(thông tin quá khứ) trong KTQT
Phần này luận án chỉ trình bày quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin thực hiện theo quy trình kế toán, không đề cập đến các loại thông tin ngoài quy trình kế toán phục vụ cho quản trị DN.
Các công việc kế toán phân công cho các bộ phận cụ thể có thể khác nhau, song toàn bộ công việc đều nằm trong quy trình kế toán thống nhất, vì vậy các bộ phận kế toán đều có liên quan mật thiết với nhau, không hoàn toàn tách biệt, do kế toán trưởng chi phối, điều hành trong một tổng thể thống nhất, cùng tiến hành thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động SXKD ở DN.
Quá trình KTQT nói chung đều phải thực hiện bốn nội dung cơ bản: Tổ chức hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu trong kế toán quản trị
Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình hạch toán kế toán nên nó quyết định chất lượng của thông tin kế toán. KTTC và KTQT đều dựa vào hệ thống hạch toán ban đầu để thu nhận thông tin. Các mẫu chứng từ ban đầu sử dụng phải thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở DN để có thể ghi nhận được đầy đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Các DN đều phải sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc để phục vụ KTTC, thu thập, hệ thống hóa thông tin cho việc lập các BCTC theo chế độ hiện hành. Đồng thời, để phục vụ cho mục đích KTQT, DN có thể thiết kế các chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý, hệ thống thông tin và lập được báo cáo KTQT theo yêu cầu quản lý nội bộ DN.
Tiếp theo, cần quy định về việc ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ (lập chứng từ). Vì việc ghi chép vào chứng từ không phải hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện mà chủ yếu do những người làm việc ở các bộ phận khác nhau trong DN, nơi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu thực hiện, nên phải quy định rõ cách ghi nhận thông tin vào từng loại chứng từ sao cho hợp lý, hợp lệ, phải ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, đảm bảo kiểm tra, kiểm soát được nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ.
Sau đó, phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý tùy theo yêu cầu tiếp nhận thông tin của các bộ phận liên quan trong DN, giúp các bộ phận này có thể kiểm tra và ghi chép (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê) và phòng kế toán thu nhận, kiểm tra và ghi sổ kế toán được kịp thời, tránh trùng lắp, bỏ sót nghiệp vụ...
Khi chứng từ được chuyển đến phòng kế toán, việc đầu tiên kế toán cần phải thực hiện là kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và hợp thức của chứng từ. Kế toán có thể đề nghị ghi đầy đủ thêm các yếu tố liên quan hoặc từ chối không nhận chứng từ bất hợp lý. Như vậy, có thể có ý kiến trách móc nhân viên kế toán là đòi hỏi quá nhiều, thường gây khó dễ trong việc tiếp nhận chứng từ v.v..., nhưng từ đó những người có liên quan sẽ có ý thức trong việc lập chứng từ. Đây là việc làm rất quan trọng, bởi vì chứng từ kế toán là "nguyên liệu" của quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán. Chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp thức là yếu tố quan trọng đầu tiên đảm bảo cho số liệu kế toán đáng tin cậy. Chứng từ không hợp lệ, hợp lý là chứng từ "hỏng", sẽ sản sinh ra thông tin không đáng tin cậy ví như nguyên liệu kém, mất phẩm chất không tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt. Nếu không kiểm tra chứng từ, coi thường và bỏ qua những sai sót trên chứng từ thì sẽ đưa đến tính bất hợp lý của số liệu kế toán, làm sai lệch thông tin, toàn bộ công việc kế toán sẽ trở nên vô nghĩa, thậm chí mang lại hậu quả đáng tiếc. Chính vì vậy, kế toán luôn phải nghiêm khắc xét duyệt chứng từ trước khi chấp nhận và phải thực hiện thường xuyên, liên tục.
Trong điều kiện DN xây dựng được hệ thống định mức khoa học, hợp lý, có thể thiết kế những chứng từ báo động khi phản ánh những biến động vượt định mức về vật tư, lao động... (có thêm dấu hiệu riêng biệt) thì kế toán phải đặc biệt chú ý đến những chứng từ
đặc biệt này, tìm hiểu nguyên nhân, nếu cần thiết phải phản ánh ngay cho người có trách nhiệm liên quan biết để có giải pháp phù hợp, nhằm sử dụng tiết kiệm vật tư, lao động, tiền vốn trong sản xuất.
Hạch toán ban đầu chính xác, trung thực, kịp thời rất quan trọng nhưng rất khó thực hiện. Vì vậy lãnh đạo và kế toán trưởng DN phải quan tâm, chỉ đạo và kiểm tra chặt chẽ quá trình hạch toán ban đầu ở mọi bộ phận trong DN, nhằm đảm bảo chất lượng thông tin kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho kế toán quản trị
Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, sử dụng để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập các báo cáo kế toán.
Việc xác định hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với từng DN là điều kiện cần thiết để hệ thống hóa được thông tin theo yêu cầu quản lý của DN. Điều đó tùy thuộc chuẩn mực, chế độ kế toán quy định ở mỗi quốc gia.
ở một số quốc gia (điển hình như Mỹ), Nhà nước không quy định hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mà chỉ quy định chung về loại tài khoản, nên việc xác định số lượng, tên gọi, nội dung cụ thể của từng tài khoản tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của từng DN cụ thể.
ở Việt Nam, do Nhà nước có chức năng tổ chức và quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân nên Nhà nước đã ban hành chế độ kế toán, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho từng lĩnh vực: hệ thống tài khoản kế toán DN, hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp, hệ thống tài khoản kế toán dùng cho ngân hàng v.v...
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất chỉ quy định các tài khoản kế toán cấp 1 và một số tài khoản cấp 2 cần thiết, đủ để phản ánh tài sản và sự vận động tài sản của các đơn vị thuộc từng lĩnh vực để có thể lập được BCTC định kỳ ở các DN (nhằm thống nhất các BCTC). Các DN phải căn cứ vào phạm vi, quy mô, nội dung hoạt động, mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính nội bộ của DN mình để xác định các tài khoản cấp 1, 2 cần sử dụng trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, không được quyền mở thêm các
tài khoản cấp 1 không có trong hệ thống tài khoản thống nhất, nếu muốn mở thêm phải xin ý kiến của cơ quan chủ quản và Bộ Tài chính và phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính.
Để phục vụ KTQT, các DN có thể mở các tài khoản chi tiết các cấp 2, 3, 4... ở mức độ cần thiết. Tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý, cần thông tin chi tiết đến mức độ nào mà DN mở tài khoản chi tiết cho phù hợp. Tuy nhiên, yêu cầu về thông tin KTQT chi tiết, cụ thể đến mức độ nào phải được đưa ra từ khi lập kế hoạch (dự toán) đến khi hạch toán kế toán để có căn cứ kiểm soát, so sánh đánh giá, phân tích khi sử dụng thông tin kế toán. Đồng thời phải chú ý đến tính hiệu quả của công tác kế toán. Nếu chi phí hạch toán quá cao, tốn kém nhiều thời gian hoặc khó thực hiện bằng phương pháp kế toán, thì có thể phải sử dụng các phương pháp ngoài hạch toán để xử lý và cung cấp thông tin, phục vụ yêu cầu quản trị DN.
Mặt khác, thiết kế tài khoản trong KTQT phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho công tác kế toán. Đặc biệt trong trường hợp DN xử lý thông tin bằng các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại, cần phải tiến hành mã hóa các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết theo quy luật nhất định để tiện lợi cho hạch toán và quản lý, hệ thống hóa được thông tin kế toán theo yêu cầu quản trị DN.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức ghi chép trên sổ kế toán phục vụ cho kế toán quản trị
Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để thu nhận và hệ thống hóa toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của DN, nhằm lập được các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính.
Sổ kế toán được thiết kế theo các mẫu có kết cấu phù hợp để tiện lợi cho việc ghi chép, phân loại, hệ thống hóa thông tin theo tài khoản kế toán tổng hợp, theo tài khoản kế toán chi tiết hoặc kết hợp giữa tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp ghi chép, phản ánh theo các chỉ tiêu kinh tế - tài chính ở các tài khoản cấp 1. Nó dùng để thu nhận và cung cấp thông tin một cách khái quát, tổng hợp theo đối tượng quản lý chung.
Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết, tỉ mỉ, cụ thể số liệu đã ghi ở sổ kế toán tổng hợp nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận phụ thuộc, phục vụ cho quản trị DN.
Sổ kế toán kết hợp tổng hợp và chi tiết ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu trên tài khoản cấp 1 và chi tiết của nó trên cùng trang sổ nhằm đơn giản hóa công tác kế toán trong trường hợp số liệu chi tiết không nhiều. Loại sổ này cũng có tác dụng phục vụ cho quản trị DN.
Như vậy, hệ thống sổ kế toán phục vụ cho quản trị DN chính là hệ thống sổ kế toán chi tiết (hoặc kết hợp chi tiết và tổng hợp).
Để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu quản trị DN, cần chú ý số lượng sổ, mẫu sổ, loại sổ và các chỉ tiêu cần phản ánh trong sổ KTQT phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin, trình độ năng lực của nhân viên kế toán trong DN. Nhà quản trị DN cần loại thông tin gì, chi tiết đến mức độ nào (theo địa điểm, thời gian, yếu tố cấu thành) phải được thể hiện khi thiết kế mẫu sổ, cũng phải phù hợp với mức độ chi tiết của tài khoản và nội dung phản ánh trên các chứng từ kế toán và phục vụ cho việc lập các báo cáo KTQT cần thiết.
Dựa vào các chứng từ kế toán, kế toán viên từng bộ phận (phần hành) kế toán thực hiện ghi vào sổ kế toán liên quan theo thời gian và theo hệ thống của đối tượng trên sổ chi tiết đó.
Việc ghi sổ kế toán chi tiết có thể đồng thời với ghi sổ kế toán tổng hợp hoặc tách rời độc lập. Nhưng theo mô hình kết hợp KTTC và KTQT thì nên ghi chép đồng thời theo một thông tin đầu vào để đảm bảo tính thích ứng và hiệu quả của công tác kế toán, tránh nhầm lẫn, sai sót. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán thì (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
việc ghi sổ đồng thời thường được cài đặt sẵn trong chương trình kế toán nên rất dễ dàng thực hiện.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho quản trị doanh nghiệp
Hệ thống báo cáo KTQT là phương tiện để cung cấp thông tin mà KTQT đã thu nhận, xử lý và hệ thống hóa theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính nhất định, nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin cụ thể cho nhà quản trị DN.
Để KTQT có thể cung cấp những thông tin hữu ích giúp các nhà quản trị DN đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, kịp thời, cần thiết phải tổ chức hệ thống báo cáo KTQT khoa học, hợp lý, từ đó cung cấp thông tin mọi mặt về quá trình hoạt động SXKD của DN theo yêu cầu cụ thể của từng nhà quản trị các cấp khác nhau trong DN.
Các DN Việt Nam đều có thể áp dụng mô hình tổ chức KTQT kết hợp với KTTC, nhưng hệ thống báo cáo KTQT không giống nhau vì nó còn phụ thuộc phạm vi, quy mô, loại hình sản phẩm, dịch vụ, đặc điểm tổ chức SXKD, yêu cầu và trình độ quản lý của từng DN. Đặc biệt nó còn phụ thuộc vào yêu cầu thông tin cụ thể cho quản trị DN trong từng thời kỳ, thời điểm, cũng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của cán bộ kế toán nói chung, kế toán trưởng DN nói riêng. Như vậy, ở các DN khác nhau, số lượng báo cáo KTQT, nội dung thông tin cần báo cáo và kết cấu mẫu biểu báo cáo KTQT rất khác nhau, mà nó cũng thay đổi giữa các thời kỳ ngay cả trong một DN vì yêu cầu thông tin cho quản trị DN luôn có sự biến động.
Trên giác độ chung nhất, các DN thường lập các báo cáo KTQT để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng loại vật tư, tài sản, nguồn vốn cụ thể; các báo cáo KTQT để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả của từng bộ phận và toàn bộ DN v.v...
Để lập báo cáo KTQT, cần phải tổ chức thu nhận và xử lý thông tin phù hợp, tức là phải tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phục vụ cho mục đích thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin tương ứng cần phản ánh trong báo cáo KTQT. Ngoài ra, để lập báo cáo KTQT còn cần thông tin từ các bộ phận khác như thống kê, kế hoạch, PTKD v.v...
Tóm lại, báo cáo KTQT là sản phẩm cuối cùng của quá trình KTQT nên việc tổ chức hệ thống báo cáo KTQT có ý nghĩa rất quan trọng, quyết định chất lượng, hiệu quả của thông tin do KTQT cung cấp. Tùy theo sự phân cấp quản lý và yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu để có thể xác định nội dung và thiết kế mẫu biểu báo cáo, lựa chọn phương pháp lập báo cáo cho phù hợp. Do tính linh hoạt của KTQT nên không có mẫu biểu thống nhất cho mọi DN. Nhưng căn cứ vào những nguyên tắc cơ bản và yêu cầu quản lý đối với những chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu trong DN, Nhà nước có thể ban hành các tài liệu hướng dẫn về thiết kế mẫu biểu một số dạng báo cáo KTQT cơ bản để giúp cho các DN Việt Nam nói chung, DNNN nói riêng thuận lợi hơn trong việc tổ chức KTQT trong những ngày đầu bỡ ngỡ hiện nay.