b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích
2.3.3.2. Thực trạng tổ chức sử dụng thôngtin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp
phân tích kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp tại các DNNN hiện nay
2.3.3.1. Thực trạng tổ chức quản lý thông tin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh doanh
Nhìn chung công việc KTQT và PTKD trong các DNNN hiện nay chưa được biểu hiện rõ nét, do vậy thông tin do KTQT và PTKD cung cấp cũng chưa được biểu hiện riêng biệt, chủ yếu biểu hiện qua các báo cáo kế toán nội bộ (thông tin KTQT) và các bảng số liệu so sánh đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch (thông tin PTKD). Thông tin KTQT và PTKD trong các DNNN hiện nay được tổ chức quản lý chung trong hệ thống thông tin kinh tế nội bộ của DN, chưa có sự phân định rõ ràng. Do vậy đã dẫn đến hiện tượng chồng chéo, trùng lặp trong việc xử lý, cung cấp thông tin, gây nên những tốn kém, lãng phí không cần thiết hoặc không đảm bảo tính thích hợp và kịp thời trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị DN đưa ra những quyết định quản lý tối ưu. Một số DNNN hiện nay đã triển khai áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, sử dụng những phần mềm kế toán và quản lý lao động, vật tư, máy móc thiết bị..., thông tin KTQT và PTKD cũng được xử lý, cung cấp và lưu trữ tương đối có hệ thống cùng với thông tin KTTC (lưu trữ trong hệ thống báo cáo kế toán hoặc lưu trữ trong đĩa nén và băng...). Nhưng đa phần các DNNN chưa đảm bảo an toàn thông tin ở mức độ cần thiết.
2.3.3.2. Thực trạng tổ chức sử dụng thông tin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp doanh trong quản trị doanh nghiệp
Hầu hết các DNNN hiện nay đã bước đầu nhận thức được vai trò thông tin kinh tế cho quản trị DN. Thông tin KTQT và PTKD đã được sử dụng cho việc ra các quyết định quản lý và điều hành SXKD của nhà quản trị, cụ thể:
+ Thông tin về tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu đã được các DN sử dụng cho việc quyết định lựa chọn nguồn cung cấp nguyên liệu chủ yếu (tiếp tục duy trì nguồn cung cấp hiện tại hay thay thế), giá mua nguyên liệu (tăng, giảm hay giữ nguyên giá mua nguyên vật liệu), số lượng mua (tăng, giảm hay dừng mua và dự trữ nguyên vật liệu), quyết định về định mức tiêu hao (giữ nguyên hay thay đổi định mức tiêu hao nguyên vật liệu), quyết định khoán hay không khoán loại nguyên vật liệu nào đó cho các bộ phận sản xuất...
Ví dụ Công ty Chè Văn Hưng - Yên Bái quyết định giá cả và số lượng mua chè búp tươi theo từng ngày (trong thời kỳ mùa vụ) và quyết định định mức tiêu hao vật tư (chè búp tươi, than...) theo từng tháng, quí (mùa mưa, mùa khô...). Công ty Đay Trà Lý - Thái Bình quyết định giá mua vật tư (đay sợi) từng ngày (trong kỳ mùa vụ), quyết định định mức tiêu hao vật tư (đay sợi, điện...) theo từng vụ đay (mùa, chiêm...). Công ty Sứ Thanh Trì đã yêu cầu bên cung cấp ga phải thay đổi giá từ 7.500đ/kg xuống 5.700đ/kg nếu nhà cung cấp đó muốn duy trì cung cấp ga cho công ty...
+ Thông tin về tình hình lao động trong DN đã được các DNNN sử dụng cho việc ra quyết định về việc mở lớp đào tạo tay nghề cho lao động, gửi đi học, tuyển thêm, dừng không tuyển lao động hoặc giải quyết nghỉ chế độ để giảm biên chế...
+ Thông tin về tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ trong DN đã được, sử dụng cho việc ra các quyết định đầu tư dây chuyền công nghệ mới hay đi thuê hoạt động, cho thuê TSCĐ hay huy động vào SXKD. Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 118 đã theo dõi rất chi tiết tình hình xe máy theo các tiêu thức: loại xe, nguyên giá, khấu hao, thời gian sử dụng, người quản lý và sử dụng hiện tại, phụ tùng thay thế (đã thay thế loại phụ tùng nào vào thời gian nào...) nên kế toán trưởng nắm bắt thông tin rất cụ thể để đưa ra quyết định rất kịp thời như điều chuyển xe giữa các đội sản xuất, kịp thời thanh lý, nhượng bán những xe máy cũ, có cho phép thay thế loại phù tùng nào đó hay không... Do vậy đã
tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng xe máy nói riêng, hiệu quả sử dụng vốn nói chung.
+ Một số DNNN đã dựa trên những thông tin nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, kết hợp với các thông tin kinh tế - tài chính nội bộ, chủ yếu là thông tin KTQT và PTKD để đưa ra những quyết định quản lý nhằm tối đa hóa lợi nhuận như điều chỉnh cơ cấu mặt hàng sản xuất và tiêu thụ, tạm ngừng sản xuất loại sản phẩm nào đó và cho vay, nhượng bán nguyên vật liệu, mua sản phẩm tương tự trên thị trường để tiêu thụ cho đủ hợp đồng (hay đảm bảo thị phần), tăng cường sản xuất sản phẩm thế mạnh, riêng có khi nhu cầu thị trường tăng...
Ví dụ: Công ty Sứ Thanh Trì đã kết hợp việc phân tích thị trường, thị hiếu người tiêu dùng (ví dụ miền Nam thích sản phẩm màu sắc các loại còn miền Bắc thích sản phẩm màu trắng, miền Nam không cần dùng nóng lạnh nên chỉ dùng chậu 1 lỗ, còn miền Bắc có nhu cầu dùng nóng lạnh nên dùng chậu 3 lỗ...) kết hợp với thông tin hàng tồn kho về từng loại sản phẩm để điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng, đặt hàng cho sản xuất cụ thể từ đầu tháng và có điều chỉnh ngay khi cần thiết, báo cho bộ phận sản xuất để xử lý ngay từ khâu phun màu (phun màu vào mộc) đến sấy và nung. Khi nhu cầu thị trường tăng, Công ty đã tiêu thụ thêm sản phẩm của sứ Việt Trì, tập trung sản xuất sản phẩm cho xuất khẩu (xuất khẩu sang Nga, Băngladesh, Ukraina, Iraq...).
Dựa vào thông tin KTQT và PTKD về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm đã chỉ cho nhà quản trị biết rằng chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm cho thiết bị vệ sinh các màu sẫm, hồng, xanh... cao hơn so với màu trắng; từ đó thường lưu ý khâu bán hàng nên tư vấn hướng khách hàng mua hàng màu trắng, vì thiết bị sứ màu trắng vừa đảm bảo bền đẹp hơn trong quá trình sử dụng nên giữ uy tín cho Công ty, vừa đảm bảo tăng lợi nhuận cho Công ty.
Đồng thời, qua phân tích nguyên nhân ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, Công ty đã quyết định không giao khoán chi phí năng lượng (nhiên liệu, điện) cho các nhà máy (dây chuyền sản xuất) trực thuộc vì do công nhân đã cắt xén điện khi sấy và nung nên không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho thành phẩm, hoặc không đảm
tiến độ sản xuất cho khâu tiếp theo. Công ty cũng quyết định không khoán chi phí bảo hộ lao động mà tự mua để trang bị cho công nhân để phòng ngừa trường hợp công nhân tiết kiệm (cắt xen) mà không mua đủ thiết bị an toàn lao động (ví dụ không đi găng tay mà nhúng tay vào nước tráng men sứ như ở Công ty Sứ Công nghiệp Yên Bái) nhằm đảm bảo sức khỏe cho công nhân cũng như đảm bảo tiến độ sản xuất cho toàn Công ty.
+ Một số DNNN đã sử dụng thông tin KTQT và PTKD để đưa ra các quyết định điều chỉnh giá cả, số lượng, chi phí.
Ví dụ: Công ty Kinh doanh Chế biến Lâm sản Xuất khẩu Yên Bái đã căn cứ vào định mức chi phí, dự toán sản xuất và kết quả hạch toán chi phí thực tế để quyết định giá bán cho từng lô hàng xuất khẩu hay khách hàng trong nước. Những thông tin đó luôn được cung cấp kịp thời (cập nhật khi có biến động) nên giám đốc công ty có thể quyết định đưa ra mức giá bán hợp lý cho từng khách hàng (dựa theo nhu cầu cụ thể của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty). Điều đó dẫn đến đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ sản phẩm và đảm bảo lợi nhuận cho công ty.
Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 118 đã dựa trên dự toán chi phí đã lập, tiến độ thi công và mức chi phí thực tế đã phát sinh so với dự toán (tương ứng với khối lượng công việc xây lắp đã hoàn thành trong kỳ) để phát hiện những biểu hiện bất thường, tìm nguyên nhân cụ thể để có biện pháp khống chế chi phí kịp thời nhằm giữ cho chi phí từng công trình ở mức độ hợp lý, đảm bảo lợi nhuận cho từng công trình (điều chỉnh ngay chứ không để khi đã hoàn thành công trình).
Công ty Sứ Thanh Trì thường tính toán chi phí, giá thành của từng loại sản phẩm để đưa ra giá khuyến mại hợp lý nên tiêu thụ sản phẩm rất nhanh, tạo điều kiện cải thiện tình hình tài chính và thanh toán nên không cần nhận sự hỗ trợ vốn của Tổng công ty Thủy tinh và Gốm xây dựng trong việc mở rộng quy mô sản xuất...
Bên cạnh những DNNN quan tâm sử dụng thông tin KTQT và PTKD cho quản trị DN, tạo điều kiện SXKD thích ứng với cơ chế thị trường, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có trong DN, trưởng thành và vững bước đi lên, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước, góp phần tăng thế và lực của nền kinh tế quốc dân,
vẫn còn không ít những DNNN chưa thực sự quan tâm đúng mức đến việc tổ chức KTQT và PTKD để cung cấp thông tin cho quản trị DN. Đó là những DNNN trì trệ, lạc hậu, kém phát triển cần phải tìm ra giải pháp thúc đẩy SXKD, tăng cường quản lý nói chung, trong đó cần phải nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của thông tin KTQT và PTKD trong quản lý DN.
Có thể nói rằng, ngay cả ở những DNNN đã quan tâm đến việc sử dụng thông tin KTQT và PTKD cho quản trị DN, cũng chưa có được những thông tin thích hợp, kịp thời cho mọi tình huống đưa ra quyết định quản lý nên nhà quản trị DN còn gặp không ít khó khăn, lúng túng trong quản lý và điều hành DN.
Do vậy, cần cải tiến và hoàn thiện tổ chức KTQT và PTKD trong các DNNN, nhằm cung cấp thông tin hữu ích, thích hợp một cách đầy đủ, kịp thời để nhà quản trị đưa ra quyết định quản lý tối ưu.