b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích
2.4.3.Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doan hở Mỹ
Mỹ là nước có nền kinh tế thị trường phát triển ở mức độ cao nhất thế giới hiện nay. Trình độ tổ chức quản lý nói chung, tổ chức kế toán nói riêng được nhiều nước vận dụng.
* Đặc trưng cơ bản của mô hình kế toán Mỹ là mô hình kế toán động nên tổ chức kế toán có những đặc điểm khác biệt với mô hình kế toán tĩnh, cụ thể:
+ Hệ thống kế toán bao gồm KTTC và KTQT kết hợp trong cùng một bộ máy (phòng) kế toán.
+ KTTC và KTQT cùng sử dụng một hệ thống tài khoản, trong đó KTTC sử dụng các tài khoản tổng hợp, còn KTQT sử dụng các tài khoản chi tiết (cấp 2, 3, 4).
Nhà nước hay Chính phủ Mỹ không quy định hệ thống tài khoản thống nhất cho các DN. DN muốn mở tài khoản kiểu gì, sắp xếp các tài khoản ra sao phải dựa vào khung tài khoản kế toán cần mở ở DN, gồm 6 loại tài khoản. Tùy theo yêu cầu quản trị của DN, các DN có thể mở các tài khoản chi tiết để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ở mức độ cần thiết.
+ KTQT thu thập, xử lý thông tin để lập nên các báo cáo bộ phận, kết hợp với các thông tin khác để phục vụ cho nhà quản trị ra quyết định quản lý và điều hành hoạt động SXKD trong DN.
+ Kế toán quản trị đặt trọng tâm vào việc xây dựng, kiểm tra, xác định và hoạch định các chi phí trong hoạt động SXKD nên rất chú trọng đến việc phân loại và xác định chi phí. Đa phần các DN tổ chức theo cơ chế phân quyền, nên KTQT phải thu thập được thông tin chi tiết phục vụ cho nhà quản trị các cấp (phụ trách các bộ phận) hiểu rõ về tình trạng thực tế của từng bộ phận để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Nhà quản trị cấp cao cần được cung cấp thông tin tổng hợp để hoạch định kế hoạch mang tính chiến lược.
* Các doanh nghiệp đều chú trọng tổ chức PTKD và thường tổ chức PTKD theo mô hình kết hợp PTKD ở các trung tâm (phòng ban chức năng) với trung tâm tài chính - kế toán (phòng kế toán).
+ Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị từng bộ phận đưa ra quyết định quản lý phù hợp, DN thường thực hiện phân tích các báo cáo bộ phận, trong đó chú trọng việc phân tích chi phí, doanh thu, kết quả của từng bộ phận theo phương pháp phân chia chi phí thành chi phí cố định và chi phí biến đổi, đặc biệt chú ý đến lãi trên biến phí. Đồng thời cũng chú trọng phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận, xây dựng và kiểm tra, phân tích tình hình chấp hành các định mức tiêu chuẩn, các dự toán chi phí, doanh thu, kết quả... giúp nhà quản trị có thông tin phù hợp để đưa ra các quyết định quản lý, chỉ đạo doanh nghiệp hoạt động theo hướng có lãi.
+ Các trung tâm thực hiện phân tích quá trình và kết quả hoạt động của từng bộ phận theo chức năng cụ thể (do cơ chế tự chịu trách nhiệm). Các bộ phận này thường chú trọng phân tích các báo cáo bộ phận, phân tích tình hình, kết quả chấp hành các định mức tiêu chuẩn... Bộ phận phân tích chức năng (nếu có) thực hiện phân tích, đánh giá toàn bộ các mặt hoạt động về sản xuất, tài chính để nắm bắt tình hình đảm bảo và sử dụng các nguồn lực, tình hình công nợ và thanh toán v.v... Cũng phân tích dự báo những vấn đề mấu chốt cho chiến lược kinh doanh trung và dài hạn như lựa chọn phương án đầu tư, chu kỳ sống của sản phẩm, khả năng thâm nhập thị trường v.v... để cung cấp các căn cứ cho nhà quản trị các cấp đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt.
Nghiên cứu mô hình tổ chức KTQT và PTKD trong một số nước có nền kinh tế phát triển, sẽ giúp chúng ta học hỏi được những kinh nghiệm quý báu trong quá trình hoàn thiện tổ chức KTQT và PTKD trong các DN Việt Nam nói chung, các DNNN nói riêng. Những bài học kinh nghiệm đó là:
+ Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTTC và KTQT trong cùng bộ máy kế toán. Phân công công việc cụ thể, rõ ràng cho từng người trong phòng kế toán.
Các DN Việt Nam nói chung, các DNNN nói riêng hiện nay nên tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp như ở Mỹ để không làm xáo trộn cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán trong DN, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, phù hợp với trình độ cán bộ kế toán của các DN Việt Nam hiện nay... đồng thời đảm bảo thuận lợi cho việc quản lý, kiểm soát của Nhà nước, với tư cách là người chủ sở hữu vốn trong các DNNN (khi cần thiết).
Các DN cần phân công công việc cụ thể, rõ ràng cho từng người trong phòng kế toán nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người, đảm bảo thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, đáng tin cậy. Đây là kinh nghiệm rút ra qua nghiên cứu tổ chức công tác kế toán ở cả 3 nước Liên Xô, Mỹ và Pháp.
+ Tổ chức KTQT sao cho thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời về quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, đặc biệt là thông tin về việc đảm bảo và
sử dụng các nguồn lực, chi phí, thu nhập và kết quả của toàn DN, từng bộ phận một cách cụ thể theo địa điểm, theo thời gian, theo yếu tố cấu thành... giúp cho nhà quản trị các cấp có thể đưa ra những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời, tăng cường quản lý và hạch toán kinh tế nội bộ, nâng cao hiệu quả SXKD của từng bộ phận và toàn DN, thực hiện thắng lợi các mục tiêu mà DN đặt ra. Kinh nghiệm này rút ra từ tổ chức KTQT ở Mỹ, kế toán phân tích ở Pháp và kế toán chi tiết ở Liên Xô.
+ Tổ chức PTKD theo mô hình kết hợp PTKD ở phòng kế toán, các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất nhằm cung cấp thông tin cụ thể, kịp thời cho người có trách nhiệm trực tiếp để nhanh chóng đưa ra giải pháp chấn chỉnh hoạt động (khi cần thiết), đồng thời phát huy tính tích cực chủ động của từng bộ phận, từng người trong DN. Cả 3 nước Liên Xô, Mỹ và Pháp đã cho chúng ta bài học kinh nghiệm này.
+ Tổ chức PTKD trên tất cả các mặt hoạt động SXKD, luôn chú trọng đặc biệt đến phân tích kết quả hoạt động trong mối quan hệ với chi phí bỏ ra (theo chi phí chuẩn). Mọi sai lệch đều tìm nguyên nhân cụ thể, chỉ ra bộ phận (người) chịu trách nhiệm trực tiếp để có giải pháp chấn chỉnh, xử lý phù hợp, kịp thời. Mọi trung tâm chức năng đều phải có trách nhiệm với chi phí chứ không chỉ phòng kế toán. Cả ba nước, nhất là Pháp và Mỹ đã thực hiện tốt nội dung này.
+ Huy động mọi tổ chức, mọi người có trách nhiệm liên quan đến từng hoạt động cụ thể tham gia PTKD nhằm đánh giá đúng kết quả hoạt động của từng bộ phận, tìm ra nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng tích cực, tiêu cực đến kết quả đó để có giải pháp phù hợp. Kết quả phân tích được thông báo rộng rãi đến từng bộ phận sản xuất, từng người có liên quan đến vấn đề phân tích để động viên kịp thời bộ phận (người lao động) tích cực, đồng thời chỉ rõ những thiếu sót cần khắc phục cho từng bộ phận (người lao động) để kết quả PTKD thực sự phát huy tác dụng trong quản lý và hoạt động SXKD trong DN. Qua đó tạo điều kiện phát huy tinh thần làm chủ tập thể của mọi thành viên trong DN, khiến cho mọi người đều "sống" cùng DN. Liên Xô đã cho chúng ta bài học kinh nghiệm quý báu này.
+ Cả ba nước đều chú trọng xây dựng, củng cố và hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế, kỹ thuật và dự toán, hệ thống chỉ tiêu kế hoạch khoa học và hợp lý để phục vụ cho KTQT và PTKD trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN.
Học tập những kinh nghiệm quý báu của những nước có nền kinh tế phát triển sẽ giúp chúng ta hoàn thiện tổ chức KTQT và PTKD trong các DNNN một cách khoa học, hợp lý nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT và PTKD thực sự hữu ích, kịp thời cho nhà quản trị trong các tình huống để ra quyết định quản lý tối ưu.