5. Kết cấu luận văn
2.2.1 Đánh giá tổng quan thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện
2.2.1.1 Quy mô và đặc điểm của cung
Ở Hà Nội có khoảng trên 126 doanh nghiêp, tổ chức cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ không chuyên khác. Con số này mới chỉ chiếm khoảng 8.3% trong tổng số các công ty về truyền thông và quảng cáo (theo trang vàng Việt Nam ngày 25/04/2014). Một số đơn vị tổ chức sự kiện dạng chuỗi tiêu biểu trên địa bàn Hà Nội hiện nay là chuỗi nhà hàng
Hoàng Gia, chuỗi nhà hàng QueeBee, chuỗi nhà hàng Vạn Hoa,...Các đơn vị kể trên xuất phát điểm đều là những đơn vị chuyên kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ ăn uống song sau một thời gian phát triển các chuỗi nhà hàng này mở rộng lĩnh vực kinh doanh. Nắm bắt được xu thế phát triển của ngành dịch vụ tổ chức sự kiện, các chuỗi nhà hàng tập trung mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực mới dựa trên cơ sở vật chất sẵn có và mang lại lợi nhuận cao, đó chính là tổ chức sự kiện. Bắt đầu với dịch vụ tổ chức đám cưới, đến nay các đơn vị kể trên đã phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện lên một tầm cao mới như những sự kiện khai trương, động thổ của các doanh nghiệp; các sự kiện chiêu đãi khách hàng quy mô lớn, các chương trình quảng bá doanh nghiệp...Tuy nhiên chưa có một đơn vị nào độc lập trên toàn bộ quá trình tổ chức, mà chỉ là những khâu riêng lẻ của một sự kiện tổng thể.
Điều đặc biệt là các công ty tổ chức sự kiện của người Việt chỉ chiếm khoảng 20% trong tổng số các công ty sự kiện tại Việt Nam, và hầu như chỉ tổ chức các sự kiện nhỏ như: cưới hỏi, ca nhạc, thời trang, hội nghị…Các sự kiện tầm lớn vẫn thường xuyên do các công ty nước ngoài tổ chức.
2.2.1.2 Quy mô và đặc điểm của cầu
Những năm trước khi mà kinh tế chưa mở cửa thì các sự kiện ở Hà Nội được biết đến như hoạt động nội bộ của các tổ chức xí nghiệp, các cơ quan này tự tổ chức và chưa có khái niệm thế nào là tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức tự đứng ra tổ chức cho bản thân hoặc đơn vị mình mà không có sự tính toán tỉ mỉ về chi phí bỏ ra cũng như hoạch định xem chi phí bỏ ra như vậy có phù hợp hay không và hoàn toàn không có khái niệm là thuê một tổ chức chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện bởi vì thời điểm hiện tại chưa có dịch vụ này. Vì vậy, tính chất tổ chức sự kiện chỉ là tự phát trừ một số trường hợp các sự kiện lớn có tầm cỡ quốc gia là những sự kiện được chuẩn bị chu đáo. Do sự tự chuẩn bị, nên các hoạt động của sự kiện đều do mọi người trong tổ chức đảm nhiệm, nên tính chuyên nghiệp không cao và sự thành công đã giảm rất nhiều, và sức sáng tạo cũng không được hoàn thiện, sau khi kết thúc sự kiện thì coi như là sự kiện đã xong, mọi người giải tán mà không có một sự điều tra về phản ứng của tham dự, vì vậy không biết chính xác được sự kiện tổ chức
ra có thành công không, có hiệu quả không, có lãng phí so với kinh tế không. Và trong lúc kinh tế đang còn gặp nhiều khó khăn thì việc tổ chức một sự kiện có dự trù ngân sách lớn là việc rất khó thực hiện được.
Nhưng mấy năm trở lại đây, nhịp sống kinh tế đã có nhiều thay đổi, các dịch vụ phát triển nhằm tăng hiệu quả kinh doanh nâng cao hình ảnh cho các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức kinh doanh trong thời kỳ cạnh tranh như hiện nay thì việc thiết lập các mối quan hệ với người tiêu dùng và công chúng rất quan trọng. Các cá nhân, các doanh nghiệp, các tổ chức chính phủ và tổ chức phi chính phủ đã ý thức các công cụ truyền thông với doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện chỉ là một ngành dịch vụ mới mẻ nhưng mà thu hút một số lượng lớn các doanh nghiệp lớn tham gia hoạt động trong ngành dịch vụ này, ngoài các công ty liên doanh, các công ty nước ngoài, hệ thống các doanh nghiệp tư nhân, các công ty nhà nước thậm chí cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm đến tổ chức sự kiện là một ngành lợi nhuận cao.
Như chúng ta biết tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú. Từ những sự kiện bất khả kháng như ma chay, cưới hỏi hoặc những sự kiện nhỏ nhặt như họp nội bộ công ty, họp đại hội đồng cổ đông…cho đến những sự kiện như lớn như các sự kiện tầm cỡ quốc gia, quốc tế ví dụ như ASEM, APEC, các hội nghị, hội thảo giữa các nước với nhau…đều muốn tổ chức thành công và để lại ấn tượng tốt trong tâm trí người tham dự, do sức ảnh hưởng của sự kiện với người tham dự không chỉ trong sự kiện mà sau sự kiện, nó thúc đẩy những vấn đề quan hệ khác khi mà sự kiện đã kết thúc vì vậy tính cơ hội của tổ chức sự kiện không chỉ tính trên mặt lý thuyết vật chất, mà còn đem lại những cơ hội vô hình cho tổ chức như tổ chức một cuộc họp hội nghị khách hàng đem lại không chỉ thoả mãn nhu cầu gặp mặt của khách hàng, cảm ơn sự ủng hộ của khách hàng đối với công ty mà còn thắt chặt mối quan hệ với khách hàng khuyến khích họ ủng hộ các sản phẩm công ty khi công ty tung ra các chiến lược sản phẩm mới…Vì những tác động mà tổ chức sự kiện mang lại nên nhu cầu của tổ chức sự kiện càng ngày càng tăng, do nhu cầu của tổ chức sự kiện tăng mà hoạt động cung ứng của thị trường tổ chức sự kiện cũng diễn ra sôi động hơn.Theo ước tính ban đầu thì trường PR/ tổ chức sự kiện tại Việt Nam tăng trưởng
trung bình 30%/năm với hơn 20 công ty chuyên nghiệp và hơn 200 công ty quảng cáo cũng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Nhưng, nhìn nhận một cách tổng thể khách quan thì 30% không phải là nhiều đối với một thị trường còn nhiều sự hấp dẫn như Việt Nam, không phải là nhiều đối với hàng nghìn công ty, doanh nghiệp, tổ chức đang tồn tại và kinh doanh. Một câu hỏi được đặt ra là trong số 30% các công ty tổ chức sự kiện mới tham gia vào thị trường tổ chức sự kiện thì có bao nhiêu công ty đủ sức cạnh tranh và hoạt động một cách chuyên nghiệp, với yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao về tổ chức sự kiện thì việc tăng số lượng nhưng chưa tăng chất lượng làm cho các công ty tổ chức sự kiện Việt Nam gặp khó khăn khi cạnh tranh với các công ty tổ chức sự kiện nước ngoài thâm nhập vào thị trường Việt với những sáng tạo mới mẻ và có hiệu quả hơn. Đây là một bài toán được đặt ra không chỉ với người quản lý mà còn với bản thân các công ty tổ chức sự kiện trong nước, trước những thuận lợi về kinh tế thì việc tăng quy mô các công ty có làm cho dịch vụ trong nước đáp ứng được nhu cầu đề ra hay không hay chỉ làm rối trí thêm sự quản lý.
Cầu của thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam rất đa dạng và phong phú, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động marketing của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thậm chí cả một quốc gia. Cùng với các công cụ khác của xúc tiến hỗn hợp, tổ chức sự kiện cũng nhằm mục đích cụ thể nào đó của chủ thể sự kiện, từ đó phát sinh nhu cầu tổ chức một hoặc một vài sự kiện. Sự kiện là nơi không chỉ diễn ra các công việc đàm phán, kinh doanh mà còn là nơi thể hiện nét đẹp văn hoá của đơn vị tổ chức sự kiện với đông đảo khách mời và công chúng, vì vậy mỗi sự kiện xảy ra được dự tính xảy ra là nhu cầu về tổ chức sự kiện xảy ra. Ở Việt Nam hàng năm có hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ diễn ra theo mùa, theo tập tục văn hoá, theo thời gian, theo không gian từng vùng miền. Nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện Việt Nam để chọn thời điểm tổ chức sự kiện cho tốt nhất, gây chú ý nhất đồng thời tránh được sự trùng lặp sự kiện và thể hiện sự sáng tạo trong tổ chức, làm cho sự kiện nổi bật sáng tạo thu hút được sự quan tâm chú ý.
2.2.1.3 Cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện luôn đem lại những thách thức cho các công ty tổ chức sự kiện vì một sự kiện đâu chỉ mang tính thương mại mà còn mang một tính nghệ thuật rất cao, chẳng hạn như chương trình “Đêm trắng” của báo Tuổi trẻ, Lễ hội ngàn hoa của bột giặt Omo, chương trình “Đèn đom đóm” của công ty sữa Cô gái Hà Lan… rồi còn rất nhiều sự kiện khác. Nhưng phía sau những sự kiện Việt, lại đa phần là những công ty tổ chức sự kiện nước ngoài tổ chức, có phải do sức cạnh tranh của các công ty tổ chức sự kiện Việt không có? Trong bối cảnh hiện tại tổ chức sự kiện tại Việt Nam giữa những tập đoàn quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty tổ chức sự kiện địa phương, việc phát triển các công ty tổ chức sự kiện trong nước là một thách thức lớn, tăng tính cạnh tranh của các công ty tổ chức sự kiện Việt là một khó khăn trước các công ty lớn về dịch vụ này.
Kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của công ty FTA- market reseach dựa trên phỏng vấn 70 công ty sản xuất kinh doanh lớn như Pepsi, Unilever, Tiger/ Heineken, Gillette, Kodax, Philips Moris, Nestle, Dutch Lady, Sony Ericsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Kinh Đô…thì yếu tố mà đem lại sự lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện để phục vụ cho một sự kiện của các công ty này thì tiêu chí đầu tiên là phải có uy tín trên thị trường, sự sáng tạo là điểm thu hút các công ty sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện nhiều nhất.
Vì vậy, các chủ thể sự kiện không những đòi hỏi về một sự kiện được tổ chức quy mô như thế nào mà đòi hỏi sự sáng tạo tác phong chuyên nghiệp trong một chương trình tổ chức sự kiện. Do đó những công ty tổ chức sự kiện lớn có uy tín thì sức cạnh tranh trên thị trường cũng rất lớn. Các công ty kinh doanh các ngành dịch vụ tổ chức sự kiện cạnh tranh nhau không chỉ về nguồn lực tài chính mà còn cạnh tranh nhau về những ý tưởng sáng tạo thu hút được khách hàng, một đội ngũ nhân viên nhiệt tình, sáng tạo, có tác phong làm việc chuyên nghiệp kỷ luật cũng có thể là một điểm mạnh trong việc cạnh tranh trong thị trường tổ chức sự kiện ngày càng có nhiều đối thủ lớn tầm cỡ quốc tế.
Ngành tổ chức sự kiện đang tăng trưởng nhanh với ước tính 30% các công ty mới xuất hiện trên thị trường, hiện nay có hơn 20 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hàng trăm công ty quảng cáo hoạt động kinh doanh kèm theo dịch vụ tổ chức sự kiện, vì vậy con số các công ty tổ chức sự kiện gia tăng là một tín hiệu đáng mừng cho thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam, nhưng lại tăng sức ép cho các công ty mới gia nhập vào thị trường dịch vụ này, một phần vì chưa có kinh nghiệm một phần là do sức ép của các công ty tổ chức sự kiện lớn.
Một số công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong nước có lợi thế cạnh tranh là thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng độc đáo phù hợp với bản sắc văn hoá người Việt Nam, đồng thời chi phí cũng ít hơn các công ty quốc gia, và điều quan trọng là thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam dù rất phát triển rất mạnh nhưng chưa thực sự là một thị trường lớn để thu hút các đại gia chuyên nghiệp nước ngoài, do vậy lợi thế của các công ty tổ chức sự kiện trong nước là có thời gian để rèn luyện thực lực khả năng đủ mạnh để thực sự có thể cạnh tranh được với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp quốc tế, và cạnh tranh về giá cũng là một ưu thế của các công ty tổ chức sự kiện Việt.
Một số bất lợi của các công ty tổ chức sự kiện trong nước đó là sự thay đổi nhu cầu của các khách hàng. Do sự phát triển của kinh tế đặc biệt khi các hàng rào ngăn cản kinh tế được mở rộng, các công ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam rất nhiều, vì vậy nhu cầu của thị trường tổ chức sự kiện thay đổi, nhu cầu sẽ đa dạng hơn phong phú hơn phức tạp hơn, tính cạnh tranh sẽ gay gắt hơn để phù hợp với nhu cầu của thị trường. Mặt khác, các công ty nước ngoài vào Việt Nam kéo theo các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng có mặt tại Việt Nam, họ có lợi thế là có đẳng cấp chuyên nghiệp, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, tài chính đảm bảo cho những dự án theo đuổi lâu dài mà những công ty Việt Nam khó có thể duy trì được. Vì thế, thị phần tổ chức sự kiện Việt Nam sẽ bị các công ty này thâu tóm nếu các công ty tổ chức sự kiện trong nước không có gắng nỗ lực cạnh tranh, và sẽ bị loại bỏ khỏi thị trường hoặc chỉ làm thuê cho các công ty lớn, một số khác sẽ chỉ tổ chức những sự kiện mang tính chất nhỏ, còn những sự kiện lớn quan
trọng thì các công ty lớn sẽ nắm bắt, làm cho tính cạnh tranh của các công ty bị hạn chế rất nhiều, doanh thu sẽ giảm.
Bên cạnh các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp các công ty quảng cáo cũng tham gia vào thị trường tổ chức sự kiện, đây là một trong những đối thủ tiềm ẩn, tính cạnh tranh rất lớn, do họ kế thừa những mối quan hệ ở những dịch vụ cung ứng khác. Đặc biệt là tính sáng tạo của các công ty quảng cáo là không ngừng nghỉ, và mảng truyền thông trong tổ chức sự kiện là rất mạnh. Và những điểm mạnh của đơn vị quảng cáo giúp ích cho việc tổ chức sự kiện, nhưng điểm yếu của các quảng cáo là các khâu trong tổ chức sự kiện không được chuyên nghiệp như các công ty tổ chức sự kiện chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.
Do tính cạnh tranh ngày càng cao giữa các công ty và để thu hút người tiêu dùng các công ty tổ chức sự kiện không ngừng sáng tạo để đảm bảo đem đến cho khách hàng sự hài lòng không chỉ tính thương mại của sự kiện mà còn phải đáp ứng được tính nghệ thuật của sự kiện.