b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích
3.3.2.1.Hoàn thiện tổ chức phân công thực hiện công việc phân tích kinh doanh trong DNNN
doanh trong DNNN
Việc tổ chức phân công thực hiện công việc phân tích trong DNNN hiện nay chưa rõ ràng và chưa cụ thể. Đó là nguyên nhân dẫn đến công việc PTKD không được thực hiện một cách thường xuyên và hệ thống, nên chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý SXKD trong DN. Để PTKD thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực cho nhà quản trị DN, trước hết cần phải tổ chức phân công thực hiện công việc PTKD một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với năng lực trình độ và công việc chuyên môn của từng người và phải quy định rõ ràng công việc cụ thể cho từng người...
Trong mục 1.2.2 chương 1, luận án đã trình bày các mô hình tổ chức PTKD có thể áp dụng trong các DN Việt Nam nói chung, các DNNN nói riêng và đi đến kết luận: Các DNNN hiện nay nên tổ chức PTKD theo mô hình kết hợp. Theo mô hình này, công việc PTKD được thực hiện ở nhiều bộ phận theo các chức năng quản lý cụ thể, nhằm giúp cho các bộ phận chức năng tự kiểm tra, đánh giá, phân tích kết quả hoạt động của bộ phận mình để nhanh chóng nhận biết những sai lệch, nguyên nhân cụ thể, từ đó có thể đưa ra
các biện pháp ứng phó nhạy bén, kịp thời. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho việc nâng cao trách nhiệm, năng lực, trình độ quản lý của từng bộ phận trong DN.
Do các DNNN hiện nay chưa thực hiện phân công công việc PTKD cho từng bộ phận, cá nhân một cách rõ ràng nên cần hoàn thiện tổ chức phân công thực hiện công việc PTKD một cách cụ thể, có hệ thống, đảm bảo bao quát hết các vấn đề cần phân tích. Việc phân công công việc phân tích kinh doanh trong DN nên thực hiện theo mô hình đã trình bày ở phần 1.4.1 chương 1 của luận án.
Tuy nhiên, đó chỉ là mô hình chung nhất. Giám đốc hoặc kế toán trưởng (nếu được giám đốc ủy quyền) cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức và quản lý SXKD của DN, căn cứ vào yêu cầu cụ thể về thông tin PTKD cung cấp cho việc quản lý và điều hành SXKD, căn cứ vào trình độ, năng lực của từng cán bộ trong các phòng ban chức năng để phân công công việc PTKD cho từng bộ phận, cá nhân một cách thích hợp nhất, đặc biệt đối với các nhân viên phòng kế toán.
Mô hình phân công công việc PTKD trong các DNNN hiện nay có thể thực hiện như bảng tóm tắt sau:
a) Đối với những DNNN có quy mô lớn, tính chất sản xuất phức tạp, sản xuất kinh doanh luôn có sự biến động và ảnh hưởng rất lớn (rất nhạy cảm) bởi sự thay đổi của thị trường có thể tổ chức phân công thực hiện công việc PTKD theo mô hình sau (bảng 3.4).
Bảng 3.4: Mô hình tổ chức phân công công việc phân tích kinh doanh I
Bộ phận chức năng Nội dung công việc phân tích kinh doanh
- Tổ chuyên trách phân tích kinh doanh của doanh nghiệp (có thể gồm cả chuyên viên cao cấp, chuyên gia trong các tổ chức tư vấn, các trường đại học...)
Tổng hợp và phân tích kết quả thực hiện các mục tiêu (thị trường, lợi nhuận, phát triển...) của DN, phân tích sự biến động của thị trường (đầu vào, đầu ra) để dự đoán khả năng, xu hướng phát triển của DN, cung cấp thông tin cho nhà quản trị cấp cao hoạch định chiến lược phát triển, mục tiêu cụ thể từng kỳ của DN...
Phòng kế hoạch, vật tư
Phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch; phân tích xu hướng phát triển, phân tích các thông tin bổ sung để lập kế hoạch sản xuất, lựa chọn nguồn cung ứng vật tư...
Phòng kinh doanh
Phân tích kết quả tiêu thụ sản phẩm của DN trong kỳ, phân tích sự biến động thị trường, tình hình thay đổi thị phần của các sản phẩm chủ yếu của DN từ đó dự đoán xu hướng phát triển sản phẩm của DN, có biện pháp thúc đẩy tiêu thụ...
Phòng tổ chức hành chính
Phân tích tình hình tăng, giảm lao động, tình hình đào tạo tay nghề cho người lao động, tình hình thực hiện công việc tổ chức hành chính để có biện pháp cải tiến hoạt động, phục vụ tốt sản xuất kinh doanh.
Phòng kế toán - tài chính
Phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính như chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả, quỹ lương, tình hình bảo toàn và phát triển vốn, khả năng thanh toán, tình hình công nợ...
Bộ phận chức năng Nội dung công việc phân tích kinh doanh
sản xuất hình chấp hành các định mức và các dự toán về lao động, nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm, tình hình dự trữ sản phẩm dở dang, tình hình tồn kho vật liệu (kho phân xưởng)... chủ yếu thông qua việc phân tích báo cáo bộ phận và các chỉ tiêu hạch toán nghiệp vụ, thống kê tại phân xưởng...
b) Đối với các DNNN có quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh ít biến động, chịu ảnh hưởng không thường xuyên bởi sự thay đổi của thị trường, có thể tổ chức phân công công việc PTKD theo mô hình sau (bảng 3.5).
Bảng 3.5: Mô hình tổ chức phân công
công việc phân tích kinh doanh II
Bộ phận chức năng Nội dung công việc phân tích
Phòng kế hoạch vật tư
Phân tích tình hình dự trữ, cung cấp các loại vật tư, thành phẩm, hàng hóa, tình hình huy động sử dụng máy móc thiết bị, tình hình huy động sử dụng lao động... để cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch và kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch. Phân tích xu hướng phát triển v.v...
Phòng kinh doanh
Phân tích tình hình tiêu thụ, doanh thu, kết quả, tình hình biến động của thị trường và thị phần của sản phẩm chủ yếu... từ đó có biện pháp thúc đẩy tiêu thụ...
Phòng kế toán - tài chính
Phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả, quỹ lương, tình hình chấp hành các định mức, dự toán (kế hoạch của từng phân xưởng (tổ, đội) sản xuất, tình hình bảo toàn và phát
triển vốn, khả năng thanh toán, tình hình công nợ... Đồng thời, phòng kế toán phải phân tích tổng thể toàn bộ kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tổng hợp của từng đơn vị