- Phó phòng phụ trách thuyền viên có trách nhiệm cập nhật kết quả đào tạo thuyền viên vào Chương trình phần mềm quản lý thuyền viên ngay sau khi thuyền viên có chứng
2.Thủ tục khiếu nạ
2.1 Bất kể các quy định trong hợp đồng lao động của mỗi thuyền viên, các quy định sau phải được tuân thủ
2.2 Quy trình khiếu nại trên tàu phải được nêu rừ thông tin sau:
- Thông tin liên lạc của cán bộ phụ trách HTQLAT (DPA) hoặc người được chỉ định - Thông tin liên lạc của cơ quan có thẩm quyền ở quốc gia hoặc nơi cư trú của thuyền
viên
- Tên của người trên tàu có thể cung cấp cho thuyền viên những lời khuyên khách quan về khiếu nại và hỗ trợ họ trong việc theo dõi các thủ tục khiếu nại. Những hỗ trợ từ người này có thể bao gồm việc tham dự các phiên điều trần, nếu có yêu cầu của thuyền viên khiếu nại.
2.3 Các khiếu nại nên được giải quyết từ cấp có thẩm quyền thấp nhất, chỉ khi vấn đề không được giải quyết thì phải chuyển đến cấp cao hơn.
2.4 Thuyền viên phải trình bày vấn đề lên trưởng bộ phận thuyền viên công tác hoặc sỹ quan quản lý thuyền viên;
2.5 Trưởng bộ phận hoặc sĩ quan quản lý sau đó phải cố gắng giải quyết vấn đề trong phạm vi thời gian quy định là 5 ngày, tuy nhiên thời hạn này cũn phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
2.6 Nếu trưởng bộ phận hoặc sĩ quan quản lý không thể giải quyết một cách thoả mãn kiến nghị của thuyền viên thì thuyền viên có thể kiến nghị lên thuyền trưởng, thuyền trưởng phải tự xử lý vấn đề;
2.7 Tất cả các kiến nghị và quyết định xử lý được lập biên bản và một bản sao được giao cho thuyền viên nêu kiến nghị;
2.8 Trong mọi trường hợp, thuyền viên có quyền khiếu nại trực tiếp lên thuyền trưởng và nếu xét thấy cần thiết, trình lên DPA của Công ty hoặc người được chỉ định hòa giải. 2.9 Khi nhận được các khiếu nại, Thuyền trưởng phải thực hiện ngay các hành động sau:
- Tiến hành một cuộc điều tra, thẩm vấn phù hợp - Tham khảo các điều khoản, điều kiện lao động
- Tư vấn thông tin từ DPA hoặc người được chỉ định, nếu thấy cần thiết
2.10 Nếu thuyền trưởng không thể giải quyết được các khiếu nại, thì Thuyền trưởng nhanh chóng chuyển cho chủ tàu hoặc người được chỉ định để vấn đề được giải quyết phù hợp theo các điểu khoản và điều kiện lao động.
2.11 Nếu khiếu nại có liên quan đến Thuyền trưởng trên tàu thì thuyền viên phải trình vấn đề của mình trực tiếp cho chủ tàu hoặc người được chỉ định.