4.1 Xem xét yêu cầu phụ tùng vật tư:
- Ngay khi nhận được các yêu cầu về phụ tùng - vật tư từ tàu, hoặc từ các phòng chức năng khác và trước khi gửi đơn đặt mua cho người cung ứng, chuyên viên Vật tư có trách nhiệm kiểm tra cẩn thận nội dung các yêu cầu theo những điểm sau:
Quy cách có đúng không;
Phù hợp với Quy tắc của Đăng kiểm, Các quy định, Luật và Chỉ dẫn của Quốc
gia, Quốc tế (Khi có liên quan).
Kiểm tra xem số lượng phụ tùng - vật tư đang cũn trên tàu và số lượng đang yêu cầu và được chấp thuận có phù hợp không.
Kiểm tra xem số lượng vật tư đang yêu cầu có thoả mãn với số lượng vật tư dự trữ trên tàu hoặc có phù hợp với các chuyến hành trình sắp tới của tàu không, đặc biệt khi tàu được khai thác ở những nước khó cung ứng thêm vật tư hoặc việc cung ứng vật tư không kinh tế
Số lượng và chủng loại vật tư phải được tính toán phù hợp để không phải cung ứng bổ sung thành nhiều đợt
Sau khi kiểm tra và sửa đổi, chuyên viên Vật tư phải ký vào Bản yêu cầu và chuyển cho Trưởng phòng ký.
- Sau khi kiểm tra xong yêu cầu phụ tùng - vật tư và nhận được sự chấp thuận của phòng khác (nếu cần), Phòng Kỹ thuật Vật tư phải tiến hành các bước sau để đặt mua và chuyển phụ tùng - vật tư cho tàu:
Phải xem xét vị trí hiện tại và lịch trình của tàu để xác định nơi tàu sẽ nhận phụ tùng - vật tư. Ngoài ra việc xem xét giá cả, chất lượng phụ tùng - vật tư và dịch vụ cũng đều quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung ứng và lựa chọn vị trí giao nhận;
Yêu cầu các nhà cung ứng gửi chào giá cho các hạng mục phụ ting, vật tư yêu cầu. Trưởng Phòng Kỹ thuật Vật tư xem xét đàm phán giá cả và lựa chọn nhà cung ứng để trình TGĐ phê duyệt.
Khi lựa chọn xong nhà cung ứng, yêu cầu phụ tùng - vật tư phải chuyển ngay
cho họ để có thời gian chuẩn bị cung ứng phù hợp với kế hoạch khai thác của tàu.
- Trưởng phòng Kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận trước khi trình TGĐ phê duyệt mua vật tư, phụ tùng.