a) Các loại hình phân tích
Để đáp ứng yêu cầu thông tin cho hoạt động quản lý và điều hành SXKD, trong tổ chức phân tích cần biết lựa chọn và kết hợp sử dụng các loại hình phân tích thích hợp.
Các loại hình phân tích rất phong phú, đa dạng, tùy theo tiêu thức xem xét.
(1)- Xét theo mối quan hệ với quá trình (thời điểm) sản xuất kinh doanh, phân tích chia làm ba loại: Phân tích trước, phân tích trong và phân tích sau quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phân tích trước quá trình kinh doanh là việc phân tích nhằm phục vụ cho việc lựa chọn phương án sản xuất, mục tiêu kinh doanh hay lập kế hoạch những chỉ tiêu kinh tế - tài chính. Phân tích trước thường dựa vào kết quả thực tế kỳ trước, hàng loạt kỳ trước kết hợp với phân tích các thông tin dự báo về tình hình thị trường, các mối quan hệ kinh tế, năng lực sản xuất thực tế và các nguồn lực khác có thể huy động trong DN. Loại phân tích này cung cấp thông tin giúp nhà quản trị có cơ sở đưa ra những quyết định phù hợp với thực tiễn, phòng ngừa rủi ro nên nó rất quan trọng với DN trong cơ chế thị trường.
+ Phân tích trong quá trình hoạt động (còn gọi là phân tích hiện tại hay phân tích tác nghiệp) là việc phân tích nhằm phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát thường xuyên quá trình thực hiện mục tiêu (kế hoạch) đề ra. Loại phân tích này thường dựa vào kết quả hạch toán (kế toán, nghiệp vụ, thống kê) của từng thời điểm và kế hoạch hoặc mục tiêu đã đặt ra. Nó cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch, những khó khăn vướng mắc cần tháo gỡ, những sai lệch cần điều chỉnh kịp thời để thực hiện tốt kế hoạch (mục tiêu) đã đề ra.
+ Phân tích sau khi kết thúc quá trình kinh doanh là việc phân tích nhằm đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch (mục tiêu) đã đề ra, xác định các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể, chỉ ra yếu tố tích cực, tiêu cực, những sai lầm, những tiến bộ... trong quá trình thực hiện kế hoạch. Tài liệu phân tích là tài liệu hạch toán chi tiết và tổng hợp trong kỳ, các chỉ tiêu kế hoạch và các thông tin khác có liên quan. Kết quả phân tích sau thường giúp cho việc rút kinh nghiệm để lập kế hoạch và chỉ đạo điều hành quá trình SXKD kỳ tới.
Cần chú ý kết hợp phân tích trước, trong và sau quá trình SXKD để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị DN.
(2)- Theo thời hạn (thời gian) phân tích, phân tích được chia làmphân tích thường xuyên và phân tích định kỳ.
+ Phân tích thường xuyên (phân tích nghiệp vụ) là việc phân tích ngay trong quá trình hoạt động, xử lý nghiệp vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Loại phân tích này dựa trên số liệu hạch toán kế toán, nghiệp vụ, thống kê hàng ngày, dựa trên kinh nghiệm SXKD và tổ chức quản lý... Kết quả phân tích giúp cho việc nhận ra kịp thời những nhân tố tích cực để phát huy, những nhân tố tiêu cực cần hạn chế ngay, nhằm thực hiện tốt quá trình SXKD, ngăn chặn kịp thời những sai lệch, không để xảy ra những thiệt hại đáng tiếc.
+ Phân tích định kỳ là việc phân tích sau mỗi kỳ báo cáo (tháng, quý, năm). Mục đích nhằm đánh giá tình hình hoạt động của những thiếu sót tồn tại trong công tác và những khả năng tiềm tàng chưa được sử dụng. Phân tích định kỳ thường dựa vào hệ thống báo cáo định kỳ, các chỉ tiêu kế hoạch và những nguồn thông tin khác phản ánh quá trình và kết quả hoạt động trong kỳ. So với phân tích thường xuyên, phân tích định kỳ thực hiện phân tích sâu sắc, toàn diện hơn và có tác dụng chủ yếu cho việc lập kế hoạch hoặc điều chỉnh kế hoạch kỳ sau, đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm ngăn ngừa rủi ro, khắc phục khó khăn vướng mắc và khai thác khả năng tiềm tàng chưa được sử dụng, tạo nên những bước đi chắc chắn và không ngừng phát triển của DN.
Trong PTKD cần lựa chọn phân tích thường xuyên và định kỳ một cách phù hợp để đáp ứng thông tin theo yêu cầu quản trị DN.
(3)- Theo nội dung phân tích, phân tích chia thành phân tích toàn bộ và phân tích chuyên đề.
+ Phân tích toàn bộ là việc phân tích toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, nhằm chỉ rõ những mặt đạt được và chưa đạt được, những nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể... giúp nhà quản trị DN nhận rõ những điểm mạnh cần phát huy, điểm yếu cần khắc phục, những tiềm năng và lợi thế của DN chưa được khai thác, chưa huy động vào SXKD... Đây là những thông tin rất cần thiết cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh, xác định cụ thể mục tiêu và xây dựng kế hoạch trong kỳ tới.
+ Phân tích chuyên đề là việc đi sâu phân tích từng loại nghiệp vụ và kết quả kinh doanh, từng lĩnh vực, từng mặt hoạt động hay từng khâu điển hình (tốt, xấu) của quá trình kinh doanh. Đây là việc thực hiện phân tích nhằm bổ sung thông tin cho phân tích toàn bộ. Kết quả phân tích chuyên đề sẽ giúp nhà quản trị DN nhận thức rõ hơn nhân tố và nguyên nhân tích cực, tiêu cực đã tác động đến quá trình kinh doanh, rút ra các kinh nghiệm thực tiễn để quản lý và điều hành SXKD có hiệu quả hơn.
Trong PTKD cần kết hợp phân tích toàn bộ và phân tích chuyên đề cho phù hợp, để đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản trị DN.
(4)- Theo phạm vi phân tích cóphân tích tổng thể và phân tích bộ phận
+ Phân tích tổng thể là việc phân tích trên phạm vi toàn DN, ở tất cả các bộ phận để có cái nhìn tổng hợp về thành tích và tồn tại của toàn DN cũng như ở các bộ phận khác nhau, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về tình hình, kết quả toàn DN để có giải pháp thích hợp trong quản lý.
+ Phân tích bộ phận (bộ phận điển hình tốt, xấu, trọng điểm) là đi sâu phân tích một, vài bộ phận quan trọng, điển hình nào đó có thành tích nổi trội, không hoàn thành kế hoạch hay có vị trí quan trọng trong DN. Đây là việc triển khai thêm một bước nữa của phân tích tổng thể, nhằm giúp cho nhà quản trị hiểu rõ hơn những nhân tố, nguyên nhân cụ thể đã tác động làm cho bộ phận này hoàn thành tốt hoặc không hoàn thành kế hoạch, từ đó rút kinh nghiệm và đưa ra những giải pháp hữu hiệu, khả thi, phù hợp với thực tế SXKD.
Phải biết vận dụng kết hợp phân tích bộ phận và phân tích tổng thể một cách phù hợp để đáp ứng yêu cầu thông tin và tiết kiệm chi phí trong PTKD.
(5) - Theo yêu cầu quản lý và kế hoạch hóa, phân tích được chia làm phân tích thực hiện và phân tích dự đoán.
+ Phân tích thực hiện là việc phân tích, đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã đặt ra dựa trên tài liệu hạch toán và kế hoạch trong kỳ. Đây là loại phân tích giúp nhà quản trị thấy rõ kết quả trong kỳ, nguyên nhân ảnh hưởng, khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện kế hoạch, những khả năng tiềm tàng cần phát huy, nó có tác dụng lớn cho việc chỉ đạo, điều hành SXKD trong kỳ tiếp theo.
+ Phân tích dự đoán (phân tích triển vọng) là việc phân tích xu hướng phát triển, tính quy luật của hoạt động kinh tế để định hướng kế hoạch tương lai (3, 5, 10 năm) cho DN. Phân tích triển vọng dựa vào số liệu hạch toán trong nhiều kỳ, nhiều năm liền kết hợp với sử dụng các nguồn thông tin khác như chính sách phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước, dự báo nhu cầu thị trường trong nước và thế giới về loại sản phẩm, dịch vụ của DN cung cấp, khả năng đầu tư và phát triển kỹ thuật công nghệ, các nguồn lực hiện tại và tương lai của DN... để đặt ra mục tiêu trọng tâm trong tương lai.
Phân tích triển vọng thường do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm có thể kết hợp với ý kiến tư vấn của chuyên gia kinh tế.
Trong PTKD cần kết hợp phân tích thực hiện và phân tích dự đoán phù hợp từng tình huống cụ thể.
Tóm lại, mỗi loại hình phân tích có tác dụng khác nhau trong quản lý. Cần tùy theo mục đích sử dụng kết quả phân tích của nhà quản trị DN trong từng thời kỳ, thời điểm để lựa chọn và kết hợp sử dụng các loại hình phân tích cho phù hợp nhằm cung cấp kịp thời những thông tin hữu ích cho việc quản lý và điều hành SXKD của nhà quản trị các cấp trong DN, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả trong PTKD.