- Đối với các tàu có kế hoạch lên đà, Ban chỉ huy tàu phải lập hạng mục sửa chữa, bảo quản bảo dưỡng, đăng kiểm gửi về Phòng Kỹ thuật Vật tư trước 3 tháng.
- Chuyên viên kỹ thuật phụ trách tàu phải rà soát lại các hạng mục còn tồn tại chưa khắc phục được, đặc biệt lưu ý đến các tồn tại của kỳ lên đà lần trước, các yêu cầu của đăng kiểm, của Hội P&I, của các phòng liên quan để bổ sung vào bản các hạng mục sửa chữa trên đà.
- Bản hạng mục sửa chữa trên đà bao gồm các phần chính sau: Đặc tính của tàu;
Các dịch vụ chung đưa tàu vào xưởng và vào ụ đà; Các hạng mục sửa chữa trang thiết bị trên boong;
Các hạng mục sửa chữa nắp hầm hàng, hầm hàng;
Các hạng mục vệ sinh, sửa chữa các két ballast, các két dầu, khoang cách ly; Các hạng mục sửa chữa thân vỏ tàu;
Các hạng mục làm sạch và sơn tàu, thay kẽm chống ăn mòn; Các hạng mục bảo dưỡng, sửa chữa cần cẩu, tời neo và tời dây;
Các hạng mục bảo dưỡng phần máy, điện;
Các hạng mục van ống trên boong và buồng máy, trong các két; Các trang thiết bị cứu sinh, cứu hoả;
Các máy móc hàng hải và thông tin liên lạc;
Các hạng mục kiểm tra, sửa chữa hệ trục chân vịt, trục bánh lái nếu là đợt đăng kiểm đặc biệt.
- Khi lập các hạng mục cần ghi rõ qui cách, số lượng, đơn vị tính, vị trí. Lưu ý các số liệu quan trọng như: trọng lượng và kích thước các nắp hầm hàng, đường kính trục chân vịt, đường kính/trọng lượng và số cánh của chân vịt, đường kính xích neo.
- Phải đưa ra yêu cầu công nghệ sửa chữa cho các hạng mục quan trọng như chân vịt, trục chân vịt hoặc trục bánh lái.
- Sau khi lập bản các hạng mục sửa chữa, Chuyên viên kỹ thuật phụ trách tàu trình Trưởng phòng Kỹ thuật Vật tư để hoàn thiện bản hạng mục và gửi đi chào giá các xưởng mà tàu có khả năng được đưa vào sửa chữa.
- Chuyên viên Vật tư trình Trưởng phòng Kỹ thuật Vật tư các yêu cầu cung cấp phụ tùng vật tư ngay sau khi hoàn thiện bản hạng mục sửa chữa trên đà.
- Sau khi nhận được các bản chào giá, Phòng Kỹ thuật Vật tư tiến hành đàm phán hợp đồng sửa chữa, đề xuất lựa chọn xưởng để trình Giám đốc phê duyệt.
- Phòng Kỹ thuật Vật tư cập nhật liên tục lịch tàu trước khi tàu đến xưởng và gửi các bản vẽ sau cho xưởng:
Sơ đồ bố trí căn kê lần lên đà gần nhất; Bố trí chung;
Triển khai tôn vỏ; Sơ đồ két;
Mặt cắt ngang giữa tàu.
- Trong kỳ đăng kiểm đặc biệt, cần gửi thêm các bản vẽ sau: Sơ đồ hệ trục chân vịt;
Nắp hầm hàng.