b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích
3.3.1.2.Hoàn thiện tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thôngtin kế toán quản trị trong DNNN
kế toán quản trị trong DNNN
Hoàn thiện tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin thực hiện trong kế toán quản trị
Công việc KTQT phân công cho từng bộ phận kế toán thường khác nhau, nhưng đều nằm trong quy trình kế toán thống nhất, bao gồm các phần công việc cụ thể: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản phục vụ KTQT, tổ chức hệ thống sổ KTQT và tổ chức hệ thống báo cáo KTQT. Do vậy, hoàn thiện tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin thực hiện trong KTQT ở DNNN chính là hoàn thiện bốn nội dung nêu trên.
a) Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu trong KTQT
Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu để phục vụ thu nhận và cung cấp thông tin KTQT trong DNNN hiện nay còn nhiều thiếu sót, cần được hoàn thiện cả về nội dung và phương pháp, qua tất cả các khâu: thiết kế chứng từ, tổ chức thực hiện hạch toán ban đầu, kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Những nội dung cơ bản cần hoàn thiện đó là:
* Phải lựa chọn các chứng từ bắt buộc và thiết kế các chứng từ hướng dẫn phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết trên chứng từ để tiện lợi cho việc hạch toán ban đầu một cách chi tiết, tạo cơ sở cho việc thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin ở giai đoạn kế toán tiếp theo.
Kế toán trưởng cần căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức, quản lý SXKD, căn cứ vào trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của DN và trình độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của DN, căn cứ vào yêu cầu quản trị DN đặt ra về
thông tin KTQT cần cung cấp để lựa chọn và thiết kế các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong DN.
Việc lựa chọn và thiết kế các chứng từ kế toán cho KTQT phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phải đảm bảo ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng theo hệ thống. Chứng từ kế toán phải thiết kế đầy đủ các chỉ tiêu và các khoảng trống cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu trên. Mẫu thiết kế phải đầy đủ, hợp lý, phản ánh đầy đủ các yếu tố tên gọi, số liệu, ngày lập, nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế - tài chính...
- Phải phản ánh rõ tên, địa chỉ của những người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất và pháp lý của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này (người ký duyệt, người thi hành, người có liên quan khác).
- Phải ghi nhận rõ chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị mà nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, đồng thời đảm bảo trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này (khi cần thiết diễn giải) đặc biệt đối với các chứng từ nội sinh.
- Phải đảm bảo phản ánh được các đối tượng sử dụng (liên quan) trực tiếp đến chi phí, doanh thu, kết quả... ngay trên chứng từ để có thể hạch toán chi tiết, đặc biệt trường hợp sản xuất theo đơn đặt hàng hay sản xuất sản phẩm có mẫu mã (màu sắc) khác nhau.
Có thể sử dụng chứng từ có thêm dấu hiệu riêng biệt trên chứng từ hoặc ghi rõ nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến đối tượng sử dụng nào để tiện cho việc thu thập, xử lý thông tin KTQT.
Ví dụ Công ty Sứ Thanh Trì có thể hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả đến từng loại sản phẩm (thân bệt, két nước, chậu rửa, chân chậu...), trong từng loại sản phẩm có thể theo dõi riêng từng màu sắc (mầu trắng, mầu hồng, xám, xanh nhạt; màu xanh đậm, mận, đen, mầu ngà) bằng cách có dấu hiệu riêng biệt trên từng chứng từ hoặc có đủ khoảng trống cần thiết để ghi đối tượng liên quan, cho từng loại sản phẩm v.v...
- Trường hợp DN thực hiện tính giá thành theo định mức hay khoán chi phí theo định mức cho các bộ phận sản xuất, cần thiết kế chứng từ phản ánh được chi phí thực tế phát sinh trong phạm vi định mức và những chi phí phát sinh thực tế ngoài định mức. Đối với chi phí phát sinh ngoài định mức có thể phản ánh trên cột (dòng) riêng, đồng thời kết hợp sử dụng chứng từ báo động có dấu hiệu riêng về màu sắc hay ký hiệu, kích cỡ khác biệt nào đó nhằm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc quản lý, kiểm soát chi phí.
* Phải tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán ban đầu (lập chứng từ) để thu nhận được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Kế toán trưởng cần quy định trách nhiệm thu nhận và phản ánh thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, quy định nội dung và phương pháp ghi chép cụ thể cho từng loại nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu của KTQT.Chẳng hạn chú ý phản ánh ngay những đối tượng liên quan đến chi phí, doanh thu, kết quả của từng sản phẩm, dịch vụ, công việc, đơn hàng... tạo điều kiện thuận lợi cho ghi sổ kế toán chi tiết và bắt buộc phải có sự kiểm tra, giám sát của nhân viên kế toán đối với việc ghi chép vào chứng từ do các bộ phận khác (không phải kế toán) thực hiện. Đây là khâu đầu tiên quyết định việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT.
* Phải thực hiện tốt công tác kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, tính chính xác của chứng từ trước khi ghi vào sổ kế toán một cách thường xuyên. Nếu có biểu hiện không bình thường phải báo cáo cho kế toán trưởng hoặc những người chịu trách nhiệm biết để xử lý kịp thời, nếu có thể đưa ra biện pháp chấn chỉnh ngay nhằm hạn chế những hành vi thiếu trung thực của những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế - tài chính đồng thời đảm bảo được tính trung thực, hợp lý, đáng tin cậy của số liệu kế toán.
Để tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ, cán bộ quản lý ở đơn vị nói chung và cán bộ kế toán nói riêng phải nắm chắc các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế - tài chính, các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật có liên quan, nắm giá cả thị trường và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong các chứng từ. Doanh nghiệp cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ
phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thực tế của từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trong chứng từ, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của mình. Trong phòng kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
Nếu cán bộ quản lý và kế toán hiểu rõ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, tính năng, tác dụng của vật tư, sản phẩm và các định mức kinh tế kỹ thuật, có thể phát hiện gian lận, sai sót hay lãng phí ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngay trên chứng từ, không để xảy ra những ảnh hưởng nghiêm trọng mới được phát hiện. Điều này có tác dụng rất lớn đối với đảm bảo và nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả SXKD.
Tuy nhiên, bên cạnh nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, điều cần thiết không thể thiếu là phải tạo điều kiện cho họ phát huy tinh thần làm chủ và phải chịu trách nhiệm liên đới nếu không kiểm tra, phát hiện kịp thời những nghiệp vụ kinh tế - tài chính bất hợp lý trong quá trình thực hiện công tác kế toán.
* Phải xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý với từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở DN để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm đảm bảo việc kiểm tra và ghi chép thông tin vào các sổ kế toán kịp thời để có thể cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời theo yêu cầu quản trị DN.
Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ kế toán, cần dựa vào chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng, của các cán bộ quản lý trong DN để quy định rõ ràng trình tự luân chuyển chứng từ kế toán từ khi lập (nhận) chứng từ đến khi ghi vào sổ kế toán xong, chuyển cho các bộ phận kế tiếp có liên quan đến khâu cuối cùng. Theo mô hình kế toán kết hợp KTTC và KTQT, những thông tin ban đầu trên chứng từ kế toán là cơ sở để thu nhận, xử lý và cung cấp cả thông tin KTTC và thông tin thực hiện trong KTQT nên từng người trong phòng kế toán phụ trách từng khâu công việc kế toán cần chú ý nội dung và phương pháp ghi sổ KTTC và KTQT dựa trên từng chứng từ, qua đó đảm bảo thu nhận và xử lý thông tin theo yêu cầu và nội dung cụ thể của KTTC và KTQT cho phù hợp. Nếu DN áp dụng các phần mềm kế toán thì cần chú ý cài đặt chương
trình sao cho việc nhập số liệu từ chứng từ kế toán phải đảm bảo cả nội dung cho KTTC và KTQT.
Trong mỗi khâu chứng từ đi qua đều phải quy định rõ thời hạn lưu giữ tối đa. Cần có sự đôn đốc nhắc nhở kịp thời của trưởng, phó phòng để thực hiện tốt chương trình luân chuyển chứng từ đã quy định.
* Cuối cùng, phải có chế độ lưu giữ chứng từ khoa học, hợp lý, an toàn giúp cho việc kiểm tra số liệu nhanh chóng khi cần thiết.
b) Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTQT
Việc thiết kế hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT trong DNNN hiện nay chưa đồng bộ, chưa đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của KTQT.
Để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập ra các báo cáo KTQT theo yêu cầu quản lý, các DN cần lựa chọn, thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4... cho phù hợp. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cần phải dựa vào các yêu cầu quản lý của DN, cụ thể:
- Yêu cầu về quản lý TSCĐ: Quản lý chặt chẽ đến từng đối tượng ghi TSCĐ, nơi sử dụng TSCĐ, tình hình sửa chữa thay thế, tình hình khấu hao của từng đối tượng ghi TSCĐ v.v...
- Yêu cầu về quản lý hàng tồn kho: quản lý chặt chẽ đến từng loại vật tư hàng hóa, từng lô hàng, từng mặt hàng, theo từng phẩm cấp, từng nơi để hàng v.v...
- Yêu cầu quản lý về công nợ: quản lý chặt chẽ công nợ theo từng chủ nợ, khách nợ, thời hạn thanh toán.
- Yêu cầu về quản lý chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm: quản lý theo từng khoản mục chi phí, khoản mục giá thành một cách chi tiết, cụ thể theo từng loại sản phẩm, bán sản phẩm, từng quy cách, từng đơn hàng, từng công việc... theo yêu cầu cụ thể của quản trị DN.
- Yêu cầu về quản lý doanh thu, chi phí và kết quả: quản lý theo từng hoạt động kinh doanh cụ thể, từng mặt hàng, nhóm hàng sản xuất, kinh doanh theo từng phương thức bán hàng, theo từng địa điểm kinh doanh... theo yêu cầu quản lý cụ thể của DN.
Như vậy, thiết kế hệ thống tài khoản phục cho KTQT phải dựa theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể đến mức độ nào đối với các đối tượng ghi chép và cung cấp thông tin KTQT. Hệ thống tài khoản kế toán chi tiết không giống nhau giữa các DNNN mà phụ thuộc vào những đặc điểm cơ bản sau:
- Phụ thuộc vào phạm vi, quy mô SXKD, loại hình DN.
- Phụ thuộc vào tổ chức quá trình SXKD và tổ chức quản lý SXKD, mức độ phân cấp quản lý nội bộ DN.
- Phụ thuộc vào yêu cầu và trình độ của cán bộ quản lý, đặc biệt các nhà quản trị cấp cao trong DN.
- Phụ thuộc trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của cán bộ kế toán trong DN.
Tuy nhiên, hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho KTQT trong các DNNN đều phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Phản ánh đầy đủ mọi hoạt động SXKD của DN.
- Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của cơ quan quản lý cấp trên. Do Nhà nước là chủ sở hữu quan trọng đối với DNNN nên Nhà nước cần quy định, hướng dẫn đối với việc tổ chức KTQT, giúp DNNN thực hiện tốt công tác quản lý DN, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Phù hợp với việc tổng hợp thông tin về các chỉ tiêu kinh tế - tài chính cần theo dõi chi tiết, cụ thể đã phản ánh trong kế hoạch (dự toán).
Hệ thống tài khoản kế toán chi tiết các cấp để phục vụ KTQT có thể tóm tắt theo bảng sau:
Bảng số 3.1 nêu lên tóm tắt nội dung các tài khoản kế toán chi tiết mà các DNNN cần hoàn thiện để phục vụ KTQT. Tuy nhiên, đó chỉ mang tính chất khái quát chung, không phải cố định cho mọi DNNN. Tùy theo đặc điểm tổ chức SXKD, loại hình sản phẩm dịch vụ, yêu cầu quản lý cụ thể của từng DN trong từng giai đoạn (thời kỳ) mà DN có thể thiết kế hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phù hợp, có thể tăng hay giảm mức độ chi tiết như đã trình bày ở bảng trên, cũng có thể tăng hay giảm những tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết so với bảng trên. Điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào nhà quản trị có đưa ra yêu cầu thông tin cụ thể hay không và sự linh hoạt, năng động, sáng tạo của kế toán trưởng trong mỗi DN cụ thể. Song điều đáng lưu ý là phải thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết một cách đồng bộ.
c) Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán trong KTQT
Hệ thống sổ kế toán trong các DNNN hiện nay chưa đáp ứng yêu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT, do vậy cần hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết để hệ thống hóa thông tin kế toán cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận, từng loại hoạt động... theo yêu cầu quản trị DN.
Sổ kế toán chi tiết được mở cho những tài khoản cấp 1 cần được theo dõi chi tiết để cụ thể hóa những số liệu đã tổng hợp theo tài khoản cấp 1. Do vậy, số lượng sổ kế toán chi tiết không giống nhau giữa các DNNN vì số lượng tài khoản chi tiết và mức độ chi tiết tài khoản ở giữa các DN là khác nhau. Số lượng sổ kế toán chi tiết ở mỗi DN phụ thuộc vào số lượng các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết và mức độ chi tiết cụ thể ở mỗi tài khoản. Do vậy, thiết kế hệ thống sổ kế toán chi tiết phục vụ KTQT cần phải dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào việc phân cấp quản lý trong từng DN:
Các DNNN có quy mô lớn, nhiều đơn vị trực thuộc và phân cấp quản lý cho các đơn vị bằng cách giao các chỉ tiêu kinh tế - tài chính mà đơn vị phải thực hiện như doanh