b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích
3.3.1.1.Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán trong DNNN đảm bảo thực hiện kế toán quản trị
trong doanh nghiệp nhà nước
3.3.1. Nội dung hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị
3.3.1.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán trong DNNN đảm bảo thực hiện kế toán quản trị toán quản trị
Như đã phân tích trong chương 2, hầu hết các DNNN hiện nay đã tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Nhà nước có tính đến đặc điểm của từng DN. Nhưng việc tổ chức bộ máy kế toán mới chỉ chú ý tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTTC, chỉ có một số biểu hiện chưa rõ ràng về KTQT, chưa phân định nhiệm vụ, chức năng cho các nhân viên kế toán trong việc thực hiện KTTC và KTQT. Do vậy, để thực hiện tốt KTQT, trước hết phải hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán trong DNNN, đảm bảo thực hiện KTQT.
Trong chương 1, luận án đã phân tích và đưa ra kết luận rằng mô hình tổ chức KTQT phù hợp với Việt Nam hiện nay là mô hình kết hợp KTTC và KTQT trong một tổ chức, một bộ máy kế toán. Phần 1.3.1 đã nêu rõ mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hướng kết hợp KTTC và KTQT. Trong phần này, luận án trình bày cụ thể hơn nội dung hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTTC và KTQT trong cùng một tổ chức, một bộ máy kế toán.
Trong mô hình kế toán kết hợp, các nhân viên kế toán trong từng bộ phận vừa thực hiện công việc KTTC, vừa thực hiện công việc KTQT. Căn cứ vào yêu cầu và mục tiêu cần quản lý, căn cứ vào năng lực, trình độ của từng nhân viên trong phòng, kế toán trưởng DN phân công nhiệm vụ, chức năng cho từng nhân viên kế toán, trong đó quy định cụ thể những công việc phục vụ cho mục đích KTTC và KTQT. Đối với công việc KTQT, cần tổ chức hướng dẫn chu đáo, tỉ mỉ vì hiện nay đa phần các nhân viên kế toán còn rất bỡ ngỡ với những công việc KTQT, đặc biệt những nội dung công việc mới bổ sung thêm. Việc phân công công việc cho nhân viên kế toán một cách cụ thể, chi tiết sẽ đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT theo yêu cầu của nhà quản trị một cách kịp thời và ngược lại.
Thông thường, công việc KTTC trong từng bộ phận kế toán có phần tương tự nhau giữa các DN vì đều phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho việc lập các BCTC. Nhưng nội dung công việc KTQT của từng bộ phận kế toán rất khác nhau giữa các DN do tính linh hoạt của KTQT, của các báo cáo KTQT. Tuy nhiên, trên giác độ chung nhất, công việc chủ yếu của từng bộ phận kế toán theo mô hình kết hợp có thể như sau:
(*) Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán:
+ Phần việc KTTC: Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết tình hình hiện có và biến động của vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu, phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu, các quỹ, cung cấp số liệu để lập BCTC.
+ Phần việc KTQT: Lập kế hoạch (dự toán) về vốn, kế hoạch vay nợ, thanh toán. Theo dõi chi tiết từng nguồn vốn, từng khoản nợ tùy theo yêu cầu quản lý chi tiết, cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo KTQT về tình hình vốn, quỹ, thanh toán nợ.
* Bộ phận kế toán TSCĐ và hàng tồn kho
+ Phần việc KTTC: Ghi sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết TSCĐ và các loại vật tư, thành phẩm, hàng hóa..., cung cấp số liệu cho việc lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC.
+ Phần việc KTQT: Tùy theo yêu cầu quản trị cụ thể của DN, KTQT có thể mở các sổ chi tiết theo dõi TSCĐ, khấu hao TSCĐ, tình hình tăng giảm TSCĐ theo từng nguồn vốn đầu tư, theo từng nơi sử dụng TSCĐ, tình hình cung cấp vật tư hàng hóa theo từng nguồn cung cấp chủ yếu, tình hình dự trữ, tồn đọng vật tư, hàng hóa... cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo KTQT, lập dự toán phân tích tình hình thực hiện kế hoạch (dự toán) cung cấp vật liệu, trang bị, sử dụng TSCĐ v.v...
(*) Bộ phận kế toán chi phí nhân công và thanh toán bảo hiểm xã hội.
+ Phần việc KTTC: Tính tiền lương và các khoản phải thanh toán với công nhân viên chức, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết để cung cấp số liệu lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC.
+ Phần việc KTQT: Lập dự toán tiền lương và các khoản phải trả, theo dõi chi tiết các khoản phải thanh toán với cán bộ, công nhân viên, cung cấp chỉ tiêu chi tiết về chi phí nhân công để lập báo cáo thu nhập và chi phí của từng bộ phận, của toàn DN theo yêu cầu quản trị.
(*) Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất.
+ Phần việc KTTC: Kế toán thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm... cung cấp số liệu để lập các chỉ tiêu có liên quan trên BCTC.
+ Phần việc KTQT: Tùy theo yêu cầu quản trị DN mà tính toán xây dựng các dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung ở mức độ chi tiết đến từng loại sản phẩm, từng nhóm sản phẩm..., theo dõi chi tiết chi phí và tính giá thành sản phẩm theo các cách phân bổ chi phí khác nhau... để cung cấp thông tin thích hợp cho nhà quản trị ra các quyết định quản lý.
(*) Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
+ Phần việc KTTC: Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết về thành phẩm tiêu thụ, doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, tính trị giá vốn hàng bán và xác định kết quả, cung cấp số liệu để lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC.
+ Phần việc KTQT: Tùy theo yêu cầu quản trị trong từng giai đoạn, khoảng thời gian để theo dõi chi tiết doanh thu, chi phí, kết quả theo các tiêu thức xác định, lập các báo cáo thu nhập bộ phận theo các cách khác nhau, lập dự toán và phân tích tình hình thực hiện dự toán doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý...
(*) Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra:
+ Phần việc KTTC: Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết các phần việc kế toán còn lại. Tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán khác để lập bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán và các BCTC khác, kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán ở tất cả các bộ phận và công việc hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc...
+ Phần việc KTQT: kiểm tra số liệu theo dõi chi tiết và các công việc KTQT của các bộ phận kế toán khác, tổng hợp thông tin KTQT để lập các báo cáo KTQT theo yêu cầu của nhà quản trị trong từng thời kỳ, giai đoạn phát triển. Tổ chức thông tin KTQT để tư vấn cho nhà quản trị ra các quyết định quản lý phù hợp, kịp thời...
Trên đây chỉ nêu những phần việc cơ bản trong từng bộ phận của phòng kế toán cần thực hiện đối với KTTC và KTQT theo mô hình kế toán kết hợp. Tuy nhiên, để KTQT thực sự thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích, thích hợp cho nhà quản trị một cách kịp thời, đòi hỏi kế toán trưởng phải phân công, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện công việc kế toán của từng nhân viên. Khi thực hiện KTQT trong DN theo mô hình kế toán kết hợp, có thể không đảo lộn cơ cấu tổ chức của phòng kế toán, nhưng thời gian đầu thực hiện, cần phân công sự kèm cặp giữa các nhân viên kế toán (nếu cần thiết) đối với những nhân viên kế toán mới vào nghề hoặc đã đào tạo quá lâu mà chưa được đào tạo lại v.v... để công việc kế toán nói chung, công việc KTQT nói riêng được tiến hành một cách trôi chảy, đạt được mục tiêu, yêu cầu quản lý DN.
Do yêu cầu thông tin cho quản trị DN có thể luôn thay đổi cho phù hợp với việc đưa ra các quyết định quản lý nên nội dung công việc KTQT trong từng bộ phận kế toán của từng DN cũng luôn thay đổi cho phù hợp. Điều đó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ, năng lực tổ chức của kế toán trưởng DN luôn phải được bồi dưỡng nâng cao để thực hiện tốt công
việc phân công, hướng dẫn, kiểm tra quá trình kế toán của DN, tạo ra các báo cáo kế toán tin cậy, kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý DN trong cơ chế thị trường...