- Khái niệm và vai trò của quản lý cung ứng nguyên vật (NVL)
Quản lý cung ứng nguyên vật liêu (NVL) là hoạt động của các nhà quản trị nhằm làm cho NVL đƣợc đƣa vào quá trình sản xuất đƣợc đều đặn và thuận lợi. Mục tiêu của việc quản lý này nhằm tạo ra nhiều giá trị và tạo ra lợi thế so sánh của công ty với mức chi phí thấp nhất.
Giảm chi phí thông qua việc quản lý một cách chặt chẽ và khoa học các NVL là con đƣờng giúp công ty đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Trong các công ty sản xuất, chi phí NVL thƣờng chiếm tỷ trọng cao, trong khoảng 50% đến 70% tổng doanh số.
125
Bơỉ vậy, chỉ cần giảm một phần nhỏ chi phí này thì cũng đã có ảnh hƣởng lớn đến các lợi nhuận của công ty.
Quản lý cung ứng NVL là nhiệm vụ quan trọng của công ty kinh doanh quốc tế. Công ty cần phải kết hợp các dòng cung ứng các bộ phận của sản phẩm đồng bộ để bảo đảm cho hệ thống sản xuất hoạt động thông suốt. Công ty cũng phải dự đoán thời gian sản phẩm dừng ở khâu phân phối. Những nhiệm vụ này rất phức tạp do yếu tố không gian và việc thực hiện các thủ tục hải quan là đa dạng và phức tạp. Mục đích của việc quản lý này là giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL để đạt các lợi thế cạnh tranh.
- Phương pháp quản lý NVL không có dự trữ (Just in time)
Phƣơng pháp quản lý NVL không có dự trữ (JIT) do ngƣời Nhật khởi xƣớng từ những năm 50 và 60. Hiện nay phƣơng pháp này đƣợc ứng dụng rộng rãi ở các công ty sản xuất và đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty. Phƣơng pháp JIT là phƣơng pháp tiết kiệm chi phí trong việc dự trữ NVL bằng cách dùng hệ thống tính toán và hoạt động sao cho chỉ chuyển NVL đến nơi sản xuất vào thời điểm cần cho quá trình chế tạo chứ không chở đến trƣớc và chờ đợi. Làm nhƣ vậy sẽ tiết kiệm đƣợc phần lớn chi phí nhờ tăng vòng vốn lƣu động và chi phí bảo quản NVL dự trữ. Những năm 1980, nhờ áp dụng phƣơng pháp nàu mà Ford đã tiết kiệm đƣợc 3 tỷ USD. Nhƣ vậy, nhờ cách này mà Ford đã tăng chu chuyển của vốn mua NVL từ 6 lần lên hơn 9 lần trong 1 năm, do đó giảm chi phí dự trữ NVL khoảng một phần ba. Một lợi ích khác của hệ thống JIT là có thể giúp công ty hoàn thiện hệ thống chất lƣợng sản phẩm. Trong JIT, NVL đƣợc đƣa vào hệ thống chế tạo ngay chứ không chờ dự trữ trong kho. Điều này cho phép những NVL hỏng đƣợc loại bỏ ngay, nhờ đó mà loại trừ việc sản xuất sản phẩm hỏng do dùng những NVL không đúng tiêu chuẩn. Nếu không dùng phƣơng pháp JIT thì những NVL không đủ tiêu chuẩn đƣợc dự trữ ở kho sẽ không đƣợc phát hiện để báo lại cho nhà cung cấp sửa chữa kịp thời.
Tuy vậy, dùng phƣơng pháp JIT này cũng có thể gặp phải tình trạng thiếu NVL do những nguyên nhân không đƣợc tính trƣớc đối vớ nhà cung cấp. Hơn nữa, thực hiện phƣơng pháp này làm cho công ty phụ thuộc vào nhà cung cấp bán thành phẩm quan trọng. Trong trƣờng hợp nhu cầu trên thị trƣờng về sản phẩm đột ngột tăng nhanh thì việc áp dụng phƣơng pháp này cũng gây khó khăn.
- Tổ chức hợp lý quá trình di chuyển NVL
Khi tham gia vào thị trƣờng quốc tế thì sự đa dạng của thị trƣờng và nguồn cung cấp NVL sẽ tăng lên. Điều này đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ những vấn đề liên quan đến NVL vì có rất nhiều yếu tố chi phí liên quan đến mua NVL nhƣ: sự thay đổi của tỷ giá hối đoái, vận chuyển, sản xuất NVL, thông tin liên lạc, thuế, các nghĩa vụ XNK và quản lý. Do các mối quan hệ về mặt tổ chức tăng lên nhanh chóng nên
126
chúng ta cần phải quản lý và kiểm soát chúng. Những mối quan hệ này có sự tham gia của các yếu tố vật chất, vốn, thông tin và con ngƣời mà công ty cần phải tổ chức phối hợp trong quá trình sản xuất ra sản phẩm và tạo ra giá trị.
Nhƣ chúng ta biết, việc mua NVL, sản xuất và phân phối không phải là các vấn đề riêng lẻ mà là 3 mặt của một vấn đề cơ bản; đó là kiểm soát dòng NVL và sản phẩm mua từ nhà cung cấp, qua chế tạo và sau đó phân phối đến tay ngƣời tiêu dùng. Phƣơng pháp quản lý NVL truyền thống là phƣơng pháp không có sự quản lý thống nhất giữa các khâu mua NVL, lập kế hoạch, kiểm soát sản xuất và phân phối sản phẩm. Trong phƣơng pháp này, kế hoạch và kiểm soát thuộc chức năng của khâu sản xuất, phân phối sản phẩm thuộc chức năng của khâu marketing. Phƣơng pháp quản lý mới chú trọng sự thống nhất của các hoạt động nói trên. Các hoạt động mua NVL, kế hoạch và kiểm soát sản xuất, phân phối sản phẩm đều thuộc chức năng của khâu quản lý NVL. Phƣơng pháp tổ chức này phát huy vai trò quản lý NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Một vấn đề cần quan tâm trong quản lý NVL là lựa chọn giữa quản lý tập trung hay không tập trung ở cấp công ty. Nếu chức năng này đƣợc tập trung tại cấp công ty thì sẽ tạo hiệu quả trong quá trình thực hiện mục tiêu của công ty.Tuy nhiên, đối với những nhà kinh doanh trên phạm vi quốc tế rộng lớn bao gồm nhiều nhà máy sản xuất ở các nƣớc khác nhau thì việc tập trung quản lý sẽ dẫn đến các trƣờng hợp quá tải và không hiệu quả kinh tế. Nên chức năng này không tập trung tại cấp công ty mà nên phân cho các cấp nhà máy trong công ty nhƣng vẫn có sự kiểm soát của công ty để quản lý tập trung thống nhất. Ƣu thế của hình thức quản lý không tập trung trong chức năng này là vận dụng những hiểu biết và kỹ thuật đặc thù của từng nhà máy đối với các nhà cung cấp trong các khu vực lãnh thổ khác nhau để có những quyết định phù hợp. Tuy vậy, khiếm khuyết của hình thức quản lý không tập trung là thiếu sự hợp tác của các chi nhánh và các nhà máy nên không thể quản lý thống nhất trong phạm vi quốc tế để lựa chọn nguồn NVL. Phƣơng pháp quản lý không tập trung cũng dẫn đến không tiết kiệm chi phí vì hoạt động lặp lại của các nhà máy riêng biệt. Tuy nhiên, các khiếm khuyết kể trên sẽ đƣợc khắc phục nếu công ty có hệ thống thông tin kết nối tốt giữa lãnh đạo công ty và các nhóm thực hiện chức năng này ở cấp nhà máy.
- Hệ thống kỹ thuật thông tin trong quản lý NVL
Hệ thống thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý NVL hiện đại. Để theo dõi hệ thống cung cấp bán thành phẩm trên phạm vi quốc tế của công ty sản xuất thì hệ thống thông tin cho phép công ty tối ƣu hóa lịch trình sản xuất và lịch trình cung ứng NVL đƣợc chuyên chở về, do đó cho phép công ty tăng tốc độ sản xuất.
Công ty dùng điện tử kỹ thuật số để kết hợp dòng NVL và sản xuất, và thông qua việc sản xuất để phân phối sản phẩm đến khách hàng. Khi dùng kỹ thuật này thì
127
công ty, ngƣời cung cấp và ngƣời vận chuyển nhất định phải có sự kết nối bằng máy tính. Trong một vài trƣờng hợp, khách hàng cũng tham gia vào hệ thống kết nối này. Những kết nối điện tử này đƣợc sử dụng để đặt hàng với ngƣời cung cấp và cũng là ngƣời cung cấp thông báo thời gian NVL đƣợc chuyển đi, đồng thời theo dõi sự di chuyển của NVL về nơi sản xuất, để báo cho ngƣời nhận NVL biết thời gian nhận NVL. Ngƣời cung cấp thƣờng dùng hệ thống kết nối này để gởi giấy báo nợ đến công ty. Hệ thống EDI có tác dụng sau:
+ Hệ thống điện tử kỹ thuật số làm cho ngƣời cung cấp, ngƣời vận chuyển và công ty mua NVL có thể liên hệ với nhau khi cần loại bỏ thời gian trì hoãn, tăng tính mềm dẻo và sự phản hổi kịp thời của toàn bộ hệ thống cung cấp.
- Giảm số lƣợng công việc giấy tờ giữa nhà cung cấp, ngƣời vận chuyển và công ty mua NVL.
- Một hệ thống điện tử kỹ thuật số tốt sẽ giúp công ty thực hiện sự phân cấp quản lý NVL cho các xí nghiệp mà vẫn có thể có đủ thông tin để giám sát và phối hợp các hoạt động quản lý NVL của các chi nhánh trực thuộc công ty.