Hoàn thiện việc tổ chức công tác phân tích kinh doanh trong các DNNN

b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích

3.3.2.2. Hoàn thiện việc tổ chức công tác phân tích kinh doanh trong các DNNN

các phòng chức năng thường gắn với việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các tiêu chuẩn của ISO. Định kỳ đánh giá kết quả công việc của từng phòng ban chức năng xem có đảm bảo các tiêu chuẩn của ISO hay không, nếu có những tiêu chuẩn không đảm bảo thì sẽ phân tích nguyên nhân và đưa ra những biện pháp khắc phục, phòng ngừa. Tuy nhiên, việc đánh giá, phân tích tình hình thực hiện các tiêu chuẩn ISO thường chỉ có tác dụng cho quản lý bộ phận, còn PTKD ngoài tác dụng đối với việc quản lý bộ phận còn có tác dụng giúp nhà quản trị DN có cái nhìn tổng hợp cho toàn DN.

3.3.2.2. Hoàn thiện việc tổ chức công tác phân tích kinh doanh trong các DNNN DNNN

a) Hoàn thiện việc lựa chọn các loại hình, chỉ tiêu, phương pháp phân tích

* Hoàn thiện việc lựa chọn áp dụng các loại hình phân tích

Các DNNN hiện nay thường chưa sử dụng kết hợp các loại hình PTKD nên kết quả phân tích còn nhiều hạn chế, chưa cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị một cách kịp thời dẫn đến việc quản lý và điều hành hoạt động SXKD trong các DNNN hiện nay còn nhiều lúng túng, chưa nâng cao hiệu quả SXKD. Do vậy, trong tổ chức công tác PTKD cần phải chú ý đến việc lựa chọn áp dụng các loại hình phân tích cho phù hợp để đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản trị DN. Cụ thể:

- Cần thực hiện phân tích cả ba giai đoạn: trước, trong và sau quá trình hoạt động SXKD:

Không chỉ phân tích kết quả đạt được sau quá trình SXKD mà còn phải phân tính trong quá trình SXKD để có biện pháp ngăn ngừa và phát hiện sai lệch, tháo gỡ những

vướng mắc trong hoạt động SXKD một cách kịp thời, đồng thời phải phân tích trước khi tiến hành hoạt động SXKD để phòng ngừa rủi ro, lường trước hậu quả để thiết kế phương án phù hợp.

- Cần kết hợp phân tích thường xuyên và phân tích định kỳ:

Đối với những hoạt động chủ yếu, những chỉ tiêu quan trọng cần thường xuyên phân tích đánh giá kết quả, tiến độ thực hiện để có biện pháp ứng phó kịp thời. Định kỳ phân tích toàn bộ các mặt hoạt động, các mặt chỉ tiêu kinh tế - tài chính để có thể đánh giá tổng hợp kết quả thực hiện các chỉ tiêu, phân tích những nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng tích cực, tiêu cực để đưa ra các biện pháp quản lý phù hợp.

- Cần kết hợp phân tích chuyên đề và phân tích toàn bộ:

Phân tích toàn bộ để đánh giá toàn diện kết quả hoạt động của DN. Bên cạnh đó cần thiết đi sâu phân tích từng loại hoạt động hay từng khâu điển hình (phân tích chuyên đề), không đi sâu phân tích mọi hoạt động vì sẽ gây tản mạn chú ý, tốn kém thời gian và chi phí.

- Cần kết hợp phân tích tổng thể và phân tích bộ phận:

Bên cạnh phân tích tổng thể đối với tất cả các bộ phận trong DN, cần thiết đi sâu phân tích từng bộ phận chủ yếu (đặc biệt những bộ phận có sự biến động lớn trong kết quả hoạt động) để thấy rõ nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể để có biện pháp quản lý phù hợp, đồng thời giúp nhà quản trị đánh giá đúng kết quả phấn đấu của từng bộ phận để có chế độ phân phối thu nhập thỏa đáng, đảm bảo công bằng, hợp lý, dân chủ.

- Cần kết hợp phân tích thực hiện và phân tích dự đoán:

Bên cạnh việc phân tích, đánh giá kết quả đã đạt được để tìm nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể, trên cơ sở đó có biện pháp khắc phục tồn tại, phát huy mặt tích cực, rút kinh nghiệm trong kỳ hoạt động sau, còn cần thiết phải thực hiện phân tích dự đoán để thấy được tính quy luật, xu hướng phát triển của các hoạt động kinh tế trong DN, từ đó có căn cứ hoạch định kế hoạch phát triển DN một cách phù hợp, phòng ngừa rủi ro

trong kinh doanh, đầu tư đúng hướng... nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả SXKD của DN.

* Hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu phân tích

Do kết quả phân tích chủ yếu phục vụ cho quản trị DN nên hệ thống chỉ tiêu phân tích được xác định tùy thuộc vào yêu cầu quản trị từng DN trong từng thời kỳ cụ thể. Tuy nhiên, để phân tích đánh giá toàn bộ các mặt hoạt động của DN nhằm giúp nhà quản trị DN có được nhận thức toàn diện về tình hình và kết quả hoạt động của DN, cần phải sử dụng hệ thống chỉ tiêu phân tích phản ánh toàn bộ các mặt hoạt động của mỗi DN. Về cơ bản, hệ thống chỉ tiêu phân tích nên được sử dụng trong các DNNN hiện nay đã trình bày ở chương 1, phần b trong mục 1.4.2.1. Như đã trình bày ở chương 1, luận án chủ yếu chỉ tập trung đến các chỉ tiêu PTKD được phản ánh theo những nội dung mà hệ thống báo cáo KTQT thu nhận, xử lý và cung cấp, không đi xem xét đến việc phân tích tình hình tài chính của DN. Bởi vậy, hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu phân tích trong phần này, luận án chỉ đề cập đến hệ thống chỉ tiêu PTKD chủ yếu được phản ánh và xác định dựa trên các báo cáo KTQT đã đề cập ở phần phụ lục (bảng 3.3) của phần "hoàn thiện tổ chức hệ thống báo KTQT" trong mục 3.3.1.2 chương 3 (gồm 17 mẫu biểu báo cáo KTQT cơ bản) và những chỉ tiêu kế hoạch (dự toán) tương ứng với từng chỉ tiêu thực hiện đã phản ánh ngay trong các báo cáo KTQT. Hệ thống chỉ tiêu PTKD được phản ánh trong các báo cáo KTQT đã phản ánh những chỉ tiêu kinh tế - tài chính chủ yếu nhất để đánh giá quá trình và kết quả hoạt động SXKD trong DN. Công tác PTKD ở các DNNN hiện nay hầu như không được chú ý (gần như không có) nên luận án chỉ đề xuất hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu PTKD cơ bản, bao trùm toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, từ kết quả tổng hợp (giá trị sản lượng, doanh thu...) đến những chỉ tiêu chi tiết về tình hình quản lý và sử dụng các yếu tố của quá trình sản xuất, đó là lao động, TSCĐ và nguyên vật liệu. Đặc biệt chú trọng đến các chỉ tiêu về chi phí, giá thành và kết quả, phản ánh theo nhiều cách khác nhau nhằm giúp cho nhà quản trị các cấp và người lao động có cơ sở để nhận thức cụ thể, rõ ràng về tình hình quản lý chi phí sản xuất, giá thành và kết quả của từng loại sản phẩm, từng địa điểm kinh doanh, từng bộ phận sản xuất, từ đó có thể đưa ra biện pháp quản lý phù hợp.

Hệ thống chỉ tiêu PTKD phản ánh trong hệ thống báo cáo KTQT chưa bao gồm toàn bộ những chỉ tiêu PTKD nhưng nó đã bao gồm những chỉ tiêu cơ bản cần thiết để phân tích đánh giá được quá trình và kết quả SXKD của DN trong kỳ, cũng như là cơ sở để nghiên cứu tính quy luật, xu hướng biến động của các hiện tượng và kết quả kinh tế trong DN thông qua nghiên cứu kết quả chỉ tiêu trong nhiều kỳ v.v...

Tùy theo trình độ nghiệp vụ, khả năng phân tích của kế toán trưởng và các nhân viên kế toán, trình độ và khả năng của các cán bộ, nhân viên ở các phòng ban chức năng trong DN, mà có thể khai thác các chỉ tiêu kinh tế đó ở các khía cạnh cần thiết khác nhau theo địa điểm, thời gian và yếu tố cấu thành.

Ví dụ: Chỉ tiêu doanh thu bán hàng có thể phân tích cho toàn bộ các loại sản phẩm tiêu thụ của toàn DN, từng cửa hàng, từng nhóm hàng (sản phẩm), từng loại sản phẩm, theo từng khu vực dân cư v.v...

Chỉ tiêu lợi nhuận có thể là tổng lợi nhuận của từng đơn vị, lợi nhuận từng loại hoạt động, lợi nhuận của từng bộ phận, lợi nhuận (lãi) trên biến phí, lợi nhuận trên cơ sở phân bổ một phần chi phí cố định v.v...

Trong điều kiện DN sử dụng phần mềm kế toán ứng dụng, việc xác định chỉ tiêu phân tích như thế nào là tùy theo yêu cầu về thông tin cung cấp cho quản trị DN, tùy theo khả năng khai thác và sử dụng phần mềm đã cài đặt của người sử dụng máy. Đặc biệt, phụ thuộc vào trình độ, năng lực tổ chức, định hướng của người kế toán trưởng trong đơn vị. Hệ thống chỉ tiêu phân tích còn phụ thuộc rất nhiều vào quy mô, loại hình DN, loại hình sản phẩm dịch vụ, phương thức kinh doanh v.v... của từng DN.

Như vậy, hệ thống chỉ tiêu phân tích sẽ khác nhau giữa các DN, ngay cả đối với những DN có cùng quy mô, loại hình sản xuất.

Trên giác độ chung nhất, để đánh giá tình hình quản lý và sử dụng các yếu tố sản xuất, đánh giá quá trình và kết quả kinh doanh của DN, dựa trên 17 báo cáo KTQT đã đề cập ở phụ lục (bảng 3.3), hệ thống chỉ tiêu phân tích chủ yếu trong các DNNN thuộc loại

hình DN sản xuất bao gồm 35 chỉ tiêu phân tích cơ bản, được đề cập ở phần phụ lục chương 3 (bảng 3.6).

(Bảng 3.6: Phụ lục hệ thống chỉ tiêu phân tích chủ yếu trong các DN sản xuất). Ngoài hệ thống chỉ tiêu chủ yếu trên, tùy theo yêu cầu quản lý của DN trong từng giai đoạn cụ thể, từng tình huống cụ thể cho việc ra quyết định quản lý, có thể phân tích thêm những chỉ tiêu bổ sung để bổ sung những thông tin thích hợp cho việc ra quyết định quản lý như phân tích chi phí cơ hội, chi phí theo trung tâm, chi phí kiểm soát được hay không kiểm soát được, chi phí chìm... hoặc lập các bảng kế hoạch chi phí linh hoạt ở nhiều mức sản lượng khác nhau v.v... Từ đó nhà quản trị sẽ có thông tin ở các góc độ khác nhau để có thể lựa chọn các phương án tối ưu, đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, kịp thời.

* Hoàn thiện phương pháp PTKD trong các DNNN hiện nay. + Phương pháp so sánh.

Các DNNN mới dùng phương pháp so sánh ở dạng đơn giản chỉ theo chiều ngang, đa phần chỉ so sánh theo số tương đối (tỷ lệ phần trăm%), không so sánh theo số tuyệt đối, chưa hoặc ít chú ý so sánh theo chiều dọc (tỷ suất, kết cấu) và khi so sánh chưa chú ý điều chỉnh một số chỉ tiêu cho phù hợp...

Để kết quả PTKD phản ánh chính xác hơn tình hình thực hiện chỉ tiêu, cần kết hợp so sánh theo chiều ngang, theo chiều dọc, cả về số tương đối, tuyệt đối. Đối với một số chỉ tiêu có thể lập biểu đồ dạng cột, đồ thị để phân tích sự biến động của chúng trong mối liên hệ mật thiết với nhau, giúp nhà quản trị nhanh chóng nhìn nhận vấn đề cần giải quyết.

Khi so sánh cần chú ý đảm bảo điều kiện so sánh, tức là phải điều chỉnh một số chỉ tiêu cho phù hợp. Chẳng hạn, phân tích chỉ tiêu tổng giá thành của toàn bộ sản phẩm, cần điều chỉnh tổng giá thành kế hoạch theo số lượng sản phẩm sản xuất thực tế, cụ thể:









Sl z ; Z Sl z

Z

Mức tăng (giảm) tổng giá thành thực tế so với kế hoạch điều chỉnh sẽ là: d K 1 Z Z Z    Trong đó





Sl z

Z











z

Sl

z

Sl

Z

 











Z Sl z Sl z

Z

Z

phẩm sản xuất thực tế khác so với kế hoạch sẽ dẫn đến đánh giá không chính xác thành tích hay tồn tại của DN trong quản lý tổng giá thành).

Z1: Tổng giá thành thực tế ZK: Tổng giá thành kế hoạch ZK

đ

: Tổng giá thành kế hoạch tính chuyển theo số lượng sản xuất thực tế.

Z: Mức tăng (giảm) tổng giá thành.

Sl1i: Số lượng sản phẩm sản xuất thực tế của sản phẩm i. SlKi: Số lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch của sản phẩm i.

i 1

z : Giá thành đơn vị thực tế của sản phẩm i. Ki

z : Giá thành đơn vị kế hoạch của sản phẩm i.

Hay khi phân tích khoản mục chi phí vật liệu trực tiếp trong tổng giá thành sản phẩm của từng loại sản phẩm cũng cần thiết phải điều chỉnh tổng chi phí vật liệu kế hoạch theo số lượng sản phẩm sản xuất thực tế v.v...

Khi so sánh kết quả kỳ này, với kết quả kỳ trước cũng cần lưu ý đến thời gian tương ứng (ví dụ tháng 2/2001 với tháng 2/2002 tuy cùng tháng 2 trong năm nhưng số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ lại khác nhau vì đó là hai thời điểm trước và sau Tết Nguyên đán)

(Bảng 3.7. Phụ lục ví dụ dùng phương pháp so sánh phân tích tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí bán hàng năm 2001 của công ty Sứ Thanh Trì theo chiều ngang, chiều dọc).

+ Phương pháp thay thế liên hoàn (số chênh lệch)

Các DNNN hiện nay chưa chú ý sử dụng phương pháp này trong PTKD.

Để xác định các nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích trong trường hợp các nhân tố ảnh hưởng có mối quan hệ dạng tích số với chỉ tiêu phân tích ta có thể sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn:

Ví dụ : Q = a x b x c

Trong đó : Q là chỉ tiêu phân tích

a, b, c là các nhân tố ảnh hưởng được sắp xếp theo thứ tự từ số lượng đến chất lượng hoặc chủ yếu trước, thứ yếu sau.

Vận dụng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố a, b, c tới chỉ tiêu Q, ta có:

- Mức độ ảnh hưởng của nhân tố a: DQ(a) = a1bKcK - aKbKcK

- Mức độ ảnh hưởng của nhân tố b: DQ(b) = a1b1cK - a1bKcK

- Mức độ ảnh hưởng của nhân tố c: DQ(c) = a1b1c1 - a1b1cK

Tổng hợp mức độ ảnh của các nhân tố DQ = Q1 - QK = DQ(a) + DQ(b) + DQ(c)

Tương tự, có thể sử dụng phương pháp số chênh lệch (dạng rút gọn của phương pháp thay thế liên hoàn) để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chỉ tiêu Q như sau:

DQ(a) = (a1 - ak) bK cK

DQ(b) = a1 (b1 - bK)cK

Ký hiệu trong các công thức trên như sau:

- Q1, QK: giá trị chỉ tiêu Q ở kỳ thực tế, kế hoạch - a1, b1, c1: giá trị các nhân tố ở kỳ thực tế

- aK, bK, cK: giá trị các nhân tố ở kỳ kế hoạch.

DQ: chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch của chỉ tiêu Q

- DQ(a), DQ(b), DQ(c): Mức độ ảnh hưởng của sự biến động của từng nhân tố a, b, c đến chỉ tiêu Q.

Trong trường hợp các nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích theo mối quan hệ dạng thương số chỉ sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn mà không sử dụng phương pháp số chênh lệch.

(Bảng 3.8. Phụ lục ví dụ áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn trong phân tích chỉ tiêu lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Sứ Thanh Trì).

+ Phương pháp phân tổ - tổng hợp:

Các DNNN hiện nay đã chú ý dùng phương pháp phân tổ - tổng hợp để PTKD nhưng phương pháp này mới được áp dụng ở mức độ hạn chế và chưa đồng bộ.

Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN một cách rõ nét, dễ nhận biết, cần lựa chọn tiêu thức phân tổ và tổng hợp chỉ tiêu phân tích theo các khía cạnh khác nhau, ví dụ theo địa điểm, thời gian, phạm vi không gian và yếu tố cấu thành... Việc phân tổ - tổng hợp như thế nào là tùy thuộc vào yêu cầu thông tin và trình độ nhận thức của người cung cấp thông tin, ví như cùng những vị thuốc như nhau nhưng thầy thuốc khác nhau sẽ có những thang thuốc khác nhau (giả sử trị cùng một loại bệnh). Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán và quản trị dữ liệu, việc phân tổ, tổng hợp chỉ tiêu phân tích còn phụ thuộc vào