b) Thực trạng tổ chức thực hiện qui trình phân tích
3.3.3.1.Hoàn thiện tổ chức quản lý thôngtin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh
phân tích kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp
3.3.3.1. Hoàn thiện tổ chức quản lý thông tin kế toán quản trị và phân tích kinh doanh doanh
Song song với việc hoàn thiện tổ chức KTQT và PTKD cần hoàn thiện tổ chức quản lý thông tin KTQT và PTKD với mục đích:
- Đảm bảo tiện lợi cho việc sử dụng khi cần thiết. - Đảm bảo an toàn, bí mật thông tin của đơn vị.
+ Đối với những DN thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin thủ công, thông tin KTQT và PTKD thường được lưu giữ trên giấy nên cần lưu giữ chúng trong những tập hồ sơ, file tài liệu theo thứ tự sắp xếp phù hợp để vừa đảm bảo cho việc tìm kiếm thông tin cần thiết được nhanh chóng, tiện lợi, vừa đảm bảo không hư hỏng tài liệu, thông tin.
+ Đối với những DN thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin trên máy, thông tin KTQT và PTKD được lưu trữ trên các đĩa băng theo cấu trúc của các tập tin cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều thông tin nhưng các nhà quản trị không phải đều cần thiết sử dụng mọi thông tin sẵn có mà chỉ có một bộ phận thông tin nhất định hữu ích cho từng nhà quản trị nhất định, do vậy mỗi người chỉ cần và chỉ nên biết những gì liên quan đến mình. Do vậy, DN cần sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người sử dụng, sao cho người sử dụng có thể truy xuất những thông tin cần thiết có liên quan đến nhiệm vụ, chức năng của mình một cách nhanh chóng mà không cần và không được xem toàn bộ các file dữ liệu. Hệ quản trị dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu cụ thể sau:
+ Đảm bảo truy xuất thông tin thuận lợi.
+ Đảm bảo lưu giữ dự phòng các thông tin: Thông tin KTQT và PTKD được tạo ra phải có đĩa sao chép dự phòng cả tập tin. Đĩa sao chép dự phòng phải được cất giữ ở địa điểm khác để tránh thiên tai, hỏa hoạn... có thể làm hỏng tập tin nguồn. Hoặc có thể thiết kế một bộ phận lưu trữ thông tin cách xa trung tâm chính...
+ Có chế độ đảm bảo an toàn thông tin phòng ngừa gian lận, rủi ro.
DN cần phân chia quyền hạn tiếp cận thông tin tùy theo nhiệm vụ, chức năng của nhà quản trị từng cấp mà được tiếp cận thông tin ở mức độ phù hợp, giảm tối thiểu các nguy cơ làm hỏng, mất thông tin. Có thể giới hạn sử dụng thông tin bằng cách luôn khóa lối vào tập tin, ai truy nhập hệ thống phải có mật mã (mật mã cho hệ thống và mật mã riêng cho từng tập tin) mới được sử dụng, đảm bảo chỉ có những người có trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới có thể thâm nhập để sử dụng tập tin đó.
Những yêu cầu này là rất cần thiết trong điều kiện hiện nay vì do trình độ sử dụng máy vi tính của nhiều cán bộ quản lý chưa thành thạo nên có nguy cơ làm hỏng, mất thông tin. Mặt khác, thông tin KTQT và PTKD là nguồn tin chi tiết, chỉ phục vụ cho quản trị nội bộ DN nên cần được bảo mật, phòng ngừa đối thủ cạnh tranh...