Khi tiến hành đào tạo cần xem xét các bước trình tự xây dựng chương trình đào tạo nhân lực; trên cơ sở phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ chọn một số bước tiến hành đào tạo nhân lực liên quan đến công tác đào tạo tại địa phương, chủ yếu quan tâm đến các bước tiến hành đào tạo sau:
a). Phương pháp đào tạo
Có thể lựa chọn đào tạo gắn với thực hành hoặc đào tạo không gắn với thực hành. Qua sự chọn lựa đó, có hai nhóm phương pháp đào tạo là đào tạo trong công việc (đào tạo tại chổ) và đào tạo ngoài công việc.
Đào tạo gắn với thực hành công việc: (đào tạo tại chổ) là cách đào tạo mà những người học thực hiện công việc thực tế dưới sự hướng dẫn của những nhân lực có kinh nghiệm, những người quản lý hoặc giảng viên. Ví dụ như đào tạo học nghề hoặc thực tập sinh. Ưu điểm của cách đào tạo này là nội dung liên quan rõ ràng đến công việc cụ thể. Tuy nhiên khi thực hiện công việc thực tế, những người được đào tạo có thể làm hỏng việc và gây tổn thất cho tổ chức.
Đào tạo không gắn với thực hành công việc (đào tạo ngoài công việc) : Ví dụ tổ chức khóa học chính thức, đào tạo mô phỏng…Cách đào tạo này ít tốn kém chi phí do học viên không được hoặc chỉ được sử dụng dụng cụ giả và không gây thiệt
hại tài sản cho tổ chức. Tuy nhiên phương pháp đào tạo này không gắn liền với thực tế công việc do đó hiệu của đào tạo không cao.
Trên cơ sở hai nhóm phương pháp đào tạo là đào tạo trong công việc (đào tạo tại chổ) và đào tạo ngoài công việc; trong các nhóm đó có nhiều phương pháp để đào tạo nguồn nhân lực. Mỗi một phương pháp có cách thức thực hiện, ưu nhược điểm riêng mà các tổ chức cần cân nhắc để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về lao động và về nguồn tài chính của tổ chức.
Sau đây là các phương pháp đào tạo nhân lực chủ yếu đang được thực hiện ở các nước và ở nước ta:
Đào tạo trong công việc: Là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, người học sẽ học những kiến thức từ công việc thực tế tại nơi làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề. Phương pháp này thường được áp dụng bởi chi phí không cao, người học viên có thể nắm bắt ngay bài học. Họ được thực hành ngay những gì mà tổ chức trông mong ở họ sau khoá đào tạo. Phương pháp này tạo điều kiện cho học viên làm việc với những đồng nghiệp tương lai của họ, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sau này, họ có thể bắt chước những hành vi lao động tốt của đồng nghiệp. Hơn nữa, trong khi học, học viên được làm việc và có thu nhập. Tuy nhiên cũng có nhược điểm, đó là lý thuyết không được trang bị đầy đủ, có hệ thống. Và trong khi làm việc cùng với công nhân lành nghề thì học viên có thể bắt chước những hành vi lao động xấu. Hơn nữa, do thực hành ngay tại nơi làm việc có thể sẽ gây hỏng hóc máy móc, dẫn đến đính trệ công việc.
Các phương pháp này bao gồm:
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn: Đây chính là phương pháp đào tạo tại chỗ hay chính tại nơi làm việc;
- Đào tạo theo kiểu học nghề: Đây thực chất là phương pháp kèm cặp của công nhân lành nghề đối với người học;
- Đào tạo theo kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này thường áp dụng cho cán bộ quản lý hoặc nhân viên giám sát;
luân chuyển và thuyên chuyển công việc là nhằm chống lại sự nhàm chán trong công việc. Tuy nhiên, phương pháp này chủ yếu dành cho lao động quản lý nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Mục đích của quá trình đào tạo này là giúp người học có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai. Phương pháp này giúp người học học được nhiều công việc, được làm thật nhiều công việc và tránh được sự nhàm chán. Tuy nhiên, chỉ là luân chuyển và thuyên chuyển nên thời gian làm một công việc hay một vị trí là ngắn dẫn đến không hiểu biết đầy đủ về một công việc.
Đào tạo ngoài công việc: Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế.
Các phương pháp đó bao gồm:
- Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp, đơn vị: Đây là phương pháp thay vì đào tạo tại nơi làm việc bằng cách mở một lớp học riêng cũng với những máy móc, thiết bị, quy trình làm việc ấy nhưng chỉ phục vụ cho học tập. Phương pháp này có chương trình học chia làm hai phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết do các kỹ sư , cán bộ kỹ thuật phụ trách còn phần thực hành thì đến xưởng riêng dưới sự hướng dẫn của kỹ sư hoặc công nhân lành nghề;
- Cử đi học ở các trường chính quy: Với những nghề phức tạp, đòi hỏi trình độ cao, tổ chức có thể cử người lao động đi học ở trường dạy nghề có thể trong vài tháng hoặc lên tới 2-3 năm. Học viên có thể phải tự bỏ tiền ra đi học nếu xét thấy lợi ích to lớn của việc đi học hoặc tổ chức hỗ trợ một phần học phí. Phương pháp này cũng trang bị tương đối đầy đủ kiến thức cả lý thuyết và thực hành cho học viên. Đây là phương pháp đào tạo có hệ thống nhất, mang lại kiến thức toàn diện nhất. Tuy nhiên, chi phí rất tốn kém;
- Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo: Phương pháp này áp dụng cho cán bộ quản lý nhiều hơn, các doanh nghiệp có thể định kỳ tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị nhằm trao đổi kiến thức, kinh nghiệm làm việc. Các buổi hội thảo có thể được tổ chức riêng hoặc kết hợp với chương trình đào tạo khác.Học viên sẽ thảo
luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm, qua đó họ học được những kiến thức, kinh nghiệm cần có;
- Đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính: Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành phương tiện dạy và học rất tiện dụng, đây là phương pháp hiện đại mà nhiều công ty ở nhiều nước đang sử dụng. Trong phương pháp này, các chương trình đào tạo được người lập trình soạn sẵn và ghi lên đĩa mềm chương trình học, học viên chỉ việc mở đĩa qua máy vi tính và làm theo hướng dẫn trong đó. Phương pháp này đòi hỏi người học phải tốn nhiều thời gian vào tự học và để soạn thảo ra một chương trình thì rất tốn kém, nó chỉ có hiệu quả khi có số lớn học viên tham gia chương trình. Ngoài ra, học viên cũng phải đa năng mới có thể học được;
- Đào tạo theo phương thức từ xa: Đào tạo từ xa là phương thức đào tạo mà người học tự học qua sách, tài liệu hoc tập, băng hình băng đĩa CD và VCD, internet. Khoa học công nghệ thông tin càng phát triển thì các phương tiện trung gian càng đa dạng. Trong chương trình này người học và người dạy không gặp nhau tại một địa điểm, cùng thời gian mà người học tự sắp xếp thời gian học cho mình;
- Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm: Phương pháp này đào tạo cho cán bộ quản lý cách giải quyết các tình huống có thể xảy ra trong thực tế được mô hình hoá qua các bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý… thông qua các cuộc hội thảo;
- Mô hình hoá hành vi: Đây là phương pháp diễn các vở kịch được thiết kế sẵn để mô hình hoá các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt;
- Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ: Đây là phương pháp đào tạo, huấn luyện cho người lao động cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hàng ngày. Học viên khi vừa tới nơi làm việc sẽ nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, dặn dò của cấp trên và các thông tin khác và họ phải có trách nhiệm xử lý nhanh chóng và đúng đắn. Phương pháp này được áp dụng cho cán bộ quản lý, giúp họ nhanh chóng có kỹ năng làm việc và ra quyết
định. Nhưng đôi khi có thể gây ra những thiệt hại cho tổ chức và ảnh hưởng tới công việc của bộ phận.
Tùy theo vào nhu cầu đặc điểm nghề cũng như trình độ công nhân mà tổ chức lựa chọn phương pháp phù hợp với nguồn tài chính của mình.Vì mỗi phương pháp đào tạo đều có những ưu điểm và nhược điểm của nó nên tổ chức cân xem xét kỹ trước khi lựa chon một phương án nào đó.
b). Hình thức đào tạo
Theo cách thức tổ chức, có các hình thức: đào tạo chính quy tập trung, đào tạo tại chức vừa làm vừa học, đào tạo từ xa, kèm cặp tại chỗ…
Để đổi mới nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức trước hết phải coi đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là nhiệm vụ, biện pháp cơ bản và thường xuyên nhằm tiêu chuẩn hóa và nâng cao nămg lực trình độ của cán bộ, công chức. Xây dựmg kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trên cơ sở chiến lược và quy hoạch tổng thể. Từ kế hoạch này, từng khu vực, từng cấp, từng ngành xây dựng kế hoạch cụ thể phải gắn với nhu cầu thực tiễn của nhiệm vụ cách mạng với quy hoạch sử dụng cán bộ, công chức, đồng thời cần đổi mới nội dung chương trình, giáo trình, phương pháp đào tạo bồi dưỡng theo hướng thiết thực đáp ứng yêu cầu. Đào tạo theo sát tiêu chuẩn chức danh, ngạch bậc song cũng cần có trọng tâm, trọng điểm tùy theo yêu cầu và đặc điểm của từng khối, từng ngành, từng bộ phận từng cấp để có chương trình, nội dung, hình thức hợp lý.
Về hình thức đào tạo cần kết hợp chặt chẽ các loại hình: chính quy; dài hạn; tại chức; đào tạo từ xa và tự đào tạo; đào tạo trong nước và đào tạo ở nước ngoài. Theo Nghị định 18/2010/NĐ-CP ngày 05/3/2010 của Chính phủ về đào tạo bồi dưỡng công chức có các hình thức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng gồm:
- Tập trung; - Bán tập trung; - Vừa làm vừa học; - Từ xa.
hiện nay các cơ sở lựa chọn hình thức thích hợp đối với từng loại cán bộ. Hiện nay loại hình đào tạo tổng hợp đang được áp dụng phổ biến, bao gồm các chương trình đào tạo chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp. Nội dung được cụ thể hóa theo từng lĩnh vực từng vấn đề kinh tế, xã hội, đây là hình thức đào tạo nhằm chuẩn bị cho đội ngũ kế cận, cốt cán của tương lai, cùng với nó có thể nghiên cứu duy trì tổ chức các lớp chuyên sâu, ít người hơn và thời gian đào tạo ngắn hơn, các lớp chuyên ở đây được hiểu là các lớp chuyên về chức nghiệp giành cho những người có chức danh công chức như nhau hoặc gần nhau. Các loại lớp chuyên như lớp chuyên ngành quản lý Nhà nước về kinh tế cho các cán bộ thuộc các lĩnh vực quản lý, lớp chuyên ngành quản lý hành chính nhà nước cho cán bộ, công chức chính quyền các cấp…. Chuyên về nội dung và chú trọng vào yêu cầu về kiến thức, kỹ năng mang tính đặc trưng cụ thể, tránh tình trạng đại trà chung chung. Ở các lớp chuyên sâu về nội dung sẽ có điều kiện nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn mà thực tế công việc của học viên đòi hỏi nhấn mạnh vào tính thực tiễn và kỹ năng thực thi công vụ đồng thời có thể giảm bớt thời lượng bài giảng những kiến thức chưa thật cần thiết.
Các hình thức đào tạo phổ biến là đào tạo tại chỗ và đào tạo bên ngoài; đào tạo tại chỗ bao gồm thuyên chuyển công chức qua nhiều công việc khác nhau, thường áp dụng với các công chức lãnh đạo, nhằm mở rộng kiến thức, họ sẽ tìm hiểu nhưng chức năng khác nhau; bố trí vào việc “trợ lý”, các vị trí nay thường được đào tạo để mở rộng tầm nhìn của người học qua việc cho phép họ làm việc với những người có kinh nghiệm, hình thức này có hiệu quả khi người quản lý cấp trên có trình độ để dẫn dắt và phát triển người học cho đến khi họ gánh vác được toàn bộ trách nhiệm; đề bạt tạm thời với cán bộ quản lý hoặc tham gia vào các ủy ban, hội đồng để họ có cơ hội tiếp cận với những người có kinh nghiệm và họ làm quen với nhiều vấn đề khác nhau, học hỏi được nhiều kinh nghiệm.
Huấn luyện, đào tạo tại chỗ là công việc luôn được tiến hành nhằm thường xuyên nâng cao trình độ của cán bộ, công chức đáp ứng nhu cầu thay đổi công việc
và cập nhật những thay đổi hàng ngày hàng giờ của hệ thống thông tin và kiến thức khoa học.
Đào tạo không gắn với thực hành là phương pháp đào tạo theo chương trình, được đào tạo từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức từ các tổ chức giáo dục, đào tạo hay các hiệp hội nghề nghiệp. Hình thức này đảm bảo tính hệ thống, tính khoa học, có bài bản, có kế hoạch. Tuy nhiên nó không hoặc ít gắn với thực tế công việc; do đó hiệu quả đào tạo không cao.
Những lưu ý quan trọng để công tác đào tạo, bồi dưỡng đạt hiệu quả cao: + Huấn luyện cốt thiết thực, chu đáo hơn tham nhiều, làm hiểu thấu vấn đề, đây là cách đào tạo phù hợp trong điều kiện hạn chế về thời gian và trình độ người học;
+ Huấn luyện từ dưới lên, không ôm đồm, mà chu đáo;
+ Phải gắn lý luận với thực tế, ban huấn luyện phải có những tài liệu dựa theo tình hình cụ thể, kinh nghiệm công tác để giải thích những chủ trương chính sách;
+ Huấn luyện phải đáp ứng đúng yêu cầu đào tạo cán bộ, công chức nhằm cung cấp cán bộ, công chức cho hệ thống chính trị;
+ Huấn luyện phải chú trọng việc cải tạo tư tưởng; tư tưởng có vững thì cán bộ, công chức mới thực thi nhiệm vụ, công tác tốt.
c). Kỹ thuật đào tạo
Những kỹ thuật này chỉ sử dụng với đào tạo không gắn với thực hành công việc thực tế bao gồm: Dùng máy chiếu và băng từ đĩa hình; dùng mô hình, thiết bị, tình huống mô phỏng; dùng thực tế ảo (mô phỏng thế giới thực bằng máy tinh); thuyết trình lên lớp…
d). Nội dung đào tạo
Thường tập trung những đào tạo nội dung chủ yếu sau:
- Đào tạo kỹ năng thực hiện công việc nhằm bổ sung những kỹ năng còn thiếu hụt của nhân viên dưới dạng đào tạo lại, đào tạo bổ sung hoặc đào tạo mới.
- Đào tạo nhiều chức năng: Nội dung đào tạo liên quan đến việc trang bị cho nhân lực khả năng thực hiện linh hoạt nhiều công việc trong tổ chức.
- Đào tạo hoạt động theo nhóm: Nội dung đào tạo tập trung vào hướng dẫn cho học viên làm thế nào để làm việc theo nhóm có hiệu quả nhất.
- Đào tạo tính sáng tạo: Nội dung đào tạo này giúp nhân lực có những cơ hội để suy nghĩ tự do, để giải quyết vấn đề theo những phương pháp mới mà không lo ngại sự đánh giá của các nhà quản lý hay đồng nghiệp.
Về nội dung đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức: Theo Nghị định 18/2010/NĐ-CP ngày 05/3/2010 của Chính phủ về đào tạo bồi dưỡng công chức gồm lý luận chính trị; chuyên môn, nghiệp vụ; kiến thức pháp luật; kiến thức, kỹ năng quản lý Nhà nước và quản lý chuyên ngành; tin học, ngoại ngữ, tiếng dân tộc.