- Thuyền trưởng có trách nhiệm tập trung các yêu cầu, kiểm tra, phê duyệt phụ tùng, vật tư của các bộ phận thành một bản yêu cầu chung của tàu gửi về Phòng Kỹ thuật Vật tư bằng e-mail từ ngày 01 đến ngày 15 của tháng đầu mỗi quý, và gửi bổ sung “Yêu cầu phụ tùng-vật tư” có đóng dấu tàu vào cuối tháng có yêu cầu.
- Đối với phụ tùng, cần phải ghi đầy đủ:
Từ thiết bị, nhà sản xuất, số máy, số thứ tự của máy, từ phụ tùng, mã số của phụ tùng cần cấp; hoặc từ thiết bị, nhà sản xuất, số máy, số thứ tự của máy, từ bản vẽ, từ phụ tùng, số thứ tự của phụ tùng cần cấp trong bản vẽ;
Số lượng hiện có trên tàu và đề nghị số lượng phụ tùng cần cấp.
- Tên các danh mục phụ tùng - vật tư phải phù hợp với tên theo Sổ danh bạ vật tư (ISSA book/ IMPA book), trong sổ tay hướng dẫn hoặc trong bản vẽ kỹ thuật. Trong trường hợp loại phụ tùng - vật tư không có trong Sổ danh bạ vật tư, trong quyển hướng dẫn của nhà chế tạo hoặc trong bản vẽ kỹ thuật thì người yêu cầu phải nêu chi tiết, đầy đủ các thông số kỹ thuật.
- Với nhiên liệu, dầu nhớt, nước ngọt sẽ được cung cấp cho từng hành trình, điều kiện và hoàn cảnh cụ thể. Thời gian gửi yêu cầu đối với tàu hoạt động tuyến nước ngoài là 07 ngày cho nhiên liệu, dầu nhớt; 03 ngày cho nước ngọt trước khi đến cảng dự kiến nhận. Thời gian gửi yêu cầu đối với tàu hoạt động tuyến nội địa là 05 ngày cho nhiên liệu, dầu nhớt và nước ngọt trước khi đến cảng dự kiến nhận.
- Với phụ tùng kỹ thuật sẽ được cấp theo quý, trừ trường hợp khẩn cấp liên quan tới an toàn hành trình phải cấp trong thời gian ngắn nhất có thể.
- Với vật tư sẽ được cấp từng quý theo định mức của Công ty.
- Yêu cầu phụ tùng - vật tư phải thể hiện trung thực số lượng tồn trên tàu và số lượng cần có để đảm bảo yêu cầu khai thác cũng như bảo quản, sửa chữa tàu.