- Trước khi phụ tùng - vật tư được chuyển xuống tàu, Phòng Kỹ thuật Vật tư phải thông báo cho Thuyền trưởng (bằng e-mail, fax, telex...) mọi vấn đề liên quan đến cung cấp cũng như các chi tiết cần lưu ý khi nhận hàng.
- Khi vật tư do phòng Vật tư cấp, Chuyên viên phòng Kỹ thuật Vật tư phải cấp tại tàu và tất cả các hoá đơn cấp vật tư, phiếu xuất kho phải có chữ ký của Thuyền trưởng. Chuyên viên phòng Kỹ thuật Vật tư có trách nhiệm thu thập tất cả các ý kiến phản hồi của tàu và giải quyết ngay nếu có thể, nếu ngoài khả năng giải quyết của mình phải báo về Trưởng phòng ngay
- Trong quá trình giao phụ tùng - vật tư xuống tàu, Thuyền trưởng nếu cần thêm dịch vụ bổ sung, hoặc có những vấn đề liên quan đến chất lượng, số lượng phụ tùng - vật tư được cấp thì phải nhanh chúng thông báo cho Trưởng phòng Kỹ thuật Vật tư biết để phối hợp với nhà cung ứng có biện pháp kịp thời hạn chế đến mức thấp nhất những tổn thất nếu có và có kế hoạch khắc phục hoàn thiện cho đúng.
- Khi nhận phụ tùng/ vật tư, Thuyền trưởng hoặc Sỹ quan được phân công hoặc Chuyên viên Vật tư phải đảm bảo rằng phụ tùng - vật tư đó được kiểm tra và nhận đúng và đầy đủ theo phiếu giao nhận. Mọi sự sai sót về số lượng, chất lượng cũng như thái độ phục vụ của người cung ứng đều phải thông báo cho Công ty biết ngay. Sau khi nhận xong và đảm bảo không có gỡ sai sút trong quá trình giao nhận Thuyền trưởng ký vào phiếu giao nhận phụ tùng - vật tư và lưu tại tàu 01 bản, gửi về công ty 01 bản. Những người ký trong Biên bản kiểm tra phụ tùng - vật tư phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước TGĐ.
- Chuyên viên Vật tư có trách nhiệm thu thập tất cả các ý kiến phản hồi của tàu và giải quyết ngay nếu có thể, nếu ngoài khả năng giải quyết của mình phải báo về Trưởng phòng Kỹ thuật Vật tư ngay.
- í kiến phản hồi của tàu và nhận xét của Chuyên viên phòng Vật tư liên quan đến sai sót về số lượng, chất lượng,… cũng như thái độ phục vụ của người cung ứng, được Chuyên viên phòng Vật tư ghi nhận và lưu giữ vào “Sổ theo dõi người cung ứng phụ tùng vật tư”
gồm các cột số thứ tự, ngày tháng, người cung ứng, nhận xét, chữ ký của chuyên viên. Mỗi năm một lần, phòng Kỹ thuật Vật tư phải rà soát đánh giá lại người cung ứng theo biểu mẫu “Đánh giá định kỳ nhà cung ứng dịch vụ” trên cơ sở theo dõi quá trình cung ứng, các ghi nhận (nếu có) để có chính sách đối với người cung ứng (Tham khảo chi tiết Quy trình đánh giá nhà cung ứng). Các tiêu chí đánh giá gồm 8 tiêu chí như sau:
Khả năng cung cấp hàng;
Giá cả; Chất lượng;
Điều kiện thanh toán; Thời gian giao hàng; Địa điểm giao hàng; Uy tín;
Dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng. Thái độ hợp tác