Thông thường khi tiến hành thực hiện outsourcing, các bên sẽ phải ký kết hợp đồng với những điều khoản về trách nhiệm và quyền lợi được quy định rõ. Đây là một bước quan trọng trong cả quy trình thực hiện outsourcing. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ outsourcing thích hợp, bên ủy thác và bên cung cấp sẽ tiến hành đàm phán để xây dựng dự án. Tiến trình ký kết và đám phán được thực thực hiện như sau (Schachindra, 2007)
Bước 1: Khởi đầu dự án (Program Initiation)
- Xác định mục đích, giới hạn, kết quả dự kiến, các thức tiến hành dự án. - Ghi chép những ý tưởng đó để làm cơ sở soạn thảo bản hợp đồng nháp.
Bước 2: Hiện thức hóa ý tưởng (Service Implementation)
- Phát triển ý tưởng để xây dựng chương trình outsourcing cụ thể, hoàn chỉnh. - Tạo ra bước chuyển tiếp cho các hoạt động sẽ được outsource.
- Thực hiện thuyên chuyển nhân viên. - Thực hiện bàn giao dịch vụ.
- Triển khai tiến trình quản lý dịch vụ.
Bước 3: Thỏa thuận hợp tác (Final Agreement)
- Trong quá trình đàm phán, bản hợp đồng sơ bộ được soạn thảo ở giai đoạn đầu tiên sẽ được sửa đổi.
- Khi kết thúc đàm phán, bản hợp đồng hoàn chỉnh sẽ được thông qua.
Bước 4: Kết thúc dự án (Program Closure)
- Hợp đồng được thanh lý, dự án được kết thúc một cách chính thức sẽ mang lại hiệu quả tối ưu.
- Phải nhanh chóng thích nghi với những tình huống mới nảy sinh.
- Lưu lại những thông tin quan trọng được tạo ra trong suốt vòng đời dự án để phục vụ cho các dự án kế tiếp
Các doanh nghiệp khi tiến hành ký kết hợp đồng outsourcing cần phải cân nhắc rất kỹ về các điều khoản được xây dựng trong đó. Để có được một hợp đồng thành công, bên ủy thác cũng như bên cung cấp dịch vụ cần phải hiểu rõ về đối tác của mình để chắc chắn rằng đây là đối tác phù hợp nhất. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên cần phải giữ mối liên hệ chặt chẽ để đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng cũng như chất lượng dịch vụ được cung cấp.