- Sau khi hoàn thành việc khắc phục các khiếm khuyết, Trưởng phòng liên quan chịu trách nhiệm gửi đầy đủ bằng chứng khắc phục xong khiếm khuyết về Phòng An toàn Pháp chế Hàng hải. Chuyên viên hàng hải chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các phòng liên quan khắc phục khiếm khuyết, đặc biệt lưu ý các khiếm khuyết đã quá hạn.
- Tuỳ trường hợp cụ thể Trưởng phòng An toàn Pháp chế Hàng hải có thể yêu cầu Thuyền trưởng cho tiến hành kiểm tra lại các hạng mục liên quan để đảm bảo sự phù hợp với các tiêu chuẩn an toàn và chống ô nhiễm của quốc gia và quốc tế, hoặc cân nhắc thu xếp cán bộ Công ty xuống tàu trực tiếp kiểm tra việc khắc phục khiếm khuyết nếu cần.
HỒ SƠ LƯU
- Lưu giữ trong 3 năm các hồ sơ sau:
“Danh sách ấn phẩm hàng hải & sổ tay tàu”
“Báo cáo tình trạng hàng hải”; “Đánh giá người cung ứng”;
“Danh mục kiểm tra trang thiết bị cứu sinh”/; “Danh mục kiểm tra trang thiết bị cứu hoả”/; “Kiểm tra tình trạng cẩu trước khi làm hàng”/;
“Danh mục kiểm tra trang thiết bị ngăn ngừa ô nhiễm”/.
2.8Phụ tùng vật tư MỤC ĐÍCH MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo cung cấp phụ tùng vật tư đầy đủ về số lượng, đáp ứng đúng về chất lượng cho các phòng và tàu để tàu hoạt động một cách an toàn và đạt hiệu quả.
Thực hiện ở tất cả các cấp của Công ty, cả ở trên bờ và dưới tàu.
NỘI DUNG QUY TRÌNH 1. Phần chung 1. Phần chung
- Giám đốc chịu trách nhiệm đảm bảo cho các cán bộ được cung cấp đầy đủ tài liệu, trang thiết bị văn phòng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao. Các Trưởng phòng có trách nhiệm đưa ra các nhu cầu về tài liệu, trang thiết bị văn phòng của phòng mình cho Phòng Tổ chức Lao động tiền lương thu xếp trong định mức được qui định.
- Phòng Kỹ thuật Vật tư chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch chi phí phụ tùng - vật tư tàu trong năm. Chi phí phải được xây dựng trên cơ sở kế hoạch bảo dưỡng/sửa chữa/lên đà, định mức kỹ thuật phù hợp với tình trạng thực tế của tàu, phụ tùng tối thiểu theo quy phạm đăng kiểm cấp tàu, trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư hiện hành của Công ty và dự báo kế hoạch sản xuất của Phòng Khai thác, lập bảng danh mục phụ tùng thiết yếu cho đội tàu theo yêu cầu của Qui phạm Đăng kiểm “Danh mục phụ tùng thiết yếu trên tàu”
- Phòng Kỹ thuật vật tư có trách nhiệm cung cấp đầy đủ:
Phụ tùng thiết yếu theo danh mục được lập và các loại vật tư khác bảo đảm cho tàu hoạt động khai thác an toàn, hiệu quả.;
Nhiên liệu, dầu nhớt bảo đảm cho tàu hoạt động khai thác an toàn, liên tục Cung cấp, vật tư trang thiết bị an toàn, ấn phẩm hàng hải, thuốc và trang thiết bị
y tế trên tàutheo đề nghị của các Phòng liên quan.
- Phòng kỹ thuật Vật tư phải xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu, dầu nhớt và vật tư cung cấp cho đội tàu (bao gồm cả vật tư là vật rẻ mau hỏng), tổ chức kiểm soát và giám sát việc cung cấp, tiếp nhận dưới tàu và lượng tiêu hao phù hợp với định mức được xây dựng.
- Để phục vụ cho công tác quản lý phụ tùng - vật tư của Công ty, Thuyền trưởng phải báo cáo Trưởng phòng Kỹ thuật Vật tư như sau:
Trong điện “Noon report” hàng ngày báo cáo lượng nhiên liệu, dầu nhớt và nước ngọt hiện có trên tàu.
Hàng tháng các bộ phận làm “Báo cáo nhận và sử dụng phụ tùng - vật tư”, “Báo cáo dầu bôi trơn hoá chất”, “Danh mục phụ tùng thiết yếu trên tàu”, “Bản ghi việc thay & nhận dây cáp” và “Báo cáo sơn & nước ngọt”;
Vào cuối quý, các bộ phận làm “Yêu cầu phụ tùng-vật tư” & “Danh mục thuốc y tế”.
- Các chuyên viên Phòng Kỹ thuật Vật tư chịu trách nhiệm việc kiểm tra, xem xét, đánh giá các báo cáo liên quan đến phụ tùng-vật tư. Việc này tạo điều kiện cung cấp kịp thời và đầy đủ phụ tùng - vật tư cho tàu.
- Phòng Kỹ thuật Vật tư phải giao sớm nhất cho tàu Giấy chứng nhận chất lượng của đăng kiểm hoặc cơ quan liên quan đối với một số chủng loại phụ tùng-vật tư bắt buộc phải có giấy chứng nhận chất lượng khi cấp phụ tùng thuộc chủng loại này cho các tàu.