nhà quản trị có được cái nhìn nhất quán, liên tục về quá trình hoạt động SXKD của DN, hiểu thấu đáo về tiềm năng, sức mạnh cũng như hạn chế cụ thể của DN trong hoạt động SXKD, từ đó hoạch định những chính sách, mục tiêu phù hợp.
Trường hợp DN thực hiện thu nhận, xử lý thông tin theo phương pháp thủ công cần quy hoạch rõ tập hồ sơ, tài liệu theo từng mảng vấn đề riêng để khi cần tra cứu, sử dụng được nhanh chóng.
Trường hợp DN thu nhận, xử lý thông tin trên máy vi tính cần quy định chế độ lưu giữ và sử dụng thông tin hợp lý, phân biệt rõ ràng những thông tin dùng chung cho mọi đối tượng, những thông tin chuyên dụng và những thông tin cần hạn chế quyền tiếp cận để đảm bảo an toàn thông tin. Nếu không thì có thể làm hỏng hoặc mất thông tin do trình độ sử dụng máy vi tính của các nhân viên chưa đồng đều (có người còn ở mức độ thấp), hoặc có thể làm lộ những thông tin không được phổ biến rộng rãi...
Có chế độ bảo quản như vậy sẽ có thể sẵn sàng cung cấp kịp thời những thông tin hữu ích cho nhà quản trị DN.
1.5.2. Tổ chức sử dụng thông tin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp quản trị doanh nghiệp
Để thực hiện chức năng quản lý và điều hành SXKD, nhà quản trị luôn phải đưa ra các quyết định quản lý tối ưu. Để đưa ra quyết định quản lý phù hợp, không chỉ dựa vào năng lực, trình độ của nhà quản trị, mà còn cần thiết phải có những thông tin thích hợp, quan trọng nhất là thông tin do KTQT và PTKD cung cấp, bởi đó là những thông tin chi tiết, cụ thể về tình hình và kết quả hoạt động SXKD của DN.
Thông tin KTQT và PTKD cung cấp không chỉ phản ánh kết quả thực hiện mục tiêu (các chỉ tiêu kinh tế) mà còn nêu rõ những nhân tố, nguyên nhân ảnh hưởng, những tiềm năng, sức mạnh cần phát huy, những sai lầm, lệch lạc cần khắc phục, khó khăn vướng mắc cần tháo gỡ... nên sẽ là căn cứ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, khả thi.
Có thể nói, thông tin KTQT và PTKD cung cấp là một trong những "nguyên vật liệu" cần thiết cho việc "chế tạo" ra các quyết định của nhà quản trị DN. Các quyết định của nhà quản trị có cô đọng, lôgic, có hệ thống và kịp thời, linh hoạt hay không là phụ thuộc vào chất lượng thông tin cung cấp. Khi được cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời, nhà quản trị không phải bận tâm về việc xử lý thông tin, dành thời gian tập trung vào các hoạt động xây dựng và lựa chọn các phương án và đưa ra quyết định. Các quyết định quản lý cần phải bám sát vào mục tiêu chung của DN, dựa trên cơ sở sử dụng các nguồn lực sẵn có và điều kiện cụ thể của DN, có tính đến yếu tố thời cơ và sự biến động của thị trường trong nước và thế giới, tính đến khả năng cạnh tranh.
Dựa vào thông tin KTQT và PTKD cung cấp, kết hợp với các nguồn thông tin khác trong và ngoài DN, nhà quản trị DN có thể đưa ra các quyết định ngắn hạn, dài hạn. Tùy theo yêu cầu và trình độ quản lý của từng DN trong từng thời kỳ (từng khoảng thời gian), có thể có những quyết định quản lý rất khác nhau. Song, trên giác độ chung nhất, có thể sử dụng thông tin KTQT và PTKD cho các loại quyết định sau:
(1) Quyết định về việc đảm bảo, quản lý và sử dụng các yếu tố của quá trình SXKD, nhằm phục vụ tốt cho quá trình SXKD và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả lao động, vật tư, trang thiết bị, tiền vốn hiện có của DN.
(2) Quyết định điều chỉnh cơ cấu, số lượng mặt hàng sản xuất, tiêu thụ nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
(3) Quyết định điều chỉnh giá cả, sản lượng, chi phí của từng mặt hàng SXKD cụ thể để tối đa hóa lợi nhuận.
(4) Lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh.
Thông tin KTQT và PTKDcũng được nhà quản trị sử dụng cho việc ra các quyết định thường nhật trong quá trình hoạt động SXKD như quyết định về giá bán đối với từng lô hàng, từng đơn đặt hàng, từng khách hàng, quyết định đầu tư tài chính v.v... Đồng thời giúp cho nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát quá trình thực hiện các quyết định và các mục tiêu quản lý đã đặt ra.
* * *
Tóm lại, trong chương 1, luận án đã trình bày khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức KTQT và PTKD trong DN. Luận án đã nêu rõ khái niệm, vai trò, chức năng và mục đích của KTQT và PTKD, đồng thời nêu rõ các quan điểm và mô hình tổ chức KTQT và PTKD, phân tích rõ ưu, nhược điểm của từng mô hình tổ chức KTQT và PTKD trong DN, từ đó nêu rõ quan điểm của tác giả về tổ chức KTQT và PTKD phù hợp với các DN Việt Nam. Luận án cũng trình bày rõ quy trình tổ chức KTQT và PTKD trong DN và tổ chức quản lý, sử dụng thông tin KTQT và PTKD.
Những nội dung trình bày trong chương 1 sẽ là nền tảng cho việc nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế về tổ chức KTQT và PTKD trong các DNNN Việt Nam hiện nay và đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức KTQT và PTKD trong các DNNN Việt Nam.
Chương 2
Thực trạng tổ chức kế toán quản trị
và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp Nhà nước