- Với phụ tùng - vật tư cần dùng khẩn cấp ảnh hưởng tới an toàn con người, tàu và môi trường thì Thuyền trưởng có thể yêu cầu trực tiếp với người cung ứng. Trong trường hợp này Thuyền trưởng phải tự đánh giá các thông tin về phụ tùng - vật tư này và đồng thời phải báo ngay về Phòng Kỹ thuật Vật tư về phụ tùng - vật tư mua và lý do phải mua khẩn.
- Sau khi kết thúc việc cung ứng phụ tùng - vật tư khẩn cấp trên Thuyền trưởng phải gửi Báo cáo bổ sung về Phòng Kỹ thuật Vật tư theo biểu mẫu "Yêu cầu phụ tùng - vật tư.
- Những yêu cầu khẩn phải ghi rừ "Khẩn" và gửi về Công ty bằng E-mail, Fax hoặc Telex. Chỉ được ghi "Khẩn" với trường hợp yêu cầu phải được quan tâm ngay trong tình huống khẩn cấp.
- Nếu việc mua sắm đó cần thiết phải thực hiện ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày lễ thì Thuyền trưởng phải liên lạc với Trưởng phòng Kỹ thuật Vật tư qua điện thoại.
- Sau khi nhận được phụ tùng, vật tư do Công ty cấp. Thuyền trưởng, Đại phó, Máy trưởng chịu trách nhiệm phân công người chịu trách nhiệm lưu giữ, bảo quản, đưa vào sử dụng theo kế hoạch bảo dưỡng hoặc theo nhu cầu thay thế, sửa chữa trên tàu. Hàng tháng, Đại phó và Máy trưởng phải lập báo cáo nhận và sử dụng vật tư để gửi về P. Kỹ Thuật Vật tư. Đầu tháng 6, 12 hàng năm - các bộ phận phải tiến hành kiểm kê và lập báo cáo kiểm kê phụ tùng, vật tư gửi về Công ty. Báo cáo kiểm kê cần ghi rừ các cỏ nhân chịu trách nhiệm bảo quản các phụ tùng, vật tư trên tàu
- Công ty nghiêm cấm thuyền viên tự ý mua, bán, trao đổi các phụ tùng, vật tư, dầu nhớt, nhiên liệu đó được cấp lên tàu (kể cả các phụ tùng, vật tư được thay thế ra hoặc không cũn sử dụng được). Mọi hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo Quy định bồi thường thiệt hại tài chính của Công ty và theo quy định của pháp luật.