- Đối với các hạng mục bảo dưỡng/ sửa chữa không phải do tàu thực hiện, Chuyên viên phụ trách kỹ thuật tiến hành khảo sát thị trường, gửi các đề nghị báo giá sửa chữa cho các công ty sửa chữa tàu thích hợp. Đề nghị báo giá sửa chữa phải có các thông tin sau:
Tên tàu, địa điểm tàu sửa chữa, thời gian tàu sửa chữa;
Các hạng mục sửa chữa (nêu rõ tên máy móc/thiết bị, thông số kỹ thuật,...); Các yêu cầu khác.
- Công ty sửa chữa tàu thích hợp là công ty đã được Lãnh đạo phê duyệt hàng năm và công ty mới được phát hiện có khả năng đáp ứng nhu cầu sửa chữa tàu (về địa điểm, thời gian, lĩnh vực sửa chữa)
- Chuyên viên Phòng Kỹ thuật có trách nhiệm thu thập thông tin về các công ty sửa chữa tàu, bao gồm:
Tên đơn vị, địa chỉ, số fax, số điện thoại… Người liên hệ;
Năng lực của đơn vị sửa chữa: cơ sở vật chất, điều kiện phục vụ sửa chữa, kinh nghiệm chuyên ngành, lịch sử và chất lượng sửa chữa trong nước và khu vực; Giá cả, điều kiện thanh toán;
Các thông tin cần thiết khác.
- Ý kiến phản hồi của tàu và nhận xét của Chuyên viên Phòng Kỹ thuật Vật tư về những vấn đề cần lưu ý liên quan đến công tác sửa chữa của người cung ứng dịch vụ sửa chữa, được Chuyên viên Phòng Kỹ thuật Vật tư ghi nhận và lưu giữ vào “Sổ theo dõi người cung ứng dịch vụ sửa chữa tàu” gồm các cột số thứ tự, ngày tháng, người cung ứng, nhận xét, chữ ký của chuyên viên. Mỗi năm một lần, Trưởng phòng Kỹ thuật Vật tư có trách nhiệm đánh giá các công ty sửa chữa và trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt theo mẫu
Cơ sở vật chất;
Kinh nghiệm chuyên ngành;
Vị trí địa lý;
Chất lượng sửa chữa; Mức độ hợp tác, hỗ trợ; Giá cả, điều kiện thanh toán.