d) Kết thúc phân tích
2.2.2.Thực trạng tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp nhà nước
DNNN luôn là bộ phận then chốt trong nền kinh tế nước ta. Do vậy, quá trình phát triển của kế toán trong DNNN gắn chặt với quá trình phát triển của kế toán Việt Nam và mang đầy đủ những đặc thù của quá trình phát triển của kế toán Việt Nam. Trong hoạch định cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế toán, Nhà nước luôn chú trọng đến DNNN. Từ khi ra đời đến năm 1989, kế toán trong các DNNN là KTTC. Bởi vì trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, các DNNN phải tuân thủ nghiêm ngặt các chỉ tiêu kế hoạch từ cung ứng vật tư, thiết bị, sản xuất sản phẩm (số lượng, quy cách chất lượng, thời hạn...) đến tiêu thụ sản phẩm, DNNN không được chủ động trong quản lý và điều hành hoạt động SXKD nên chưa có nhu cầu thông tin chi tiết về các mặt hoạt động SXKD trong DN. Sản phẩm cuối cùng của kế toán là hệ thống báo cáo bắt buộc do Nhà nước qui định, chủ yếu nhằm cung cấp thông tin cho kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước và quản lý theo ngành (ngành xây dựng, công nghiệp, nội thương...). Các DNNN thuộc ngành nào thì áp dụng theo chế độ kế toán của ngành đó, không được tự ý thêm bớt tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo biểu kế toán. Dường như các DN cho rằng thông tin kế toán chưa thực sự cần thiết và cũng chưa có tác dụng cho quản lý và điều hành SXKD trong nội bộ DN. Do vậy, tổ chức kế toán trong DNNN chỉ mang tính chất chấp hành chế độ, tuân theo sự quản lý của ngành và Nhà nước.
Sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI, nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN. Chính sách kinh tế nhiều thành phần đã dẫn đến sự ra đời của nhiều công ty, nhiều DN ngoài quốc doanh, sản xuất và kinh doanh bình đẳng với các DNNN. Trong bối cảnh mới, những DNNN không có sự chuyển biến trong quản lý và kinh doanh cho phù hợp đã bị thua lỗ và phá sản. Đã đến lúc phải nhìn nhận lại vai trò của nhà quản trị DN nói chung và cán bộ kế toán nói riêng trong DNNN. Nhà quản trị không chỉ đưa ra những quyết định quản lý mang tính chất chấp hành (thụ động), mà cần phải nắm bắt kịp thời thông tin về chính sách quản lý vĩ mô, về sự thay đổi thị trường trong nước, khu vực và quốc tế, kết hợp với những thông tin về nguồn lực sẵn có, khả năng huy động những nguồn lực đó trong DN... để đưa ra những quyết định quản lý tối ưu, từng bước thực hiện được các mục tiêu mà DN đã đặt ra, nâng cao hiệu quả SXKD, không ngừng nâng cao đời sống người lao động, bảo toàn và phát triển vốn... Lúc này, kế toán DNNN không chỉ còn cung cấp thông tin cho quản lý vĩ mô mà quan trọng hơn, thường nhật hơn là phải cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời cho việc ra các quyết định của nhà quản trị DN.
Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 1141 đã mở rộng quyền tự chủ cho các DN Việt Nam nói chung, DNNN nói riêng trong việc tổ chức hệ thống kế toán DN. Không ít DNNN đã sử dụng kế toán như là một công cụ quản lý hữu hiệu nhất trong hệ công cụ quản lý vi mô. Các nhà quản trị, đứng đầu là giám đốc trong các DN này đã quan tâm thường xuyên hơn đến công tác kế toán và cũng yêu cầu kế toán phải kịp thời cung cấp những thông tin về các mặt hoạt động SXKD trong DN. Kế toán đã phục vụ yêu cầu quản trị DN. Nói một cách khác, trong những DN này, không chỉ có KTTC mà đã "có mặt" của KTQT. Đây là những DNNN đã nhanh chóng thích ứng với cơ chế quản lý mới nên đã trụ vững và phát triển không ngừng, đi đầu trong đổi mới DNNN, ví dụ như Công ty Sứ Thanh Trì, Công ty Xây dựng Công trình giao thông 118, Công ty Kinh doanh Chế biến Lâm sản Xuất khẩu Yên Bái... Nhưng cũng còn không ít DNNN chưa có sự chuyển biến trong quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Do vậy, ban quản lý DN thường gặp khó khăn, lúng túng trong quản lý và điều hành SXKD, sản xuất chậm phát triển, nợ nần dây dựa khê đọng, thiếu vốn trong SXKD, làm ăn thua lỗ, mất dần vốn được giao... Trong những DN này, công tác kế toán cũng chậm đổi mới, chủ yếu mới chỉ là chấp hành chế độ kế toán
và cũng chỉ chấp hành ở mức độ nhất định theo yêu cầu, để lập nên các BCTC (số liệu có thể cũng chưa đáng tin cậy). Kế toán không có tác dụng cho quản lý DN. Đây là một trong những nguyên nhân chủ yếu nhất dẫn đến việc thua lỗ, yếu kém của không ít DNNN hiện nay. Có thể điểm qua những nét cơ bản của thực trạng tổ chức KTQT trong các DNNN hiện nay như sau:
* Tổ chức bộ máy kế toán trong DNNN:
Các DNNN tổ chức bộ máy kế toán có khác nhau nhưng đều bao gồm cả công tác tài chính, kế toán, thống kê của DN, phù hợp với lĩnh vực hoạt động, qui mô, đặc điểm kinh doanh, trình độ yêu cầu quản lý cụ thể của từng DN. Bộ máy kế toán trong các DNNN chỉ chủ yếu tập trung vào việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của KTTC. Đa phần các DN chưa qui định cụ thể nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị DN trong từng phần hành kế toán (hoặc cho một vài nhân viên kế toán). Tuy nhiên, trong từng phần hành kế toán thường đã thực hiện cả kế toán tổng hợp và chi tiết đến các đối tượng kế toán cần thiết theo yêu cầu quản lý cụ thể của DN trong từng giai đoạn, thời điểm. Hầu hết các DNNN đều tách riêng và quan tâm thích đáng đến bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kế toán tổng hợp. Đây là hai bộ phận trọng tâm trong phòng kế toán, có nhiệm vụ tổng hợp thông tin để cung cấp theo yêu cầu quản lý của DN, thường do kế toán trưởng (hoặc phó trưởng phòng kế toán) đảm nhiệm. Thông tin kế toán được cung cấp ra ngoài phòng kế toán có trung thực hợp lý và đáng tin cậy hay không thuộc về trách nhiệm của kế toán trưởng. Do vậy, kế toán trưởng thường nắm chắc thông tin kế toán, phản ánh tình hình tài chính, quá trình và kết quả kinh doanh của DN... và soát xét những thông tin được cung cấp từ phòng kế toán cho nhà quản trị các cấp trong DN. Có một số DN đã áp dụng các phần mềm kế toán phục vụ quản trị DN (quản trị mạng) nhằm cung cấp thông tin cụ thể, kịp thời (ngay từng thời điểm) theo yêu cầu quản trị DN, điển hình như Công ty Xây dựng Công trình giao thông 118... Tuy nhiên, không ít DNNN chỉ sử dụng máy tính để tính toán nhanh (ứng dụng DOS, Excel) mà chưa có phần mềm kế toán, thậm chí thực hiện kế toán thủ công nên công tác kế toán chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý và chưa có hiệu quả.
* Về việc xây dựng hệ thống định mức, lập dự toán (kế hoạch) chi phí, sản lượng, giá thành:
Hầu hết các DNNN kinh doanh có hiệu quả đều đã xây dựng được hệ thống định mức chi tiết dùng để giao khoán cho các phân xưởng tổ đội, sản xuất hoặc để quản lý và kiểm soát chi phí. Dựa trên định mức chi tiết về nguyên vật liệu, tiền lương, các điều khoản chi phí sản xuất chung (lượng, tiền) và sản lượng sản xuất dự kiến kế hoạch, DN xây dựng kế hoạch chi phí, giá thành cho từng tháng, từng quí, 6 tháng và cả năm.
Đối với các doanh nghiệp xây lắp (ví dụ như Công ty Xây lắp điện I thuộc Tổng công ty Xây dựng Công nghiệp Việt Nam, Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 118 thuộc Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông I) thường cung cấp vật liệu chủ yếu cho các đội xây dựng theo định mức tiêu hao và giá định mức đã duyệt, và khoán cho đội chi phí vật liệu phụ, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo định mức.
ở Công ty Đay Trà Lý Thái Bình cũng đã xây dựng được hệ thống định mức kinh tế chi tiết cho từng loại sản phẩm và xây dựng kế hoạch giá thành theo định mức.
ở Công ty Cao su Sao vàng, chi nhánh Thái Bình đã xây dựng được hệ thống định mức chi phí chi tiết cho từng qui cách của từng loại sản phẩm. Với hệ thống định mức đã xây dựng, công ty cung cấp vật liệu cho từng phân xưởng và nhập lại thành phẩm từ phân xưởng theo chế độ "bán vật tư, mua sản phẩm" nên các phân xưởng chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý vật liệu, tiền lương, chi phí chung tại phân xưởng, nếu quản lý tốt (vượt định mức) thì sẽ được thưởng, nếu quản lý không tốt (hụt định mức) thì sẽ bị phạt (trừ vào lương nếu do khuyết điểm của công nhân...).
ở Công ty Chè Văn Hưng - Yên Bái đã xây dựng hệ thống định mức áp dụng cho từng nhà máy (cơ sở sản xuất) về nguyên vật liệu (mức tiêu hao chè búp tươi, đơn giá), về nhiên liệu (than, điện) và tiền lương công nhân cho từng tấn sản phẩm hoàn thành. Định mức được xây dựng cụ thể cho từng mùa vụ trong năm (tùy độ ẩm trong chè búp tươi)... Các định mức này do từng nhà máy cơ sở tự xây dựng và bảo vệ trước Công ty. Sau khi xem xét cụ thể, Công ty duyệt định mức chính thức (Công ty có một phân xưởng trực
thuộc để sản xuất thử nghiệm, từ đó xây dựng định mức hợp lý cho các nhà máy thành viên). Hệ thống định mức sau khi được duyệt trở thành căn cứ để lập kế hoạch vật tư, lao động, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
ở Công ty Kinh doanh Chế biến Lâm sản xuất khẩu Yên Bái, hệ thống định mức được xây dựng rất chi tiết cho từng loại sản phẩm theo từng qui cách, mẫu mã cụ thể, giao cho từng phân xưởng.
Khi có sản xuất sản phẩm mới, công ty tổ chức sản xuất thử để xây dựng định mức cụ thể cho từng qui cách của từng loại sản phẩm. Hệ thống định mức này được giám đốc công ty ký duyệt, và dùng làm căn cứ để xây dựng kế hoạch chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế hoạch lao động và vật tư cho từng tháng, quý... chi tiết cho từng loại sản phẩm, đồng thời được sử dụng để quản lý và kiểm soát chi phí và thanh toán cho công nhân, cho phân xưởng. Trong quá trình thực hiện, nếu cần thiết có sự thay đổi thì phân xưởng báo cáo lãnh đạo công ty cùng bàn bạc để giải quyết (thay đổi định mức cho phù hợp).
Hệ thống định mức khoa học, hợp lý làm cơ sở cho việc kiểm soát chi phí, xây dựng và kiểm tra kế hoạch đã giúp DNNN kinh doanh có hiệu quả.
Tuy nhiên, không ít DNNN còn sử dụng hệ thống định mức lạc hậu, không chú ý thay đổi hệ thống định mức cho phù hợp, nên định mức chỉ mang tính hình thức, không có tác dụng cho quản lý.
(Bảng 2.1. Phụ lục một số mẫu biểu kế hoạch và định mức trong DNNN).
* Về tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin thực hiện trong KTQT
Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành 1/11/1995 (chính thức áp dụng ngày 1/1/1996) đã ban hành chế độ kế toán DN áp dụng cho tất cả các DN thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Các Tổng công ty căn cứ vào hệ thống chế độ kế toán DN, tiến hành nghiên cứu để xây dựng hệ thống các qui định cụ thể về nội dung, cách vận dụng phù
hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng lĩnh vực hoạt động... sau khi có sự thỏa thuận của Bộ Tài chính.
Trong phạm vi qui định của chế độ kế toán DN và các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, các DN nghiên cứu xây dựng danh mục các tài khoản, sổ, báo cáo kế toán cần sử dụng, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý, trình độ kế toán của đơn vị.
Như vậy, việc tổ chức hệ thống kế toán trong các DNNN hiện nay được quyết định bởi hệ thống chế độ kế toán DN, cụ thể hơn theo ngành (ví dụ hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định 1864/1998/QĐ/BTC...), theo quy mô và loại hình DN. Đối với các DN thuộc Tổng công ty thì qui định thống nhất chế độ kế toán theo từng Tổng công ty, các DN vừa và nhỏ áp dụng hệ thống kế toán ban hành theo Quyết định 1117 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996. Đồng thời tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của từng DN, trực tiếp là kế toán trưởng. Do vậy thực trạng tổ chức hệ thống kế toán trong các DNNN hiện nay rất khác nhau. Có thể điểm qua những nét cơ bản như sau:
+ Thứ nhất: Tổ chức hệ thống chứng từ và chế độ hạch toán ban đầu trong các DNNN.
Nhìn chung các DNNN đã tổ chức lập, luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ, kế toán hiện hành đối với những chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc. Tuy nhiên, mức độ thực hiện ở các DN rất khác nhau, phụ thuộc rất nhiều vào sự quản lý của cơ quan quản lý cấp trên (ngành, tổng công ty) và phòng kế toán của DN. Những DN có đơn vị cấp trên kiểm tra, đôn đốc thường xuyên, qui định và hướng dẫn cụ thể, kế toán trưởng và các nhân viên kế toán hướng dẫn và kiểm tra chặt chẽ thì việc sử dụng chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu được thực hiện tốt, sử dụng chứng từ bắt buộc theo kiểu mẫu qui định, công tác kiểm tra chứng từ thực hiện thường xuyên, khi phát hiện có những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người nhận và chịu trách nhiệm kiểm tra đã yêu cầu làm lại, làm thêm thủ tục (xin thêm chữ ký, viết thêm yếu tố cần thiết) hay điều chỉnh lại, sau đó mới chấp nhận chứng từ. Do vậy, số liệu kế toán có thể sử dụng làm căn cứ tin cậy cho việc ra quyết định quản lý. Song, cũng không ít DNNN chưa thực
hiện tốt công tác hạch toán ban đầu, còn nhiều trường hợp sử dụng chứng từ không theo mẫu, chứng từ viết tay (mua vật tư, hàng hóa nông lâm sản không có bảng kê, chi phí khác bằng tiền, chi phí tiếp khách...), chứng từ không ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết... Kế toán trưởng không làm tốt công tác hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận có liên quan đến khâu hạch toán ban đầu. Người chịu trách nhiệm không thực hiện tốt chế độ kiểm tra chứng từ, nên còn hạch toán những chứng từ không hợp lý, hợp lệ, chỉ có khi thanh tra, kiểm toán phát hiện mới chú ý đến. Do vậy để phát sinh tiêu cực, số liệu kế toán không đảm bảo độ tin cậy, không có tác dụng cho quản lý.
Một số DN đã sử dụng những chứng từ hướng dẫn theo chế độ và còn thiết kế thêm những chứng từ hướng dẫn (trung gian) phục vụ theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán và sử dụng máy, như phiếu kế toán, phiếu kiểm nhận vật tư còn lại cuối kỳ, phiếu bàn giao sử dụng máy móc thi công giữa các đội sản xuất, phiếu theo dõi ca xe máy thi công... tạo điều kiện cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho quản trị DN. Nhưng số này chưa phổ biến.
+ Thứ hai: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hầu hết các DNNN đều đã thực hiện vận dụng những tài khoản theo hệ thống kế toán thống nhất và qui định cụ thể của cơ quan quản lý cấp trên đối với tài khoản cấp 1, cấp 2. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu quản lý, DN mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4... tùy theo yêu cầu theo dõi chi tiết từng đối tượng trong từng thời kỳ, thời điểm. Đa số những DN sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán đều mở thêm các tài khoản chi tiết đến cấp 3, 4, 5 như Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 118, Công ty Sứ Thanh Trì... Những DN vừa và nhỏ thường chỉ sử dụng đến tài khoản cấp 2 theo chế độ qui định sẵn...